会议决定事项的反馈就是将会议决策精神传播给执行者后,通过各种途径和方式将执行者的意见收集起来,反映给领导者的过程。它既是实现会议决策目标的最主要环节,是对会议决策的检验、制约和完善,又是公司领导作出决策、正确行使指挥职能的重要手段。
1.反馈的原则
反馈信息,第一要迅速、及时,便于领导尽快了解和掌握实施执行中的各种信息,从时间差上找效率。不能当马后炮,失去反馈的意义;第二要真实、准确。真实、准确的信息是领导决策或完善决策的重要依据;第三要对堵塞言路、阻止反馈的言行认真对待和处理,使反馈渠道保持畅通无阻。
2.反馈的重点
主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息。因为决策不是目的,通过实施取得社会效益才是目的。如果在贯彻落实中出现了影响进程和效益的因素,又不及时反馈,求得上级帮助解决,将会造成一定损失,甚至前功尽弃。即使自己能解决问题,也不应顾及单位和个人声誉而隐匿不反馈。更不应弄虚作假、欺骗上级和群众。
3.综合反馈(www.daowen.com)
即在总结的基础上系统地进行综合性反馈。这种反馈要实事求是,找出经验教训,提出今后意见,如实向上级组织反馈。同时还要向公司或其代表反馈,这是取信于民、动员群众的重要方法之一。
【案例9-1】
会议决定事项的催办。一段时间以来,某公司的一些会议决定迟迟得不到落实,有的部门因对领导处理问题持有异议,故意将会议决定拖延。这使领导非常挠头。为解决此种被动状况,秘书协助公司领导层层开会,首先对一些问题加以澄清,统一了认识,从而疏通了信息决办环节。
点评:传达落实会议精神是秘书的重要职责之一。会后的检查催办是会后工作中不可缺少的重要内容,可以敦促会议精神落到实处。如果落实环节出现问题,应及时疏通。从某种意义上讲,催办也是一条信息反馈渠道,可使领导及时掌握会议决定事项的办理情况,了解办理过程中出现的新问题、新情况,并有针对性地采取措施加以解决,保证会议决定事项办理工作的顺利进行。
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