任务描述

电子邮件是通过计算机、互联网传递文件和信息的沟通方式。电子邮件具有便利、迅速、成本低的特点，因此，它在现代企业中的应用十分广泛。但许多电子邮件行文草率，人们只是简单地写了自己的想法，有时会带有一定个人情绪，未经认真考虑就把邮件发送出去，发送人也可能选择错误，这反而给我们的工作带来了许多不必要的麻烦和困扰。在本节中，主要的任务就是掌握一定的电子邮件写作和使用技巧。

任务导入

中国互联网络信息中心（CNNIC）2018年1月份发布的第41次《中国互联网络发展状况统计报告》的数据显示（如表5-1所示），截至2017年12月末，即时通信用户规模达7.20亿，较2016年底增长5395万，占网民总数的93.3％。根据腾讯公司的数据显示，其微信用户规模超过10亿。显然，包括腾讯QQ、微信、TIM等在内的即时通信工具已经成为公司内部日常沟通和外部商务沟通的重要形式，对于传统电子邮件的沟通有一定的替代效应。

当然，电子邮件由于其长期保存等特点，有即时通信工具不具备的优势，尤其是在一些较为正式或者重要的沟通场景中，电子邮件的沟通效力要比即时通信强。因此，电子邮件仍然是非常重要的沟通工具。第41次《中国互联网络发展状况统计报告》的数据显示（如表5-1所示），2017年底，电子邮件用户规模达2.842亿，同比增长14.5％，电子邮件的网民使用率从2016年末的33.9％上升到36.8％。其中，2017年底，手机邮件的用户规模达2.328亿，同比增长18.1％，高于电子邮件的总体增长率。手机邮件用户占电子邮件用户的比为81.9％，比2016年的79.4％提高2.5个百分点。数据表明，电子邮件，尤其是手机邮件的使用仍然保持一定的增长，仍然是重要的沟通工具。(www.daowen.com)

表5-1　2016年12月—2017年12月中国网民各类互联网应用的使用情况

续表

一年一度的大学毕业生马上就要到各自选定的公司报到入职了，一般来说，入职第一周都会安排常规的了解公司的环节。对于各个公司而言，给刚踏入工作岗位的应届生们安排什么样的入职培训，是一个细致活。根据过往接触到的一些案例，笔者认为，在如今大学应届生普遍习惯采用即时通信类社交工具进行沟通的情况下，如何在工作场景中使用电子邮件，写一份合格的电子邮件，是一个普遍性的问题。

对此，一些有心积极准备的应届生，会通过网络去查找这方面的资料，迅速地补齐这个短板，但大部分还是需要直接上级口头教一教，或者公司入职培训环节安排这样的课程。结合这个情况，同时结合在个人日常工作和对外商务中出现的一些与电子邮件相关的案例内容，下面从容易让人产生反感的电子邮件的细节方面给有需要的读者做一下介绍。