宴请是一种社交性活动，是对宾客的一种礼遇，必须按规定礼节、礼仪的要求进行准备。

（一）确定宴请的目的

宴请的目的是多种多样的，可以为某一个人，也可以为某一事件，如为代表团来访（作为驻外机构，可以为本国代表团前来访问，也可以为驻在国的代表团前往自己的国家访问），为庆祝某一节日、纪念日，为外交使节或外交官员的到（离）任，为展览会的开幕、闭幕，为某项工程动工、竣工等。在商务交往中，还会根据需要举办一些日常的宴请活动，如节庆日聚会、贵宾来访、工作交流、结婚祝寿等。不但设宴方要清楚宴请的目的，还应尽可能让应邀者和承办者明了，这样才好配合，实现预期效果。

（二）确定宴请的方式

宴请采取何种形式，在很大程度上取决于当地的习惯做法。一般来说，设宴目的隆重、以礼节性为主时，应以正式、规格高的宴会为宜；日常交往、友好联谊、人数多时，则以冷餐会或酒会的形式更为合适；群众性节日活动多用茶会；以庆祝性为主时，则采用招待会比较合适；如果是以讨论某项工作为主，则采用工作餐形式较为适宜。

目前，各国的礼宾工作以及各种谈判交际活动中的宴请工作都在简化，范围也趋向偏小，形式更加简便。酒会、冷餐会被广泛采用，而且中午举行的酒会往往不请配偶。不少国家招待国宾宴会只请职务较高的陪同人员，不请随行人员。我国也在进行改革，提倡多举办冷餐会和酒会以代替宴会。

（三）确定宴请对象

1.邀请人

邀请既可以单位名义，也可以个人名义，但要注意身份对等。一般来说，邀请者应尽量与被邀请的主要宾客在身份、职别、专业等方面对等、对口。例如，作为东道国宴请来访的外国代表团，出面主人的职位和专业一般同代表团团长对口、对等，职位低使人感到冷淡，规格过高亦无必要。

又如外国使馆宴请驻在国部长级以上官员，一般由大使（临时代办）出面邀请，低级官员邀请对方高级人士就不礼貌。通常，如请主宾携夫人出席，主人若已婚，宜以夫妇名义发出邀请。在我国，大型正式活动以一人名义发出邀请，日常交往小型宴请则根据具体情况以个人名义或以夫妇名义出面邀请。

2.被邀请人

被邀请人指请哪些方面人士，请到哪一级别，请多少人，同时也包括请一些有关单位和本单位的人员作陪。在确定邀请对象时应考虑宴请的性质、主宾身份、惯例等多种因素，以免出现不快和尴尬的局面。

邀请范围与规模确定之后，即可草拟具体邀请名单。被邀请人的姓名、职务、称呼，以及对方是否有配偶都要准确。多边活动要考虑政治因素，对政治上相互对立的国家，是否邀请其人员出席同一活动，要慎重考虑。

（四）确定宴请的时间、地点

宴请的时间和地点应根据宴请的目的和主宾的情况而定。

1.时间

一般来说，宴请的时间安排应对主宾双方都较为合适，最好事先征求一下主宾的意见，尽量为客人方便着想，避免与工作、生活安排发生冲突，通常安排在晚上6～8点。

宴会还不宜安排在对方的重大节日、重要活动或有禁忌的日子，例如，欧美人忌讳“13”，日本人忌讳“4”“9”，宴请时间尽量避开有以上数字的时日；对伊斯兰教徒而言，在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后举行。当然，最好首先征询主宾意见，选择适当时机口头、当面约请，也可用电话联系。主宾同意后，时间即被确定，可以按此时间约请其他宾客。

2.地点

对于正式的宴会，较为传统的做法是安排在宾客下榻宾馆的外围场所进行，也可以安排在下榻宾馆举行，这样便于准备、安排和联络，且环境、卫生、安全、服务等条件相对有保障，并可节省路途时间。其余宴会则按活动性质、规模大小、形式、主人意愿及其他实际情况而定。选定的场所要能容纳全体人员。举行正式宴会，在可能的条件下，宴会厅外另设休息厅（又称等候厅），供宴会前简短交谈用，待主宾到达后一起进宴会厅入席。

选择地点时应注意：①按宾客数量确定宴请地点；②按宴请规格确定宴请地点；③按宾客的意愿和地方特色选择宴请地点；④按主、宾双方熟悉程度、关系深浅选择宴请地点；⑤重要的宴会尽可能选择举办者比较熟悉或负有盛名的饭店或宾馆。

（五）邀请

邀请的形式有两种，一是口头的，二是书面的。口头邀请就是当面或者通过电话把活动的目的、名义以及邀请的范围、时间、地点等告诉对方，然后等待对方答复，对方同意后再作活动安排。书面邀请也有两种方式，一种是比较普遍的发请柬；还有一种就是写便函，这种方式目前使用较少。

组织宴请活动时，一般都发请柬，这既是礼貌，亦对客人起提醒、备忘之用。请柬应准确注明邀请人姓名、被邀请人姓名、尊贵的称呼、宴请的方式及时间地点、着装要求或提示等。请柬应提前一至两周发出，以便被邀请人及早安排时间。国际上习惯对夫妇发一张请柬，我国遇需凭请柬入场的场合，夫妇每人一张。正式宴会，最好能在发请柬之前排好席次并在信封下脚注上席次号。请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记载，以安排并调整席位。即使是不安排席位的活动，也应对出席率有所估计。

请柬行文要注意以下几个要点。

1.写清目的

2.标点符号

一般的中文请柬行文不用标点符号（括号除外），提到的人名、单位名、节目名等都应用全称。如果为国宾举行宴会，请柬上应印有国徽。较复杂的行文也可使用标点符号。

3.行文格式

中文请柬行文中不提被邀请人姓名（其姓名写在请柬信封上），主人姓名放在落款处。中外文本请柬的格式与行文差异较大，注意不能生硬照译。请柬可以印刷也可以手写，但手写字迹要美观、清晰。

格式一般有以下注意事项：

（1）在封面上写请柬（请帖）二字。

（2）抬头写被邀请者（个人或单位）名称。

（3）交代活动内容，如开座谈会、联欢晚会、过生日等；交代举行活动的时间和地点，如果是请看戏或其他表演还应将入场券附上。

（4）结尾，如致以敬礼、顺致崇高的敬意等。(www.daowen.com)

（5）署明邀请者（个人、单位）的名称和发出请柬的时间。

一般的写法是谨定于某年某月某日，在什么地方举行一个什么样的活动，然后敬请对方光临。

4.文字措辞

请柬上的文字务必简洁、清晰、准确，对时间、地点和人名等要反复核对，做到正确无误，万无一失。措辞要典雅、亲切、得体，例如不能把“敬备茶点”写成“有茶点招待”，不能把“寿终正寝”写成“死亡”，不能把“敬请光临”写成“准时出席”，不能把“谨此奉告”写成“特此通知”等。另外，不要把还没有结婚的人写成了“夫妇”或者丧偶的人也写成“夫妇”，引起对方触字伤怀，就失礼了。

以上四个方面，任何一个环节都不可失礼，否则必将给个人或组织的形象带来严重损失。总之，邀请无论以何种形式发出，均应真心实意，热情真挚。邀请发出后，要及时与被邀者取得联系，以便做好客人赴宴的准备工作。

（六）预定餐厅、确定菜单

宴会菜单的确定应根据宴请形式和规格、时间和季节，以及宴请对象的口味偏好来确定，费用控制在规定的预算标准内。

宴席的选菜应注意合理搭配，包括主次分明、冷热兼顾、荤素搭配、色彩组合、营养构成、时令菜与传统菜肴的搭配以及菜肴与酒水饮料的搭配。菜肴道数与分量都要适宜，不宜过多或不足。最好能有一些地方特色食品和本地产的名酒。

具体菜肴的确定，还应以合适多数客人的口味为前提，尤其要照顾主宾的饮食习惯。例如，不少外宾并不太喜欢我们的山珍海味，特别是海参；伊斯兰教徒的清真席，不用酒，甚至不用任何带酒精的饮料和猪肉；印度教徒不吃牛肉，满族人不吃狗肉等。若席中个别宾客有特殊需要，也可单独为其上菜。所有这些忌讳，在选菜时都应该考虑到。

无论哪一种宴请，事先均应开列菜单并征求主管负责人的同意。获准后，如是宴会，即可印制菜单，菜单一桌两三份，至少一份，讲究的话，也可每人一份。

（七）席位安排礼仪

正式宴会一般均排席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。无论采用哪种做法，都要在入席前通知每一位出席者，使大家心中有数。现场还要有人引导。大型的宴会，最好是排席位，以免混乱。

按国际惯例，桌次的高低以离主桌的位置远近而定，右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。同一桌上，席位高低以离主人座位远近而定。我国习惯于按每人的职务排列，以主人的座位为中心，然后以右为上，把主宾安排在主人的右手，即在最尊贵的位置上。其余客人，按礼宾次序就座。如有夫人出席，常把女方排在一起，即主宾坐男主人右上方，其夫人坐在女主人右上方。两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置同向，也可以以面对主桌的位置为主位。国外习惯男女穿插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方。

以上是国际上安排席位的一些常规。遇特殊情况，可灵活处理。

（1）如遇主宾职位高于主人，为表示对他的尊重，可以把主宾摆在主人的位置上，而主人则坐在主宾位置上，第二主人坐在主宾的左侧，但也可按常规安排。如果本国出席人员中有职位高于主人的，譬如部长请客，总理或副总理出席，可以由职位高者坐主位，主人坐职位高者左侧，但少数国家亦有将职位高者安排到其他席位上的习惯。主宾有夫人，而主人的夫人又不能出席时，通常可以请其他身份相当的妇女作为第二主人。如无适当身份的妇女出席，也可以把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。

（2）在遵照礼宾次序的前提下，还需要考虑其他一些因素，如多边活动需要注意客人所属国之间的政治关系，政见分歧大、两国关系紧张者，尽量避免排到一起。此外，应尽可能使相邻就座者便于交谈，例如，职位大体相同、使用同一语言者，或属同一专业者，可以排在一起。

（3）夫妇一般不相邻而坐。按西方习惯，女主人可坐在男主人对面，男女依次相间而坐。女主人面向上菜的门。

（4）译员可安排在主宾的右侧，以便于翻译。按有些国家的习惯，不给译员安排席次，译员坐在主人和主宾背后工作，另行安排用餐。

（5）中餐宴会往往采用圆桌布置，通常8～12人为一桌。如果有两桌或两桌以上安排宴请时，排列桌次应以面门为上，以近为大，居中为尊，以右为尊为原则，其他桌次按照离主桌近为主、远为次，右为主、左为次的原则安排。自己的助手（副主陪）坐对面，催菜跑腿方便。如果双方来的人数差不多，最好互相间隔着坐，有利于私下交流。

（八）现场检查

1.现场布置

宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应该严肃、庄重、大方，不要用红绿灯、霓虹灯装饰，可以点缀少量鲜花、刻花等。

宴会可以用圆桌，也可以用长桌或方桌。一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相等。如安排有乐队演奏席间乐，不要离桌子太近，乐声宜轻。宴会休息厅通常放小茶几或小圆桌，与酒会布置类同，如人数少，也可按客厅样式布置。

冷餐会的菜台用长方桌，通常靠四周陈设，也可根据宴会厅情况，摆在房间的中间。如坐下用餐，可摆四五人一桌的方桌或圆桌。座位要略多于全体宾客人数，以便客人自由就座。

酒会一般摆小圆桌或茶几，以便放花瓶、烟缸、干果、小吃等。也可在四周放些椅子，供妇女和年老体弱者就座。

2.餐具的准备

根据宴请人数和酒、菜的道数准备足够的餐具。餐桌上的一切用品都要十分清洁卫生。桌布、餐巾都应浆洗干净并熨平。水杯、酒杯、筷子、刀、叉、碗、碟等，在宴会之前都应洗净擦亮。如果是宴会，应该准备每道菜撤换用的菜盘。

中餐用筷子、盘、碗、匙、小碟等。水杯放在菜盘上方，右上方放酒杯，酒杯数目和种类应配合所上酒的品种，餐巾叠成花插在水杯中，或平放在菜盘上，如图9-3所示。我国宴请外国宾客，除筷子外，还应摆上刀和叉。酱油、醋、辣椒油等佐料通常一桌数份。公筷、公勺应备有筷、勺座，其中一套摆在主人面前。餐桌上应备有烟灰缸、牙签。

西餐具的摆设与中餐具不同。西餐具有刀、叉、匙、盘、杯等。刀分食用刀、鱼刀、肉刀（刀口有锯齿，用以切牛排、猪排）、奶油刀、水果刀等；叉分食用叉、鱼叉、龙虾叉；匙有汤匙、茶匙等；杯的种类更多，茶杯、咖啡杯均为瓷器并配小碟，水杯、酒杯多为玻璃制品，不同的酒使用的酒杯规格亦不相同，宴会上几道酒，就配有几种酒杯。公用刀叉规格一般大于食用刀叉。西餐具的摆法是正面放食盘（汤盘），左手放叉，右手放刀。食盘上方放匙（汤匙及甜食匙），再上方放酒杯，右起为烈酒杯或开胃酒杯、葡萄酒杯、香槟酒杯、啤酒杯（水杯）。餐巾插在水杯内或摆在食盘上。面包、奶油盘在左上方。吃正餐时，刀叉数目应与菜的道数相等，按上菜顺序由外至内排列，刀口向内。用餐时应按此顺序取用。撤盘时，一并撤去使用过的刀叉。

3.席位

工作人员应提前到现场检查准备工作。如是宴会，事先将座位卡及菜单摆上。座位卡置于酒杯上方或平摆于餐具上方，勿置于餐盘内。菜单一般放在餐具右侧。

席位的通知，除请柬上注明外，现场还可：①在宴会厅前陈列宴会简图，图上注明每人的位置；②用卡片写出出席者姓名和席次，发给本人；③印出全场席位示意图，标出出席者姓名和席次，发予本人；④印出全场席位图，包括全体出席者位置，每人发给一张。这些做法各有特点，人多的宴会宜采用第④种做法，便于通知。各种通知卡片，可利用客人在休息厅时分发。有的国家是在客人从衣帽间出来时，由服务员用托盘将其卡片递上。如果是口头通知，则由礼宾人员在休息厅通知每位客人。

如有讲话，要落实讲稿。通常，双方事先交换讲话稿，举办宴会的一方先提供。代表团访问，欢迎宴会东道国先提供；答谢宴会则由代表团先提供。双方讲话由何人翻译，一般事先谈妥。