至于索赔文件具体由哪些部分组成这要根据不同的合同要求、不同的事件来决定。有的施工延误简单清晰，有的施工延误复杂曲折，不一而同。但无论如何将索赔文件准备得完整、完善都是必要的。另外，在准备正式的索赔文件的过程中还应注意以下几点：

（1）充分理解合同的规定。合同条款是索赔最主要、最重要的依据，因此，应仔细阅读合同。当潜在的索赔条件出现时，应在进入索赔程序前再次研读合同条款。有时这些作为“样板”的合同条款能够在事件发生前就确定其性质。

（2）应充分了解发包人或监理人的要求。如果可能的话，应通过各种途径接触发包人以及监理人的工作人员，确定其对工程量、成本、生产率、劳务和设备费率所要求的详细程度。他需要什么样的文件？是否需要收讫发票、经过公证或证明的工资表？这个发包人是否有好打官司的名声？如果有，那么在准备索赔时应考虑到将来的最终听众可能是仲裁员或法官。

（3）索赔文件要符合实际索赔的依据和要求，也应符合实际情况，不能虚构和扩大。一个符合实际情况的索赔文件，可以让发包人或监理人感觉到合情合理，不会被立即拒绝。如果索赔要求缺乏依据，漫天要价，将使人感到极为反感，甚至可能会导致合理的要求也被置之不理、束之高阁。

（4）索赔文件要有说服力，除引用合同文件中的有关条款外，还可以附上包括照片、图表、有关信函的复印件和其他合适的直观证据，这些材料会比长篇大论的文字更具有说服力。(www.daowen.com)

（5）索赔文件应清晰、明了、完整充分、有条不紊，索赔文件的外观不只是个装饰问题，它表明索赔方的态度是认真的，是有诚意的，并非只是一些胡乱涂写、模糊不清的东西。索赔文件的内容既要简明扼要，又要完整地提出全部事件的索赔依据，因此应精炼充实，条理清晰。

（6）避免故意保留某些资料。如果你认为自己掌握着很有力的证据，应尽早将其提出来，对方可能会立即予以承认，这样可为双方节省大量的时间和费用。当然，能那样一下子彻底解决问题的事例很少，在最后持有一张王牌也可以理解的，但若事情能够早点解决，就没有必要这样做。应根据对事件及双方的大量判断，确定某一证据的合适出示时间和地点。

（7）索赔文件应对承包人为避免导致索赔事件扩大所采取的措施加以陈述，如有可能应加上相关的文件资料。还应概略地提及电话联系情况、所发出的信函和所召开的会议。

（8）承包人不应该错误地以为发包人往往只会支付索赔额的一定比例，因而以漫天要价的方式来保护自己。不过，遗憾的是，某些发包人也的确是这样做的。其实承包人应尽量了解发包人及其策略。成本资料必须可信，计算过程须符合逻辑，并应向发包人公开。给发包人提供几页计算公式可能会给人留下深刻的印象，但最终的计算结果也必须合理。不能提供夸大的数字，否则真相澄清后反而会失去很多。