在正式的索赔谈判协商之前，双方应对索赔的额度、进度影响、设备与劳动力影响、费用影响等内容进行研究和分析。对于发包人或监理人来说，应能够区分出索赔文件中的事实与夸大之辞。几乎很少有能百分之百地证明索赔合理的文件。对于承包人来说，重要的是提交文件，而对于发包人或监理人在审查索赔的时候，则不能期望承包人能够对有关事件进行时时刻刻的记录。但不管怎样，在处理索赔的时候，必须记住的一点是证据优先。即使是谈判失败了，所花费的时间也并不是完全浪费。在谈判期间，也许有新的一些事实或证据被发现，那么某一方的意图和目标就会更加明确，其证据也就更加完整和有力。如果要提交仲裁或诉讼，谈判期间准备的材料也是仲裁或诉讼所需的主要材料。

谈判可以说是一种艺术，谈判双方均应有较高的谈判艺术。它对于谈判的成功与否至关重要。谈判成功与否的另一个重要因素是精心地做好准备工作，如果你准备的不够充分，必然会给对方留下一个对自己不利的印象。因此，在正式开始谈判前，应该组建一个谈判小组和一支良好的“支持队伍”，分析对手情况，仔细研究制定谈判策略，确定底线，精心做好谈判各方面的准备工作。谈判组长的知识和经验直接关系到谈判的成果，谈判小组的成员都有应在组长的号令下工作。通常，一个主要索赔的谈判小组包括主谈人、熟悉技术知识的专家以及其他熟悉索赔事务的专家，对工程现场非常熟悉的人员也最好包含在谈判小组中，但他们也许由于主要局限于现场施工方面的知识而不宜担任谈判的领导角色，另外，如果可能的话可以寻求有关索赔方面的咨询专家的帮助。

谈判中双方都应该有诚意和积极的态度，还应掌握引导和控制谈判节奏的技巧；另一个非常重要的部分是会议的准备。应提前准备一个提纲，列出在会上需要讨论的问题，确定由哪些人参加谈判会议，并及时地通知对方，并准备相应的资料。例如，如果承包人要使发包人和监理人相信其索赔是合理的，那么他就要准备好在会议上向发包人和监理人进行说明的材料并在会议前递交。当然，发包人和监理人也要相应地仔细审阅这些材料以便在会议上发表其观点。发包人和监理人也没有必要带着一种全力否定承包人索赔的心态去参加会议，而应该以现实或实际的态度去评价承包人的索赔。(www.daowen.com)

谈判的双方应在会议前就会议时间、会议地点以及时间的分配进行协商，这可以通过达成一个会议议程并在会议中严格来遵守。如果在会议中又出现了新的议题，可能的话，最好安排另外的时间来讨论。参与谈判会议的人都应集中精力。不必要的打断和频繁的电话对会议的效果都有不良的影响。