案例　宿舍管理中的5S 管理

宿舍的管理因学生人数众多、生活习惯不同、综合素质高低不等而成为学校日常管理的一个难点，为了保证学生有一个干净、整洁、舒适的学习生活环境，某校将5S 活动引入学生宿舍的管理中，以宿舍作为学校实施养成教育的切入点和着力点，旨在让每一位学生都养成良好的习惯。“5S”法中，整理就是让学生把每天常用的物品都放回指定点，并摆放整齐；整顿就是将最近不用的物品收藏起来；清扫是动作，加强打扫；清洁是动作产生的结果，注重保持。通过活动的开展，逐步提高了学生的素养。该校从点滴处做起，从细微处入手，制定领导小组和具体实施方案，同时倡导学生关注学校的前途，维护自身及学校荣誉，为学校的进一步发展贡献了力量。

学校开展5S 活动，把抽象的理念同日常管理结合起来，既加强了基础文明教育，又营造了整洁优美的生活环境。实践证明，将5S 引入学生宿舍管理，切实可行，效果显著。

5S 的具体内容就是清除掉垃圾和仓库长期不要的东西。

1.整理（Seiri）

整理指将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的，除了有必要的留下来，其他的都消除掉。

如果你的工作岗位堆满了非必需物品，就会导致你的必需物品反而无处摆放；你可能希望增加一张工作台来堆放必需品，这样一来必然造成不必要的浪费，二来形成了后果更为严重的恶性循环。

把要与不要的人、事、物分开，再将不需要的人、事、物加以处理，这是开始改善生产现场的第一步。其要点首先是对生产现场的现实摆放和停滞的各种物品进行分类，区分什么是现场需要的，什么是现场不需要的；其次，对于现场不需要的物品，诸如用剩的材料、多余的半成品、切下的料头、切屑、垃圾、废品、多余的工具、报废的设备、工人的个人生活用品等，要坚决清理出生产现场，这项工作的重点在于坚决把现场不需要的东西清理掉。对于车间里各个工位或设备的前后、通道左右、厂房上下、工具箱内外，以及车间的各个死角，都要彻底搜寻和清理，达到现场无不用之物。坚决做好这一步，是树立好作风的开始。日本公司提出口号：效率和安全始于整理！

案例　奥卡姆剃刀定律

奥卡姆剃刀定律又称“奥康的剃刀”，它是由14 世纪英格兰的逻辑学家、圣方济各会修士奥卡姆的威廉提出。12 世纪，英国奥卡姆的威廉主张唯名论，只承认确实存在的东西，认为那些空洞无物的普遍性概念都是无用的累赘，应当被无情地“剃除”。他主张“如无必要，勿增实体”。这就是常说的“奥卡姆剃刀”。这把剃刀曾使很多人感到威胁，被认为是异端邪说，威廉本人也因此受到迫害。然而，这并未损害这把刀的锋利，相反，经过数百年的岁月，奥卡姆剃刀已被历史磨得越来越快，并早已超载原来狭窄的领域，而具有广泛、丰富、深刻的意义。

奥卡姆剃刀定律在企业管理中可进一步演化为简单与复杂定律：把事情变复杂很简单，把事情变简单很复杂。这个定律要求，我们在处理事情时，要把握事情的主要实质，把握主流，解决最根本的问题，尤其要顺应自然，不要把事情人为地复杂化，这样才能把事情处理好。

在5S 中，整理的目的就是要把多余不用的部分去掉，解决企业中最根本的问题。

整理的推行要领是：马上要用的，暂时不用的，先把它区别开。一时用不着的，甚至长期不用的要区分对待。即便是必需品也要适量；将必需品的适量降到最低的程度；对可有可无的物品，不管是谁买的，无论有多昂贵，都应坚决地处理掉，绝不能手软！

案例　车间物品类型整理示例

车间无使用价值的物品主要有：（1）不能使用的旧手套、破布、砂纸；（2）损坏了的钻头、丝锥、磨石；（3）已损坏而无法使用了的锤、套筒、刃具等工具；（4）精度不准的千分尺、卡尺等测量器具；（5）不能使用的工装夹具；（6）破烂的垃圾桶、包装箱；（7）过时的报表、资料；（8）枯死的花卉；（9）停止使用的标准书；（10）无法修理好的器具设备等；（11）过期、变质的物品。

不使用的物品主要有：（1）目前已不生产的产品的零件或半成品；（2）已无保留价值的试验品或样品；（3）多余的办公桌椅；（4）已切换机种的生产设备；（5）已停产产品的原材料；（6）安装中央空调后的落地扇、吊扇。

【自检】

请检查一下你的办公室或者家里，哪些是必需物品，哪些是非必需品？对非必需品，你是如何进行妥善处理的？你又如何摆放它的顺序？

2.整顿（Seiton）

整顿指把留下来的必须要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐且加以标示。整顿其实也就是研究如何提高效率的科学。它研究如何能立即取得物品或放回原位。任意决定物品的摆放只会让你的找寻时间加倍，不会使你的工作速度加快。我们必须思考、分析如何拿取物品更快并让大家都能理解这套系统，遵照执行。

整顿活动有以下几个要点：

（1）物品摆放要有固定的地点和区域，以便于寻找，消除因混放而造成的差错。

（2）物品摆放地点要科学合理。例如，根据物品使用的频率，经常使用的东西应放得近些（如放在作业区内），偶尔使用或不常使用的东西则应放得远些（如集中放在车间某处）。

（3）物品摆放目视化，使定量装载的物品做到过日知数，摆放不同物品的区域采用不同的色彩和标记加以区别。

整顿的最终目的是让工作场所一目了然，消除寻找物品的时间，形成整整齐齐的工作环境，消除过多的积压物品。

案例　破窗理论

美国政治学家威尔逊和犯罪学家凯林经过观察提出了“破窗理论”。

如果有人打坏了一栋建筑上的一块玻璃，又没有及时修复，别人就可能受到某些暗示性的纵容，去打碎更多的玻璃。久而久之，这些窗户就给人造成一种无序的感觉，在这种麻木不仁的氛围中，犯罪就会滋生、蔓延。

“破窗理论”更多的是从犯罪的心理去思考问题，但不管把“破窗理论”用在什么领域，角度不同，道理却相似：环境具有强烈的暗示性和诱导性，必须及时修好“第一扇被打碎玻璃的窗户”。

推广至5S 管理中，良好的工作场所，作业用的工具整整齐齐，员工就不会大声喧哗，或随地吐痰；相反，如果工作场所环境脏乱不堪，作业用的工具、材料乱丢，久而久之，随地吐痰、打闹、嬉笑等不文明的举止也会相继出现。环境是企业中的“第一扇易被打碎玻璃的窗户”，5S 中整理、整顿环境十分必要。

案例　办公室内的简单原则

办公室整顿应遵循以下原则：小就是美，简单最好！

简单最好，简单，意味着简化操作和促进管理。通过废弃不必要的物品和增加必要的物品可以避免重复现象，以便提高工作效率。这里所说的简单要素，就是尽量地限制每人所使用的文具和工具，每人最多一套。对于使用频率不高的文具，如绳线和大号的订书机等，可以让整个办公室共用一套，把文件集中存放在一个地方，这样做，会减少必要文件的数量，采用较好的文件储存方法，方便尽量地获得文件，限制文件的分发数目，这样既能加快收回文件的速度，又可减少管理的难度，而且这种方法对已经实施计算机办公的办公室来说至关重要。

在储存的过程中，最好无纸化，即使对于那些没有文件就不能工作的人，也要尽可能地限制分发给他的文件数量。如果你采用的是电子邮件系统，最佳的策略就是把电子邮件系统作为一种日常工具来创造一种无纸化的工厂。任何事情，越简单越好，一分钟的会议，一分钟的电话，今天的工作今天做。时时刻刻地做整理，每一刻都在做最有效率的整理，这些就称为整顿。今天的工作今天做，这样将会大大地减少代办的工作量，缩短处理工作时间，减少文件传运的部门或人的数量，尽可能地利用电子邮件。

【自检】

请你试着对实习车间进行一次整顿活动。

续表

说明：对各种设备或办公用品及活动场所即整顿活动的对象都应进行标示，标明它的使用方法、放置位置、产品名称、注意事项，以示分类。对每一种物品给它定好位，并予以划线。

3.清扫（Seiso）

清理指将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽。在日本有句口号，“质量从卫生抓起”，生产现场在生产过程中会产生灰尘、油污、铁屑、垃圾等，从而使现场变脏。脏的现场会使设备精度降低，故障多发，影响产品质量，使安全事故防不胜防；脏的现场更会影响人们的工作情绪，使人不愿久留。因此，必须通过清扫活动来清除那些脏物，创建一个明快、舒畅的工作环境。如果你能将岗位上出现的垃圾马上清扫掉，做到始终保持整洁干净，你就会引来许多赞许的眼光：“啊！多干净的工作岗位。”干净、整洁的工作环境让人感觉到多么的身心愉快！

清扫活动有以下几个要点：

（1）自己使用的物品，如设备、工具等，要自己清扫，不要依赖他人，也不增加专门的清扫工。

（2）对设备的清扫，着眼于对设备的维护保养。清扫设备要同设备的点检结合起来，清扫即点检；同时做好设备的润滑工作，清扫也是保养。

（3）清扫也是为了改善。当清扫地面发现有飞屑和油水泄漏时，要查明原因，并采取措施加以改进。

清扫的最终目的是稳定品质，减少工业伤害。

案例　某企业的5S 每日清扫清单

某企业的5S 每日清扫清单如表4－2 所示，它规定了例行清扫的内容，并具体到责任人。

表4－2　某企业的5S 每日清扫清单

续表

【自检】

填写一份公共区域的清扫基准和查核表。

4.清洁（Seiketsu）

清洁是对以上3S 的维持。清洁起维持的作用，将整理、整顿、清扫后取得的良好成绩维持下去，成为公司内必须人人严格遵守的固定的制度。清洁，是一个企业的企业文化建设开始步入正轨的一个重要步骤。要成为一个制度，必须充分利用创意，改善和全面标准化，从而获得坚持和制度化的条件，提高工作的效率。

清洁活动有以下几个要点：

（1）车间环境不仅要整齐，而且要做到清洁卫生，保证工人身体健康，提高工人劳动热情。

（2）不仅物品要清洁，而且工人本身也要做到清洁，如工作服要清洁，仪表要整洁，及时理发、刮须、修指甲、洗澡等。

（3）工人不仅要做到形体上的清洁，而且要做到精神上的“清洁”，待人要讲礼貌、要尊重别人。

（4）使环境不受污染，进一步消除混浊的空气、粉尘、噪声和污染源，消灭职业病。

案例　清洁内容示例

【自检1】

参照车间清洁稽核表，制定一份教室清洁稽核表。

【自检2】

对比实习车间内的实际状况，自我查核，每题有五种答案，在选定的答案题号上打“√”。

（1）通道作业区：

①没有划分□

②有划分□(www.daowen.com)

③划线感觉还可以□

④划线清楚，地面进行过清扫□

⑤通道及作业区感觉很舒畅□

（2）地面情况：

①有油或水□

②有油迹或水迹，显得不干净□

③地面不是很平□

④经常清理，没有脏物□

⑤地面干净亮丽□

（3）办公桌、作业台、椅子、架子、会议室的清洁情况：

①很脏乱□

②偶尔清理□

③虽有清理，但还是显得脏乱□

④自己感觉很好□

⑤任何人都会觉得很舒服□

（4）洗手台、厕所等：

①容器或设备脏乱□

②破损未修补□

③有清理，但还有异味□

④经常清理，没异味□

⑤干净亮丽，还进行过装饰□

（5）储物室：

①阴暗潮湿□

②虽阴湿，但可通风□

③照明不足□

④照明适度，通风好，感觉清爽□

⑤干干净净，整整齐齐，感觉很舒服□

评分标准：选①为0 分；选②为1 分；选③为2 分；选④为3 分；选⑤为4 分。统计各项分数，并计算总和。

说明：15 ～20 分为较好，12 ～15 分表现一般，12 分以下，黄牌警告。对表现较好的车间，可通报表扬，或给予一定的奖励，对表现不佳或较次的车间，提出批评或采取适当的处置措施。

5.素养（Shitsuke）

素养最终是培养员工的良好习惯，使员工遵守规则，营造团队精神。让企业的每个员工，从上到下，全员地去严格遵守规章制度，培养良好素质的人才。让每个人都能严格地遵守公司的规章制度，让每个人都知道要在企业里成长，就必须从内而外地主动积极，都要意识到“我要成长，我做好了，企业才能做好”。每一个人都应主动、积极地把他责任区范围内的事情经过整理、整顿、清扫，予以贯彻制度。素养，强调的是持续保持良好的习惯。它是一个延续性的习惯，就好像一个人每天早上起来，都习惯刷牙、洗脸，如果哪一天没刷牙、洗脸，就会身不由己地觉得怪怪的，这就是一种习惯。

每位成员都应养成良好的习惯，并遵守做事规则，培养积极主动的精神（也称习惯性）。

素养推行有以下几个要领：

（1）持续推行上述4S 直到成为全员共有的习惯。通过4S 的整理、整顿、清扫、清洁的手段，让每一个员工都能够达到工作的最基本要求，就是素养。

（2）制定相关的规章制度。规章制度是员工行为的准则，是让人们达成共识，形成企业文化的基础。制定相应的语言、电话、行为等各种员工守则，帮助员工达到素养最低限度的要求。

（3）教育培训。员工，就好像是一张白纸，“近朱者赤，近墨者黑”，及时地进行强化教育是非常必要的。如果一个企业到处乱糟糟的，东西随便乱放，通道不畅通，这样的工作环境根本留不住人才。一个企业对一个员工进行教育培训，就是告诉员工，要创造一个好的企业，公司从上到下的每一个人都应该严格遵守规章制度，形成一种强大的凝聚力和向心力。

（4）培养员工的责任感，激发起热情。有些企业总认为，培养员工的责任感，激发他的工作热情，那是人力资源部或人事部以及某个部门应做的事，而这些高层领导的认识又不统一，员工每天按某个部门的要求去竞争，而有些领导又不管不顾，依然我行我素，这样的企业肯定不是一个很好的企业。

案例　辉煌公司一天工作的素养要求

◆问候、礼貌语。

◆集合全体员工一起上早令、做操。

◆早令结束后，立即安排工作内容。

◆铃声响起同时开始作业。

◆注意在午间食堂的举止。

◆下午开始恢复干劲。

◆必须在规定的时间和场所内休息。

◆下班前进行清扫。

◆最后与大家道一声“辛苦了”。

素养不是说出来的，而是在实践中培养出来的。“慎终如始”即要有好的习惯，“自强不息，自胜者强”即要培养一种主动性、积极性。

案例　员工在5S 活动中的责任

（1）自己的工作环境需不断地进行整理、整顿，物品、材料及资料不可乱放；

（2）不用的东西要立即处理，不可使其占用作业空间；

（3）通路必须经常维持清洁和畅通；

（4）物品、工具及文件等要放置于规定场所；

（5）灭火器、配电盘、开关箱、电动机、冷气机等周围要时刻保持清洁；

（6）物品、设备要注意正确安全放置，较大较重的堆在下层；

（7）保管的工具、设备及所负责的责任区要整理；

（8）纸屑、布屑、材料屑等要集中于规定场所；

（9）不断清扫，保持清洁；

（10）注意上级的指示，并加以配合。

【自检1】

古人云，“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒”，可见选择何种语言是何等的重要，请你制订一份办公室常用的规范化用语并严格地遵守。

【自检2】

制作一张个人修养检查表，自我进行评价。

【自检3】

当今社会，无论在公司，还是在社会生活中，“教养”越来越受到重视，“文化教养”往往成为评价一个人层次如何的最重要的一个标准。你认为个人应该具备哪些良好的教养呢？