要保证会计核算工作的质量,必须从保证原始凭证的质量做起。为了保证原始凭证能够正确、及时、清晰地反映各项经济业务的真实情况,原始凭证的填制必须符合以下要求:
1)记录真实
原始凭证中所记载的经济业务,必须完全符合实际情况,不能弄虚作假、歪曲事实。对于实物的数量、质量和金额,都要经过严格审核,确保凭证内容真实可靠。从外单位取得的原始凭证如有丢失,应取得原签发单位盖有“财务专用章”的证明,并注明原凭证的号码、所载金额等内容,由经办单位负责人批准后,可代作原始凭证;对于确实无法取得证明的,如火车票、轮船票、飞机票等,可由当事人写出详细情况,由经办单位负责人批准后,也可代作原始凭证。
2)内容完整
原始凭证必须全面、完整地反映所记录经济业务的具体内容。因此,有关经办人员应按照不同原始凭证的格式和规定的内容逐项填列齐全,不能遗漏或省略。项目填写不全的原始凭证,不能作为经济业务发生或完成情况的合法证明,不能据以作为有效凭证记账。
3)手续完备
单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章;对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章;从外部取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名盖章。
4)书写规范
原始凭证的填制要力求准确、清晰,具体应做到:(www.daowen.com)
(1)小写金额用阿拉伯数字逐个书写,不得连笔写;小写金额前面要书写货币币种符号,人民币符号为“¥”,币种符号与阿拉伯数字之间不得留有空白;凡阿拉伯数字前写有币种符号的,数字后面不再写货币单位;金额数字一律填写到角分,无角分要写“00”或符号“—”,有角无分的,分位写“0”,不得用符号“—”代替。
(2)大写金额用汉字书写,如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、整等,一律用正楷或行书体书写,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替;大写金额到元或角为止的,后面要写整字,大写金额有分的,分字后面不写“整”字;大写金额前未印有货币名称的,应加填货币名称(如“人民币”三个字);阿拉伯数字中间有“0”时,汉字大写金额要写“零”字;阿拉伯数字中间连续有几个“0”时;汉字大写金额中只写一个“零”字;阿拉伯数字元位是“0”,或数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时,汉字大写金额可以只写一个“零”字,也可以不写“零”字。
5)编号连续
各种凭证要连续编号,以便查考。如果凭证已预先印有编号,如发票、支票等重要凭证,在写坏作废时,应加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁。
6)填制及时
每一项经济业务发生或完成后,经办人员应及时填制原始凭证,并按规定程序及时送交会计部门,以便及时记账。
7)不得涂改、刮擦、挖补
原始凭证有错误的,应当由出具单位重开或更正,更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。
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