图5-1与图5-2反映的是一般企业的采购与付款业务流程，在信息化条件下，结合计算机的特点，可以将企业中的采购与付款流程细化为请购与订单管理、验收、发票管理、付款四个流程。

（1）请购与订单管理

在该流程的管理中包括以下环节：①录入请购单。物料需求部门通过录入模块将采购申请录入计算机系统，并保存在请购单文件中。请购单也可以是存货系统自动传入或由企业的物料需求计划系统传入。②采购审批。采购部门专职人员负责将请购单文件和物料存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较，审核请购单的合理合规性。③选择供应商。采购订单编制人员从供应商档案文件、采购价格文件、订单交货文件等获取信息，系统自动按照供应商的选择条件，如供应商的交货记录、报价、送货条件、质量等给出供应商排名，以供选择合适的供应商。④编制采购订单。采购订单是以请购单为基础，结合供应商排名文件而产生的，反映选择的供应商、采购数据、付款方式等信息。该文件是整个采购与付款流程中最重要的数据文件之一。⑤发出订单。将订单发给供应商，同时提供相关信息给财务部门、验收部门。采购管理基本业务流程如图5-1所示。

（2）物料验收

当物料送达验收部门时，验收岗位负责人从采购订单文件中获取信息，并将存货信息与实物进行核对，检验合格，则将相关信息写入采购订单文件，系统自动生成入库单，传递到存货系统的入库单文件中。存货核算业务流程如图5-2所示。

（3）发票管理

财务部门收到供应商的发票和其他单据时，从采购订单文件或入库单文件中获取信息，自动生成采购发票文件信息。采购发票与验收入库单进行核对，确认物料采购成本，根据预置的凭证模板，自动生成转账凭证入账。

（4）付款(www.daowen.com)

到期付款时，财务部门向供应商签发支票付款，同时编制记账凭证，进行相关账务处理。应付款业务处理流程如图5-3所示。

图5-1　采购管理基本业务流程

图5-2　存货核算基本业务流程

图5-3　应付款系统业务处理流程