在国际商务谈判中，信函的往来非常频繁，为了促成交易，必须掌握一定的商业信函的写作技巧。总体来说，国际商务信函写作应注意言辞礼貌、表达清晰、内容完整、格式正确、行文简洁五大要点。因为在英文里，礼貌（courteous）、清晰（clear）、完整（complete）、正确（correct）、简洁（concise）五个单词皆以字母“c”开头，故这五大要点亦被称作是商务信函写作的“五C法则”。具体来讲，有以下几方面的要求。

1.称谓要有礼貌

称谓是对收信人的尊称语，写在信笺的左边，在信头下面1.3 cm左右的地方。在撰写商务信函时，要注意称谓符合收信人所在国家的风俗习惯与收信人的实际情况，注意礼貌。例如，在英国，用“我亲爱的（my dear）”要比“亲爱的（dear）”更亲切；在美国则相反，“我亲爱的”是较正式的称谓，而“亲爱的”则是亲密友好的称谓。此外，英国人习惯在书信的称谓后加逗号；而美国人则在称谓后加冒号，同中文信函称谓的用法一致。另外，收信人姓名前一般需加尊称，对有头衔的人则应冠以头衔，如不知收信人姓名，可用职称或职务替代。

2.正文要通俗易懂

正文是信函的核心部分，包含发信人要告诉收信人的话。信的正文应该从称谓下面一行开始，信纸的左边要留有2.5 cm左右的空白。写作正文时，要注意主题明确，合乎逻辑，层次清晰，语句通畅，文字正确，言简意赅。(www.daowen.com)

3.结束语和谦称要妥当

信的正文写完后，应有致敬的结束语和谦称。结束语通常为几个常用的词或词组，接在信的正文下面。谦称有尊卑亲疏之分，要与收信人的称谓相配合。确切的措辞应取决于发信人与收信人的关系深浅程度。现代商务信函一般都由电脑打印，但即使是打印的信函，结束语也最好用手书写，这样可以给人一种亲切、郑重的感觉。

4.信函格式要正确

涉外交往中的信函除了称谓礼貌、正文通俗易懂、结束语和谦称运用妥帖外，还要注意格式的正确以及外在形式的美观。