平行文书是指平级单位或无隶属关系的部门之间商洽工作、询问和答复问题时使用的公文。它主要包括协议书、商务信函、会议纪要等。

（一）协议书

协议书是社会组织或个人之间对某一问题或事项经过协商，取得一致意见后，共同订立的明确相互权利、义务关系的契约性文书。它是当事人双方（或多方）为了解决或预防纠纷，或确立某种法律关系，为实现一定的共同利益、愿望，经过双方共同协商达成一致意见后，签署的具有法律效力的记录性应用文。协议书一般由标题、立约当事人、正文、生效标识四个部分组成。

（1）标题。一般只需要在“协议书”之前写明该协议书的性质即可，如“委托协议书”“技术转让协议书”等。

（2）立约当事人。在标题下方写明协议各方当事人的单位名称或个人姓名。如果是单位，可在单位名称后注明法定代表人的姓名、地址、邮编、电话号码等内容；如果是个人，可在姓名后注明性别、年龄、职务等内容。注明的项目可视协议书的性质而定。在立约各方当事人名称或姓名的前面或后面，一般应注明“甲方”“乙方”等，以使协议书正文的行文简洁方便；“甲方”“乙方”放在立约当事人名称或姓名前面时应在其后加冒号，放在后面时可加括号。

（3）正文。正文一般由立约依据及双方约定的内容两部分组成。立约依据和立约原因是正文的开头，其作用主要是引出下文。正文是协议书的主体部分，一般用条款分条列项地写出双方协商确定的具体内容。不同性质的协议书所包括的条款不同，具体应写哪些条款要视协议书的性质和双方协商的结果而定。

（4）生效标识。协议书正文结束后，署上立约各方当事人的单位名称或个人姓名。如果是单位，应同时署上法定代表人的姓名，然后署上协议书的签订日期并加盖单位印章或个人印章。如果协议书有中间人或公证人的，也应署名、盖章。重要的协议书可请公证处公证，由公证人员签署公证意见、公证单位名称、公证人姓名、公证日期并加盖公证机关印章。

（二）商务信函

信函是部门之间或者组织之间商洽工作、询问和答复问题时使用的一种公文。在商务活动中，信函是人们应用最多也最为普遍的沟通工具。信函具有以下几个特点。一是多向性。信函虽然属于平行文书，但不受行文限制，它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文。信函的格式灵活，可以按照公文的格式及行文要求撰写。它可以有文头，也可以没有文头，不编发文字号，甚至可以不拟标题。二是特别简短。信函的主体内容应该具备单一性的特点，一份信函只宜写一件事情。商洽的内容有时比较简单，几句话就可以说清楚，无须华丽的辞藻。三是类型多样，用途广泛。商务场合使用的信函种类较多，如按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于单位正式的公务活动往来。便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称，成文时加盖公章。另外，从内容和用途上分，可以分为询价函、答复函、催款函、订购函、理赔函等。

商务信函的写作格式和内容表述虽然有一定的灵活性，但主要由以下几部分构成。

（1）开头。“良好的开端是成功的一半”，商务信函写作也不例外，因为开头的好坏决定了能否吸引读者阅读、能否满足读者需求、能否实现信函的目的。开头应遵循以下几个原则。①符合信函的目的和读者的需求。在肯定性的信函中应以主题和好消息开始；在负面性的信函中应以主题缓冲的表述开始；在劝说性的信函中应以主题和容易激发兴趣的陈述开始。②给人周到、礼貌、简洁明了的感觉。一般开头段比较短，应多用积极的口吻和礼貌的、谈话式的语言，避免不必要的重复。③检查信函的完整性。必须从复函日期及事宜的准确性上，从句子的结构、段落本身的逻辑性上来检查开头段是否完整。

（2）中间。中间段是在开头所提及的主要内容的基础上，对信函中涵盖的资料、数据进行富有逻辑性的、简要而清晰的描述，例如在销产品的益处、支付程度等。此外，也可以提供表格或图片以支持有关表述。

（3）结尾。除了对整篇信函做全面归纳之外，结尾的主要作用是简明扼要地从“5W”和“1H”出发，阐明撰写者希望读者采取的行动，即何时（when）、何处（where）、由谁做（who）、做什么（what）、为何做（why）、如何做（how）。应鼓励读者付诸行动，如支付有关款项、订购某种产品、接受某项服务或满足加薪的要求等。强调采取行动的要求一般出现在信函结尾处以达到加深印象的效果。最后应表示真诚的赞扬并以友善的口吻结束。(www.daowen.com)

（4）信封。信封有一定的格式，一般应按规定格式写。信封地址要写清楚。字迹潦草模糊、涂涂改改，不仅影响信件的投递，对于收信人来说也是不礼貌的。书写信封一般应写明收信人的详细地址，收信人的姓名或公司企业、团体的全名，寄信人的详细地址和姓名。

（三）会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要与会议记录是两个不同的概念，二者的区别十分明显。从应用写作和文字处理的角度来探析，二者截然不同。会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴。它必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。

会议纪要具有以下特点。一是纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，要实事求是。二是概括性。会议纪要必须精其髓、概其要，以极为简洁精练的文字高度概括会议的内容和结论。有的会议纪要，还要有一定的分析说理。三是条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次地予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚，以极简的文字概括会议的内容和结论。会议纪要主要由以下几部分构成。

（1）标题。标题有两种格式。一是会议名称加纪要，也就是在“纪要”两个字前写上会议名称，如《××公司人事工作会议纪要》。会议名称可以写简称，也可以用开会地点作为会议名称，如《北京投资规划座谈会纪要》。二是把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似于文件标题式的写法，如《关于建设一级现代物流园区相关工作会议纪要》。

（2）文号、制文时间。文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出并用“［］”括入，如［2017］67号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求，但是在办公例会的会议纪要中一般要有文号，如“第××期”“第××次”，写在标题的正下方。

（3）开头。在开头部分简要介绍会议概况，包括会议召开的形势和背景；会议的指导思想和目的要求；会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者；会议的主要议题或需解决的问题；对会议的评价。

（4）正文。会议纪要的正文部分是对会议主要内容以及基本结论等进行具体的阐述。根据会议议题的不同，大致可以有以下三种写法。

①集中叙述法，多用于小型会议。这种写法是把会议的基本情况、研究讨论的主要问题、与会人员的认识、解决问题的措施以及要求用概括性的方法进行整体的阐述和说明。

②分项叙述法，多用于大中型会议。该写法一般要求采用分项叙述的办法，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策、措施等的阐述，即把会议的主要内容分成几个大的方面，然后加上标号或标题，分开来写。

③三部曲法，适用于专题会议。该写法将会议的主要内容分为提出问题、分析问题、解决问题三个部分来写。

（5）结尾。会议纪要的结尾一般有两种写法：一种是正文写完之后就结束；另一种是提出希望和号召。后者要根据会议的内容和纪要的要求来提，有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召；有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题，指出其核心问题；有的是对会议做出评价并提出希望和要求。