1.使用规范化语言

语言是信息的第一载体。在商务活动中，要想准确地传递信息，就要注意语言的规范性及科学性，其主要表现在以下几个方面：

（1）语音。语音要清晰。人们说话的目的是让对方听清楚、听明白，以起到交流信息、沟通感情的作用。因此，面对来自国内不同地区的沟通对象，必须用普通话与之交流，以减少交谈中的障碍，避免因语言不通影响交流甚至发生误会。

（2）词汇。词汇的使用要规范，包括异形词、同音词和同义词的规范，新词语的规范，文言词语的规范，方言词语的规范，网络词语的规范和外来词语的规范等。语言的基本功能在于表达人们思维活动的内容。表达者语言要清楚准确、简单明了。如在谈判或辩论时，要尽量使用通俗易懂的语汇，尽量少用晦涩难懂的专业术语，不用现代时髦词汇。

（3）语法。语言要符合语法规范，具有系统性和逻辑性。解释问题时，应该把事情发生的时间、地点、过程、变化和因果关系等叙述清楚，同时要注意使语言简洁精练，避免口头禅。商务文件的写作要符合规范。

（4）语言风格。在书面语言沟通中，应根据不同需要使用不同的语言风格。根据阅读者对信息的接收态度，可以将书面文件分为正面文件、中性文件、负面文件和说服性文件四种。正面文件是指阅读者愿意阅读和接收的文件，写这类文件时要注意采用积极、愉快的语气和词汇；中性文件是指阅读者以中立的态度来阅读的文件，写这类文件时要注意采用中性的语言、准确的词汇；负面文件是指阅读者不希望接收的文件，写这类文件时要注意采用委婉的语气、令人愉快的词汇；说服性文件是指当阅读者的态度不明了时，写作者努力说服其接受己方观点或建议的文件，写说服性文件一定要把握住对方的心理、想法和利益所在，以具有煽动性、感染力的语言加以铺陈。

2.恰当使用赞美

渴望赞美是每个人心中的一种基本愿望，在进行语言沟通时要注意赞美的恰当使用。

（1）真诚热情。赞美他人、他事时态度要热情，所称赞的事情要尽可能具体些，实事求是、措辞恰当、讲究分寸，合理地把握赞美语言的度。

（2）不直接赞美。以第三人的口吻来赞美显得更可信。有时，有必要采取一些迂回的方法进行赞美，例如可以称赞他所从事的职业及这个职业在生活中的地位、作用等。

（3）频率适当。在一定时间内对他人赞美的次数越多，赞美的激励作用就越小。所以要把握赞美的频率，最大限度地发挥它的作用。

3.有技巧地批评

如果在沟通过程中迫不得已需要批评他人的话，应注意以下技巧。(www.daowen.com)

（1）批评方式应因人而异。对不同性格的人应采取不同的批评方式，批评者应尊重对方的自尊心，最好在私下里批评。

（2）批评是为了帮助他人进步，要对事不对人。尤其是在上级批评下级的时候，批评的是下级做错的事，而不是个人，不能因此否定个人的成绩。

（3）批评的结果是在明确自己的立场和批评的原因之后，给对方指出怎么做才是正确的，并拿出根据，以理服人，而不是一味地抱怨、发泄。胡乱批评会令对方充满敌意和尴尬，最后徒劳无益。

4.采用不同的说服方式

在沟通过程中，根据不同的语境采用不同的说服方式会起到意想不到的效果。

（1）调节气氛。说服者态度和蔼地用提问的方式代替命令，给人维护自尊和荣誉的机会，营造出友好的气氛容易使说服成功。

（2）争取同情。说服比自己强大的对手时可采用此方法，博得对方的同情，以弱克强，达到目的。

（3）好心威胁。说服者善意的威胁会使对方产生恐惧感，从而达到说服的目的。但在使用时要慎重，口头语言沟通中的威胁态度要友善，书面语言沟通中的用词要温和，同时讲清后果，说明道理，威胁程度要适当。

（4）消除防范。如果发现对方充满戒备或敌意，说服者就应采取措施，如嘘寒问暖，在话语或书面语中反复暗示对方自己是对方的朋友而不是敌人。这种暗示可以消除对方的防范心理和恐惧意识。

（5）换位思考。说服者要在了解对方的基础上，站在对方的角度考虑问题，使说服更有力。

5.使用幽默

幽默是一种巧妙的语言沟通方法，是一种艺术性的语言。诙谐幽默的语言能使交谈气氛轻松融洽，摆脱交流困境，增进双方友谊，易于互相沟通。幽默并非低级趣味，真正的幽默滑稽而不粗俗，内容健康，格调高雅。