（一）主题要明确，防止跑题

主题是一份书面文字的灵魂，即作者想要表达的核心思想。一般来说，书面文字的主题只能有一个，文件中所有的信息都要围绕这一个主题展开。沟通通常都具有很强的目的性，这种目的性会在书面文字的主题中表现出来，因此书面文字要做到主题明确、重点突出。主题越明确，给读者的印象就越深刻。

（二）材料要真实、完整

由于书面沟通的信息是可以进行留存的，因此写好书面文字首先要保证材料真实、完整，观点正确无误，语言恰如其分。在书写文字材料时要遵循“广收集、严选择、善使用”的原则。事前应广泛收集材料，必要的时候还要深入实地进行调研，获取一手信息，这样才能确保材料的真实性。

（三）内容表达做到简洁、具体(www.daowen.com)

采用书面沟通方式传递信息时，应力求简洁，这样不仅可以节省阅读者的时间，而且可以提高沟通效率。“简洁”与“完整”似乎是矛盾的，这其实是一个度的把握问题。“完整”是将所有与主题相关的要点都表达出来，但并不意味着要把所有的事实、观点都罗列在纸上。作者可以通过排序的方法，把不太重要的事项删除，也可以进行总结，把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。

此外，在职场中使用的文书要尽可能务实、具体化，避免一些大而空的内容和过于模糊的语言。要尽量将重点事项描述清楚，能使用数据的地方尽量使用数据。

（四）结构条理清晰

合理的结构、清晰的条理有助于突出主题，帮助读者迅速把握文字材料的意图。如果说主题是一份文字材料的灵魂，那么结构就是它的骨架。文字材料的结构如果思路清晰、逻辑严密，则读者读起来会很轻松，信息沟通效率也会很高。