（一）迎送规格

迎送规格一般应遵循对等或对应原则，即主要的迎送人员应与来宾的身份相当或相应。若由于种种原因（例如国家体制不同、当事人年高不便出面、临时身体不适或不在当地等），主方主要人员不能参加迎送活动，可灵活变通，由职位相当的人士或副职出面，但应及时向对方作出解释，以免误解。只有当对方和己方关系特别密切或者己方出于某种特殊需要时，方可破格接待，安排较大的迎送场面。然而，为避免造成厚此薄彼的印象，非有特殊需要，一般都按常规办理。

（二）迎送时间和地点

迎候人员应当准确掌握对方抵达时间，提前到达机场、车站，以示尊重对方，只能由你去等候客人，绝不能让客人在那里等你。客人经过长途跋涉到达目的地，如果一下飞机、轮船或火车，就看见有人在等候着，一定会感到十分愉快。如果是第一次来这个地方，则能因此而获得安全感。如果你迟到了，对方会立即陷入失望和焦虑不安之中。不论事后怎样解释，都很难使对方改变对你失职的印象。

因此，通常应于班机、火车、轮船到达前15分钟到达指定机场、车站、码头迎接。为了简化迎送礼仪，目前，主要迎送人员更多地在来宾下榻的宾馆（或饭店）迎接或送别，而另由职务相宜人员负责机场（或车站、码头）的迎送。

同样，送别人员亦应事先了解对方离开的准确时间，提前到达来宾住宿的宾馆，陪同来宾一同前往机场、码头或车站，亦可直接前往机场、码头或车站恭候来宾，与来宾道别。

在来宾临上飞机、轮船或火车之前，送行人员应按一定顺序同来宾一一握手话别。飞机起飞或轮船、火车开动之后，送行人员应向来宾挥手致意。直至飞机、轮船或火车在视野里消失，送行人员方可离去。

不到机场、码头或车站送行，或者客人抵达后才匆忙赶到，对来宾都是失礼的。来宾一登上飞机、轮船或火车，送行人员立即离去，也是不妥的，尽管只是几分钟的小事情，可能因小失大。

（三）迎送现场

机场、车站和码头等客流量较大的地方，为方便快速寻找客人，应事先制作接应牌，上面写明客人的姓名、所在单位、出席活动及接待单位名称等，书写字迹要大，容易看清。迎接时，可以安排献花，须用鲜花并注意保持花束整洁、鲜艳，忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。有的国家习惯送花环，或者送一两枝名贵的兰花、玫瑰花等。通常由儿童或年轻女性在参加迎送的主要领导人与客人握手之后，将花献上。有的国家由女主人向女宾献花。此外，迎接人员可以按身份职位高低顺序列队迎接。

如果是身份较高的客人，应事前在机场、车站、码头安排好休息室、备好饮料，同时，指派专人按规定协助客人办理出入境手续、乘机（车或船）手续和行李提取或托运等手续。

应当注意的是，迎送人员一般不要主动要求帮助男宾拿公文包或帮助女宾拿手提包。

（四）介绍

接到客人，如事先互不认识，应再核一下，以免弄错。与客人见面，应表示欢迎、问候，如“一路辛苦了”“欢迎您来到我们这个美丽的城市”“欢迎您来到我们公司”等。主宾双方做介绍的时候，通常要先将迎接人员介绍给来宾，介绍者可以是工作人员或者迎接人员中身份最高的人。介绍过程中，要尽量创造出友好轻松的气氛，因此，接待方做介绍时要自然大方，被介绍到的人应点头微笑示意，可以礼貌地说“幸会”“请多关照”之类的话语；询问对方时也要做到客气有礼，如“请教尊姓大名”“请赐名片”等。

（五）乘车礼仪

1.车辆礼仪

根据来宾和迎送人员的人数以及行李数量安排车辆。迎接车辆应事先安排好并在来宾抵达之前到迎接地点等候，或在来宾离开之前到来宾下榻之处等候，不能临时调遣，给人仓促随便的感觉，乘车座位安排应适当宽松，正常情况下，附加座一般不安排坐人。如果来宾行李数量较多，应该安排专门的行李车。如果是车队行进，出发前应明确行车顺序并通知有关人员，以免行进中发生错位。

2.陪车礼仪(www.daowen.com)

在迎送工作中，应事先安排好部分陪车人员，起到接待、介绍和引路的作用，注意陪车礼仪。在车上可与客人寒暄，给客人介绍本地的风土人情等，也可以与客人进行轻松愉快地谈话并向客人介绍有关的活动、会议和一些重要事务的具体情况，解除客人的紧张、拘谨情绪。

3.乘车礼仪

如果乘坐中、大型客车，以司机座后第一排为尊，即前排为尊，后排依次为卑。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。

如果是轿车，在坐车的位置上，掌握“以右为尊”的原则，上座为后排右座。

如果是吉普车，无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席，如图8-10所示。

图8-10　座次尊卑顺序

上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人先下，后排客人再下车。

（六）住宿安排

对方尚未启程时，先问清楚对方是否已经自己联系好住宿，如未联系好，或者对方系初到此地，可为其代预订旅馆房间，最好是等级较高、条件较好的旅馆。

客人到达后，通常只需要稍加寒暄，即陪客人前往旅馆，在行车途中或在旅馆简单介绍一下客人参与的活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等情况，征询一下对方意见，即可告辞。分手时，将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。

具体讲，应认真做好以下几个方面的准备工作：

1.排定乘车号和住房号

如果来宾人数较多，为了在接站时避免混乱，应事先排定乘车号和住房号并打印成表格。在来宾抵达后，将乘车表发至每一位来宾手中，使之明确自己所乘的车号，同时，也便于接待人员清点每辆车上的人数。住房表可随乘车号一同发放，也可以在前往下榻宾馆的途中发放。住房表可以使来宾清楚自己所住的房间，也便于来宾入住客房后相互联系。

2.注意与宾馆（饭店）的协调

来宾下榻在宾馆（饭店），生活安排是否周到、方便，与宾馆（饭店）的服务水平密切相关，来宾抵达宾馆（饭店）时，具体事务较多，更应做好有关事项的协调衔接。

当重要来宾抵达时，接待工作人员应及时通知宾馆（饭店），以方便宾馆（饭店）组织迎送，安排客房、就餐和行李进出等。来宾入住客房，以便捷、迅速为原则，重要来宾、人数较多的代表团更是如此。为了避免来宾抵达后聚集大厅长时间地等待，接待工作人员应与宾馆（饭店）主动联系，密切配合，进行过细的安排。通常，住房安排表在抵达住地前发给每位来宾，使每人清楚自己入住的房号。在宾馆（饭店）迎宾处设领钥匙处，来宾抵达时，根据他们自报的房号分发住房钥匙。也可以在保证安全的前提下，事先打开房门，使来宾抵达后直接进房。不论采用何种形式，主宾入住客房时，应有专人陪同引导。来宾入住登记或离店手续，可在适当时间，由接待人员协助办理。

来宾进店时，应通知行李房，及时将来宾的行李分送各人房间或集中送到某一房间；来宾离店前，应和行李房约好出行李的时间，出行李应适当提前，以免发车前主宾和送行人员长时间等待。