二阶文件描述的是部门和部门之间跨越性操作的流程管理控制文件，其内容规定了何人、何时、何地、做什么事等具体事项。

二阶文件的设计有助于明确职能部门的流程分工与对接要求，并帮助职能部门清晰界定自己的规范目标，也能够为流程人员提供具体操作的参照标准。因此，二阶文件中需要包含以下内容：

（1）描述各职能部门之间关联活动的运作途径，即整个流程的主要运作环节以及各个环节之间的衔接关系。

（2）明确各职能部门之间的分工和接口。比如，采购程序中明确规定了需求部门的需求申请、采购部的采购行为规范，以及质量部严格的采购验收；需求部门要与采购部进行需求对接，而质量部则需要根据采购部提供的采购清单进行质量检测。

（3）每道程序由一位职能主管来负责，其他职能岗位要竭力予以配合，从而圆满地完成各道流程工序的运作。

（4）在程序文件中，必须对各个职能部门应做什么、谁先做什么、谁后做什么、要求达到什么水平、在什么地方完成等具体内容加以明确，使各个职能环节人员在具体操作中目标明确、行为规范。(www.daowen.com)

不过在中小企业中，除了这些规范外，还可以将具体操作步骤也一并编订进去。文件编制的标准要随事而置，尽可能以方便行事为准则。

【案例】某服装企业编制的供应商控制程序的二阶文件（部分），如表5-11所示。

表5-11 供应商控制程序的二阶文件（部分）

二阶文件的编制，对于流程间部门合作的协调以及责任的界定，会产生极为重要的影响。需要注意的是，二阶文件必须由部门最高主管审核，并经管理者代表或总经理核准，方可执行。