（一）书面沟通的优点

1.具有稳定性、权威性

与口头语言相比，书面语言的稳定性较强。口头语言中的很多词汇都具有一定的流行性，流行性的一个突出特点就是具有阶段性和地域性。不同时期有不同的流行语，不同地区也有不同的流行语，因此流行语能反映出时代和区域的特征。相比之下，书面语言则要稳定得多，如几百年以前的文献现代人也能够看得懂，来自不同地区的报告材料的差异性也很小。这种稳定性的文字信息便于不同时代、不同区域之间进行信息的交流。

此外，由于书面语言具有唯一性和比较强的稳定性，因此无论在法律上还是在其他领域都具有比较强的权威性。所以在商务活动中，与外部的各种契约合同和内部管理的各种材料大多采取书面的形式。

2.具有严格的规范性

规范性是书面语言的一个重要特征。很多书面文字尤其是商务文书都有特定的写作内容和形式要求，目的是提高办事效率、加强工作的标准化和严谨性。书面语言的规范性有效地保证了沟通的顺利进行，可以有效避免分歧。因此，一些困难或复杂的信息适合采用书面的形式来表达。例如，在商务活动中，合同的有效执行是以双方对合同的共同理解为前提的，如果双方的理解存在差异，则必然会导致合同纠纷。因此，合同的设计会严格按照一套标准化的语言和形式规范进行，既充分反映合同双方的真实意愿，又可以有效避免歧义。

3.书面沟通讲究逻辑性和严密性，说理性更强

写书面文字就像盖房子，不能想到哪就盖到哪，而是应该先画好设计图，按照一定的逻辑顺序将要表达的内容呈现给读者，这样才能帮助读者更好地把握作者的思路。尤其是一些比较复杂的商务文书，通常都要按照一定的逻辑展开，如一些商业分析报告，通常会采用的逻辑是“提出问题—分析问题—解决问题”。只有上下文的内容环环相扣，才能避免出现逻辑上的漏洞，说理性才更强。

4.书面沟通的内容易于复制和保存，有利于大规模传播

书面沟通的载体形式多种多样，包括信件、报告、电子邮件、传真、通知等。广泛的载体形式使书面语言可以不受时空限制，从一地转到另一地。特别是随着互联网、计算机等技术的发展，书面文字可以以极低的成本被复制、保存以及传播，这样就大大方便了以书面文字为载体的沟通方式，为商务领域的沟通交流创造了更多可能。(www.daowen.com)

（二）书面沟通的缺点

1.进行书面沟通需要具备一定的文字沟通技能

由于书面沟通有较强的规范性和逻辑性的要求，因此同样一件事情用口头方式说出来比较容易，一旦用规范的书面语言表达就会比较困难。因此，很多职场人士都要进行专门的学习和训练才能具备一定的书面沟通能力，包括文字表达的技巧、方法，不同书面材料的写作规范和要求等，这也是从一名普通员工到高级管理者必经的过程。

2.书面沟通耗费时间较长

同样的内容，在相同的时间内，口头沟通传递的信息要比书面沟通传递的信息多得多。之所以如此，是因为口头沟通不需要花费过多的时间进行构思和修改，语言也比较简洁，即使出现一些不规范的省略句、半截子话等也并不影响听众的理解；而书面沟通则不同，它需要花费大量的时间和精力对文章结构、内容和逻辑顺序进行构思和修改，并要花费大量的时间做到语法规范、用词准确、语言流畅、条理清晰。可以说，有时花在构思和修改上的时间要比实际的沟通时间多得多。

3.信息反馈速度较慢

口头沟通尤其是面对面沟通，能够使接收者对其所听到的东西及时提出自己的看法，如果有不明白的地方可以及时提出疑问，反馈速度较快。而书面沟通缺乏快速的反馈机制，无法确保所发出的信息能被读者及时接收和反馈。有时，发送者往往要花费很长的时间来确认信息是否已经被接收并被正确理解，对接收者的反馈速度也很难把握，这种反馈的滞后性有时会造成时间拖延，甚至贻误时机。因此，当出现紧急情况的时候，为了确保对方及时反馈，通常会先采用口头沟通的方式来获得对方的承诺，再通过书面沟通进行确认。

4.无法运用情境和非语言信息

口头表达往往是在一定的情境下进行的，双方通过捕捉彼此的表情、举止、动作以及语气等非语言信息可以获得讲话者故意掩盖或逃避的信息。而书面沟通却没有这种情境性，在口头沟通中极容易理解的话语，在书面沟通中要想达到同样的效果，则需要花费大量的笔墨去做背景交代。对于有些“只可意会，不可言传”的内容，即使传递者绞尽脑汁，恐怕也很难把它解释清楚。