（一）定期查看邮箱，及时回复

为了保证工作效率，要养成定期查看邮箱的习惯。一般来说，一天要查看一到两次邮箱，如果看到紧急的或重要的邮件要及时回复。有些讲究效率的商务人士还会在手机上设置邮箱来件提醒功能，这样可以大大提高邮件的回复效率。一般来说，一封邮件的回复时间不要超过24小时，否则容易产生变数。

（二）慎用自动回复功能

有些人为了方便发件人确认邮件已经收到，还在邮箱中设置自动回复功能，这种做法其实值得商榷。众所周知，自动回复功能只能说明邮件已被对方接收，但不代表对方已读取这封邮件。而发件人真正在乎的，是对方有没有在看完这封邮件之后采取相应的行动。因此，常规性自动回复对于商务人士而言，不是一个实用的功能，还会对发件人造成不必要的邮件干扰。假如一家公司的员工集体使用常规性自动回复，那么他们的邮箱服务器很快就会崩溃。所以，一般建议在出差或休假期间，才设定自动回复功能，这样就会避免因长久不回复带来的误解。

（三）确认收件人地址

邮件发送之前要确认收件人是否正确。在互联网中，电子邮件地址的格式是用户名@域名。用户名可以使用字母、字码等。就像打电话容易拨错号码，在现实生活中经常会出现用户名或邮箱域名输入错误的情况，这就会产生不必要的误会，甚至会泄露公司的机密。所以，在输入收件人地址后一定要认真确认是否有误。一些常用的联系人要存入邮箱的地址簿，这样，在输入收件人首字母的时候，邮箱会自动跳出相应的收件人地址。对于十分紧急和重要的e-mail邮件，除了发送邮件之外，最好再打电话告诉对方，以免耽误工作进度。(www.daowen.com)

如果一封邮件要同时发送给多个收件人，在填写收件人时就应按照一定的规则排序，一般是按照职位的高低进行排序，此外，尽管电子邮件的发送成本基本可以忽略，但为了提高工作效率，我们只给需要信息的人发送邮件，慎用群发之类的功能，以免占用他人资源。

（四）区分收件人（TO）、抄送人（CC）、暗送人（BCC）

收件人即邮件的主要阅读人，他需要受理并对邮件内容做出响应；抄送人即需要了解邮件内容的相关人员，他需要被告知邮件内容，但没有义务回复，可以发表意见；暗送人即在收件人不知道的情况下，收到邮件的人。例如，你需要与本部门的同事一起协商讨论一项工作，在讨论过程中可以将邮件内容以暗送的方式抄送给你的部门领导，这样既可以方便领导掌握你们的工作进度，又能避免同事因抄送而产生的误解。

（五）小心互联网病毒侵袭

电子邮件是基于互联网建立的沟通媒介，所以当你的计算机处于某个网络中的时候要小心病毒的侵袭，因为它可能影响到整个部门甚至整个公司的信息安全。2017年，一种名为“想哭”（wanna cry）的病毒，就利用微软Windows操作系统漏洞导致全球150个国家的20多万家机构的计算机中毒。试想，如果是你打开了带病毒的e-mail，然后散布到整个网络，将会给公司和合作伙伴带来多么大的伤害。所以，一方面，我们要及时更新计算机的杀毒软件系统，另一方面，当我们的邮箱出现来历不明的邮件时，一定不要轻易打开。