索赔文件应详细、充分、真实和准确。提交正式的索赔文件应以正式的信函进行，且提交信函至少包含以下的内容：

（1）合同依据。

（2）索赔事件的简明扼要描述。

（3）施工进度分析。

（4）要求补偿的费用总价。

（5）如果索赔被拒绝，承包人需要保留的权利。(www.daowen.com)

（6）索赔证据。

某些合同会要求承包人必须提交正式的书面索赔文件，例如FIDIC合同条件，否则承包人将丧失挽回损失的机会，同时也会丧失提出仲裁或诉讼的权利，这是由于承包人并未按合同规定的程序办事造成的。合同也可能规定了提出索赔的具体的时间期限，如果超过了规定的期限，则意味着放弃了索赔的权利。

索赔文件中的证据部分，应说明引起施工延误的原因、对进度的影响及影响过程、对生产率的影响、对生产费用的影响等。完整的索赔文件对促使发包人或监理人承认索赔的合理性是非常重要的，这能促使其做出工期延长的决定和调整合同价格。索赔的信心和索赔的合理性同样也依赖于所提供资料的准确性。

索赔的分析、索赔文件的准备以及索赔的谈判等需要耗费大量的人力、物力和时间，但对于大额索赔来讲，这还是很值得的，是可以得到回报的。当然，尽管做了努力，并不是所有的索赔都会成功。所以，是否提出索赔需要索赔方权衡后做出决断。