（一）明确会议目的、与会人员和时间

会前，与会各方应首先通过邮件或电话确认会议的目的。会议目的是确定会议主旨和进行会议的前提和基础，它是会议进程的“指挥棒”，明确了会议目的就知道需要哪些人员参加此次会议，继而确认会议的时间。

召开视频会议对时间准确性的要求很高，参会者必须同时出现在视频中。如果是跨时区的会议，在确定会议时间的时候还要考虑日期和时差的因素。例如，根据季节不同，北京时间就比美国东部时间早12或13小时。

（二）检查网络联机质量

视频会议非常讲求实时互动的影音传输，若网络联机质量不佳，视频会议的协作效率将大受影响。在会议之前，务必先检查当前的网络联机速率，尽量维持高度稳定的联机速率与较高的带宽支持，能够拥有较佳的会议体验。

（三）提前调试系统，检测视频会议设备运作状况

视频会议会使用到摄像机、投影仪、麦克风等大量的设备。在会前，要确保视频系统的正常运作，如确认视频会议镜头保持正常对焦与自动补光的运作状态，所有会议参与者的影音画面均可正常传输并能够顺利连入指定的会议以及邀请所有会议参与者进入会议。

（四）会议环境检视

在连入视频会议前，必须确保环境整洁，光线充足，除确认预计参与会议的人员均已到达现场外，更重要的是避免有关企业内部的机密资料和与会议内容无关的素材，暴露于会议室当中或者放置于分享数据传输画面主持人的计算机桌面中，否则将造成企业内部的信息泄露，导致会议参与者注意力分散，降低会议效率，而且导致高阶主管负面观感产生。

（五）准时加入视频会议(www.daowen.com)

由于目前越来越多视频会议不仅跨企业还跨越多个时区，因而一定要预先确认会议时间，应避免迟到或错过重要会议的状况发生，造成其他会议参与者的困扰，让其他参与者对自身所代表的企业产生负面评价。

（六）注意衣着

衣着的颜色经摄像机拍摄后的成像效果是有差异的。在参加视频会议的时候应避免穿亮色、全白或全黑的衣服，这样会显得肤色过亮或过暗；也尽量不穿格子或条纹衣服，以免在屏幕上显得眼花缭乱。另外，那些容易反光的配饰也要摘掉，因为它们会分散人们的注意力。通常建议与会者穿浅灰或浅蓝色上装。

（七）行为举止得体

在视频会议中，由于摄像机对着与会者，这样可能会放大人们的行为举止。因此，在参加视频会议时要避免一些随意的动作，如玩手机、搔头发等。在会议过程中要避免在镜头前走动。参会前还要确认手机关机或调至静音状态，以免干扰到信号的传输。

若非发言人，要关闭面前的麦克风，当需要发言的时候再打开，避免杂音影响到其他与会人员讨论。需要发言时，要一个接一个发言，不要争抢麦克风。因为争抢会造成所有人的声音混合，远端的声音会非常嘈杂，不仅影响会议的质量，更被视为一种不尊重会议的表现。

（八）发言时轻松自然

发言时要对着摄像机，很多人在面对面交流的时候表现得很自然，但当面对摄像机的时候就变得很不舒服，甚至说话结结巴巴。如果要经常参加视频会议，就要训练一下自己的镜头感，要习惯对着摄像机表达自己的想法。这样会让屏幕前的与会者感觉到目光的接触，有助于双方之间的互动，否则会让人觉得你是在跟其他人讲话，自己就像毫不相干的观众。另外，发言时不必手持麦克风，嘴巴离麦克风0.5米以内为佳。讲话过程中尽量不要移动、拍打麦克风，或者使纸张在麦克风附近发出声响。用正常的语调讲话，不必刻意大声喊叫，讲话时身体放松，举止自然。