庆典既然是庆祝活动的一种形式，那么，它就应当以庆祝为中心，把每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重，体现出红火、热闹、欢愉、喜悦的气氛。

（一）准备工作

1.确定人员名单

确定庆典出席者名单时，始终应当以庆典的宗旨为指导思想，一般来说，庆典的出席者通常应包括如下人士：

（1）上级领导。地方党政领导、上级主管部门的领导大都对单位的发展给予过关心、指导，邀请他们参加主要是为了表示感激之心。

（2）社会名流。根据公共关系学中的“名人效应”原理，社会各界的名人对于公众最有吸引力，能够请到他们，将有助于更好地提高本单位的知名度。

（3）大众传媒。在现代社会中，报纸、杂志、电视、广播等大众媒介，被称为仅次于立法、行政、司法三权的社会“第四权力”。邀请他们并主动与他们合作，将有助于加深社会对庆典单位的了解和认同。

（4）合作伙伴。在商务活动中，合作伙伴经常是彼此同呼吸、共命运的。请他们来与自己一起分享成功的喜悦，是完全应该的，而且也是绝对必要的。

（5）社区关系。社会关系是指那些与本单位共居于同一区域、对本单位具有种种制约作用的社会实体，例如本单位周围的居民委员会、街道办事处、医院、学校、幼儿园、养老院、商店以及其他单位等。请他们参加本单位的庆典，会使对方进一步了解本单位、尊重本单位、支持本单位或是给予本单位更多的方便。

（6）单位员工。员工是单位的主人，单位每一项成就的取得，都离不开他们的兢兢业业和努力奋斗。所以在组织庆典时，是不容许将他们完全置之度外的。

以上人员的具体名单一旦确定，就应尽快发出邀请或通知。鉴于庆典的出席人员甚多，牵涉面极广，故不到万不得已，均不许将庆典取消、改期或延期。

2.成立筹备组

筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成，根据具体的需要，下设公关、礼宾、财务、会务等专项小组。

负责礼宾工作的接待小组原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。具体工作有以下四项。第一，来宾的迎送，即在举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾。第二，来宾的引导，即由专人负责为来宾带路，将其送到既定的地点。第三，来宾的陪同，对于某些年事已高或非常重要的来宾，应安排专人陪同，以便关心与照顾。第四，来宾的接待，即指派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的关照。

3.布置现场

举行庆祝仪式的现场是庆典活动的中心地点。对它的安排、布置是否恰如其分，往往会直接关系到庆典留给全体出席者的印象的好坏。依据仪式礼仪的有关规范，商务人员在布置举行庆典的现场时，需要通盘思考以下主要问题。(www.daowen.com)

（1）地点。在选择具体地点时，应结合庆典的规模、影响力以及本单位的实际情况来决定，可以采用礼堂、会议厅、本单位内部或门前的广场以及外借的大厅等。

注意两点事项：第一，在室外举行庆典时需要向有关单位报备；第二，现场的大小应与出席者人数的多少成正比。

（2）环境。为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，可在现场张灯结彩，悬挂彩灯、彩带，张贴一些宣传标语并张挂标明庆典具体内容的大型横幅，还可以请乐队、锣鼓队届时演奏音乐或敲锣打鼓。

（3）音响。在举行庆典之前，务必要把音响准备好。尤其是供来宾们讲话时使用的麦克风和传声设备，在关键时刻，绝不允许临阵“罢工”，让主持人手忙脚乱、大出洋相。在庆典举行前后，播放一些喜庆、欢快的乐曲，只要不抢占“主角”的位置，通常是可以的。但是，对于播放的乐曲，应前期进行选择，切勿届时让工作人员自由选择，随意播放背离庆典主题的乐曲，甚至是那些凄惨、哀怨、让人心酸和伤心落泪的乐曲或是那些不够庄重的诙谐曲和爱情歌曲。

（二）庆典仪式的程序

仪式礼仪规定，拟定庆典的程序时，有两条原则必须坚持。第一，时间宜短不宜长。大体上讲，庆典应以一个小时为其极限，这既是为了确保其效果良好，也是为了尊重全体出席者，尤其是为了尊重来宾。第二，程序宜少不宜多。程序过多，不仅会加长时间，而且还会分散出席者的注意力并给人庆典内容过于凌乱之感。

依照常规，庆典大致上应包括下述几个步骤：

（1）请来宾就座，出席者安静，介绍嘉宾。

（2）宣布庆典正式开始，全体起立，奏国歌，唱本单位的歌。

（3）本单位主要负责人致辞，其内容是对来宾表示感谢、介绍此次庆典的缘由等，其重点应是“报捷”以及庆典的可“庆”之处。

（4）邀请嘉宾讲话，大体上讲，出席庆典的上级单位、协作单位及社区关系单位，均应有代表讲话或致贺词。不过，应当提前约定好，不要当场、当众推来推去。对外来的贺电、贺信等，可不必一一宣读，但对其署名单位或个人应当公布。在进行公布时，可依照先来后到顺序或是按照其具体名称的汉字笔画的多少进行排列。

（5）安排文艺演出，这项程序可有可无，如果准备安排，应当慎选内容，注意不要有悖于庆典的主旨。

（6）邀请来宾进行参观。如有可能，可安排来宾参观本单位的有关展览或车间等。当然，此项程序有时亦可省略。

在以上几项程序中，前三项必不可少，后三项则可以酌情省去。