当已经知道发生了施工延误而且施工延误还在继续时，承包人最好是单独准备有关这个施工延误的文件资料记录，并专门建档，以备今后的索赔之需。特别重要的文件有日志、日报、地质文件或报告、设计文件、指令、进展报告、时段和持续时间记录或报告、工作会议纪要或记录、更新进度、修改进度以及任何关于施工延误和相关的叙述性记录或报告等。这些文件可以向参与工程建设的各方提供有关工程施工和施工延误的具体情况或信息，同时也为后期编制完整的索赔文件奠定坚实的基础。例如可以将日报准备成直接进入索赔文件的文件，确保文件的及时、真实和可靠，今后也较少有人会提出疑问。这些过程中的即时文件，如果合适，可以以正式信函的方式向发包人、监理人等报告，以通报施工和施工延误情况，对减少今后对正式索赔的争议将会起到极为重要的作用。所有的有关施工延误和今后正式索赔的文件都应收集、整理在一起，以方便使用。在施工延误过程中的即时进度分析报告对施工延误索赔文件的准备也是特别重要的。在施工延误一旦结束之后，利用这些资料就可以很快地准备好索赔文件，完整、充分并且具有很大的真实性。

不管怎样，在准备施工延误索赔文件时，同期记录文件是特别重要的。有些施工延误索赔的失败就是因为缺乏在施工延误发生时和发生过程中的准确同期记录。对于承包人而言，施工日报和日志应该是他们非常熟悉和应用广泛的文件，如果这一点都没做好，那就是不可原谅的了，而且对今后的索赔工作带来很大的困难。施工日报和日志是衡量施工延误的最基础的文件，它应对施工延误的存在和施工延误的影响有相应的记录。对于发包人，一般来讲也认为施工日报是比较真实可靠的。同样，在国际上，仲裁机构或法庭也特别强调同期记录证明施工延误和其他索赔的重要性，其裁决的结果往往依据于这些同期记录文件。(www.daowen.com)