（一）主题明确，突出重点

一般来说，公务交往的电子邮件都要有明确的主题，该主题既要引起读者的注意，又要提纲挈领。使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。不要使用空白标题，这样是不礼貌的。回复对方邮件时，可以根据回复内容的需要更改标题。

一般来说，商务电子邮件的主题分为以下几种：表达感谢、答复消息、表达歉意、通知、提醒、确认信息、提出要求、询问原因、提出建议等。每种主题都会有相应的句型可供参考，如表达感谢可以用“感谢您的盛情邀请”；询问原因时，可以用“可否告知不能参会的原因”；通知可以用“销售会议改在周五下午2点举行”；文件提醒可以用“王浩的年度总结报告”。

（二）每封邮件只包含一个主题

你要将每封邮件都看作是一个主题一致的信息包，用以提出问题、表达观点、报告情况等。如果你有好几件事情要告诉收件人，那就为每条主题都发送一封邮件并且使用独立的标题。

只包含一个主题的邮件有两个好处：一是由于只有一个主题，收件人更容易提炼信息并做出回应；二是如果收件人需把你的邮件转发给他人，那么其他信息也不会和这封邮件混为一谈。我们可以看看下面的邮件内容。

主题：销售会议改至周三下午两点。

李乐：因为刘昌出差未归，我们不得已将会议改期，请把这条信息转发给你们部门的其他同事。

还有一件事，我接受了你的建议，将李雯的工作职责转移一部分给张华。她的分析能力的确跟不上项目进度了，谢谢你的建议。

你能想象这封包含多条信息的电子邮件在公司内部其他员工之间传阅的情况吗？写作人当然不会有意将他对李雯的意见与他人分享，但当人们看到这封邮件时，往往会不加处理地单击“转发”键将邮件中的信息泄露出去。(www.daowen.com)

（三）篇幅适中，信息很长时使用附件

电子邮件的正文要简洁，正文篇幅以不移动滚动条就可以阅读为宜。内容一定要排版整齐，有条有理，与主题有相关性，简单明了。最高的境界就是让别人看到你的邮件之后花最少的时间就知道你想要干什么。为了让正文显得有条理，可以使用诸如1、2、3、4之类的样式，使正文清晰明确，我们还可以用颜色标示或粗体等方式提示正文中的重要信息。

商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和问候之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的，例如“我想和你讨论一下这次会议的安排”，表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长，阐述清楚即可，不需要过多修饰。

如果篇幅过长，可以使用附件并在正文中说明，如“详见附件”。电子邮件的一大特点就是可以使用附件，通过附件可以将文字文件、数据图表、图片等以快捷的方式传送出去。另外，我们还可以在正文中对附件的情况进行简要说明，如下例所示。

主题：客户调查报告。

附件：调查报告。

刘雯：附件是我写的关于客户调查报告的第一稿，由于时间比较仓促，有些数据还需要进一步补充，请你阅读后告诉我你的意见。

（四）认真修改，避免出现错误

许多人觉得e-mail是一种比较随便的方式，所以可以忽略语法、拼写和打字的错误，这种想法是错的。写作质量永远都是重要的，一条信息，无论是什么样的书写或发送方式，都能反映出你的工作质量如何。因此，在邮件发送之前要反复检查邮件中的文字错误，尤其是一些重要的信息不能出现错误。如果有必要，可以先将邮件打印出来，在纸上进行校对，或者使用邮箱的拼写检查器，如果你的e-mail没有这个功能，可以复制e-mail然后粘贴到word程序中检查。