物资仓储管理部门的考核，是企业管理必不可少的重要手段之一，建档，则是保留痕迹、展示成果、备案待查必须做的。健全并完善一整套对应考核体系标准资料及内容，对于基层仓储部门及仓库来说具有十分重要的意义。它不仅能够及时鉴定、检验、督促站、库在管理方面、工作执行力方面、任务完成方面、质量标准化等方面的整体能力，而且也是考核仓储部门如何贴近工作实际、完善各阶段工作标准、掌握和落实上级方针政策的一把尺子。

建立资料管理档案时，要本着客观、实际、有效的原则，既要全面广泛，又要客观真实；既要针对上级检查考核的条款制定执行标准，同时也要以指导部门完成任务为舵手和航标。重要的是要有痕迹化的记载，管理纪实性要强，要经得起检查、询问，对照性应强、实用性应完整，考核缺项为零是总体目标。

1.资料分类

物资仓储管理的资料应分为硬件、软件两方面。

所谓硬件，就是纸质打印，或装订、或卡条夹、或档案盒装，都是看得见、摸得着的。不管是哪种方式，均要直观真实。在建立纸质打印资料时，力争考虑节约材料的原则，能减少打印的尽量不打印。

所谓软件，就是将资料存在计算机上，可以浏览、查看、随时打印、随时更新。作为软件部分的最大好处在于能够随时给上一级报送，完成及时客观。存储在计算机里需按月、按季完成的资料，作为资料员，要在规定的时期内，将应该完成的资料健全、存档，并要及时更新。

硬件、软件二者是兼顾关系，缺一不可，在二者的配合下，会使得档案资料融会贯通，既有益于上级检查考核，也便于本部门业务管控。

2.资料规范

在系统内完成的资料要在实际工作完成的情况下建立，要使得资料和实际工作紧密联系、同时兼并。资料质量的好坏首先在于及时更新、及时填充、及时完善。其次是要真实、可靠，做什么工作就记录什么，有什么举措就记什么痕迹（痕迹是真实活动过程的记载），防止走过场、图形式的现象。

制作资料管理时，要本着规范、统一的原则，每一份资料内容、每一页面设计都应一样，包括字体、大小、边距等，始终保持一个标准、一个样板。(www.daowen.com)

细化、规范是资料必须具备的先决条件，固定的格式、模板才能使资料一致、耐看、实用。

3.资料自查

资料自查就是在上一级管理部门检查之前自己组织的检查。布置每一项任务，都要按照五落实的原则进行：有任务指标、有时间要求、有人员落实、有资金支持、有考核兑现，由此再确定完成的时间、质量等。

仓储管理部门在组织资料自查时，必要情况下需要成立专门的组织小组，由本小组指导阶段性工作，便于顺利完成资料自查。

针对各级考核规则及检查要求，自查小组要针对性很强地逐条落实、逐字对应，丝毫不能走样地“照抄”考核条规。

仓储管理部门在开展资料自查时会关联的办公环境等，应该注意的是：一是要考虑办公室布局的统一，二是要整齐利索、卫生清洁，三是资料、书籍等存放要规范，有条件的可以实行定置管理。

自查小组要经常性地就现场管理特别是有关安全方面的问题和隐患进行反复排查、整改，确保各环节达标。对部门布置落实的考核检查任务，要有布置、有检查、有落实，提前检查本小组每一项任务的完成质量，做到心中有数，闭环管理。

对上级查出的问题要认真核对落实，该督办的督办、该复查的复查、该整改的整改，确保不重复出现或漏改项目，避免造成加倍扣分或处罚。在资料自查时要结合工作实际细化落实，健全资料需认真、一丝不苟地建立和完善，只有这样，才能将资料及建档管理落实的有模有样。

总之，资料是让人“用”的，而不是让人“看”的，更不是当作一种形式、一个摆设来做样子的。