企业建立流程管理信息系统的过程是复杂而有挑战性的,在推行流程管理信息化的过程中也会遇到各种阻力。为了使工作推行更加顺畅,就需要做好充分的准备工作,为信息系统建立相关的支持体系,从而满足流程管理信息化的需要。
要建立流程管理信息化的支持体系,可以从以下五个方面入手。
1.建立全员培训体系
人才是信息系统实施的关键因素。流程管理信息系统并不是全自动的,它需要人员的操作才能实现其价值。而且,越是全面的流程管理信息系统,它的功能就越复杂,接口数量也就越庞大。一旦某个数据的输入出现问题,就会导致一连串的错误。因此,必须建立全员培训体系,针对流程管理信息系统的操作与内部运作过程为员工提供全面培训,使之全面掌握系统的操作方法。
2.建立系统维护制度
当企业全面采用流程管理信息系统后,会对系统产生依赖,一旦系统出现故障,整个生产流程就会出现崩溃。因此,要建立系统维护制度,说明系统操作注意事项,以及出现各种问题的处理方法。在逐步维护的过程中,完成由被动接受到主动优化的转变。
3.建立信息系统操作规范(www.daowen.com)
采用文件的形式,对系统的操作方式、操作时间、操作权限、必要数据项等进行说明,使操作者明确操作权责与注意事项。
4.建立有效的信息系统运作监控体系
由于现今的流程管理信息系统仍处于研发与试运行阶段,尚没有成熟的设计理念,而且很多企业中部分流程运作无法与系统切合,这就需要企业建立对流程管理信息系统的监控机制,对系统的实施状况进行实时监督,以方便了解系统的不匹配项,并及时加以修正。
5.与流程重组工作同时开展
流程管理信息系统需要与规范的流程管理体系结合进行设计,同时要推翻过去的传统流程管理方式,采用全新的信息化模式,这是对流程管理方式的剧烈变革。如果与流程重组工作同步并行开展,会更易推广与实施,减少不必要的阻力。
只有将信息系统相关的支持体系工作做到位,流程管理信息系统才能更好地发挥提高管理效率的作用,才能更好地服务于流程管理。
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