识别企业流程清单,即收集与分析企业现有的流程,明确流程输入(提供者)、流程输出(接收者),并确定流程的基本走向,从而能够对现有流程有一个总体把握。在此基础上,流程管理者才能进行流程分级与核心流程识别工作,避免流程的遗漏或重复,并发现流程之间的内在联系和潜在改进点。
因此,在流程规划工作中,识别企业的流程清单是第一步,也是至关重要的一个环节。
在识别企业流程清单阶段,需要用到的一个重要的工具便是流程清单识别表,该表分为岗位职责、工作分析、包含的流程、输入(流程提供者)、输出(流程接收者)、流程走向等内容。流程清单识别表的格式如表3-2所示。
表3-2 流程清单识别表(格式)
识别流程清单的过程就是按照以上表的内容逐一展开,可以分为以下六个步骤。
(1)由各部门岗位代表将该部门所负责的岗位职责分别填入流程清单识别表的“岗位职责”一栏中。例如,这一部分内容可以包括固定资产管理、团队管理、质量管理、售后服务管理等。
需要注意的是,在该步骤中,如果不确定岗位职责,则可以采取“工作穷尽法”,将自己岗位的实际工作项目填入该栏目中。
(2)对工作职责进行分析,细化到岗位活动,并且将分析后的工作活动清单填入“工作分析栏”中。
以某公司“固定资产管理”工作分析为例,经过工作分析后可以分为24个步骤,如表3-3所示。
表3-3 某公司“固定资产管理”工作分析细化表
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(3)将工作分析后的结果,按照工作性质的不同进行分类,并且理顺活动发生的先后顺序,提炼出活动中的流程,填入“包含的流程”一栏中。
对于表3-3中列出的24项活动,经分析理顺后可以分为四个基本流程,其中活动1至活动7为固定资产申购流程,活动8至活动11为固定资产迁移流程,活动12至活动18为固定资产盘点流程,活动19至活动24为固定资产报废流程。
(4)完成以上步骤后,紧接着就要描述各个流程的上下游,即填入流程活动输入(提供者)和流程活动输出(接收者)。例如,固定资产申购流程的提供者为固定资产申请人,接受者则为采购部专员。
这个步骤主要是为理顺流程之间的接口奠定基础。
(5)根据工作分析的结果,汇总成“流程走向”。例如,固定资产申购流程的流程走向为1→2→3→4→5→6→7。
(6)汇总并整合各个岗位代表完成的部门流程识别表。
为了更好地做好流程规划工作,管理者在现有流程的基础上,规划未来需要新增的流程,并作出流程识别表,格式如表3-4所示。
表3-4 基于战略需要的新增流程识别表
通过流程识别清单,流程部门能够识别出重复的流程,并将其删除,同时还能在整合时查漏补缺,也方便了流程分类分级工作。
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