以流程为导向的岗位设计可以分为四个基本步骤。我们以某贸易公司“接受订单→提货”的流程为例,详细讲解实施方案,如图2-5所示。
图2-5 订单接收与提货流程图
步骤一,组织分析,确认岗位设计的影响因素。
影响岗位设计的因素,通常来自以下三个方面。
(1)组织的需要。组织经营运作需要的活动等。
(2)职责人的需要。成员对岗位的期望、发展空间、满意度等。
(3)客观环境的约束。客户需求、企业战略以及人力资源和社会要求等。
在关注这些影响因素的同时,还需要搜集与这些因素相关的详细数据资料,为最终岗位设计的决策工作提供充足的理论依据。
步骤二,分析并界定工作流程变化趋势。(www.daowen.com)
确认流程组织的目标和影响因素后,即可对未来流程以及岗位的未来发展倾向、现有的岗位和改变的岗位之间的变化关系等进行分析,并提交改进的标杆。只有通过系统分析再进行改进,才能保障流程的通畅。
步骤三,识别主要流程的关键控制点。
流程中可以实现管控的部分主要是过程和结果。要使流程合理并高效地达到目标,就需要对过程中所历经的时间、花费的成本以及存在的风险等环节进行控制,识别关键的控制点,这样才便于以后进行岗位设计和对流程的全程掌控。
步骤四,流程中的工作活动分解。
把某流程的总体工作分解成具体的不同操作层级,把每层级的工作再分解成具体的工作活动。不同的工作活动,即可作为独立的岗位来设立。例如,将图2-5中的贸易公司的订单接收与提货流程加以分解,即可得到一个操作分析结构图,如图2-6所示。
图2-6 订单接收与提货流程操作分解结构图
图2-6中每项经分解而得到的工作活动,都可以作为一个岗位来设计。例如,出货阶段的仓库配货、清点货物、核对出货都可以被设计为流程岗位。
基于流程的岗位设计,需要流程人员掌握一定的技术,其中有一种较为实用的方法一一AHP理论(Analytic Hierarchy Process,层次分析法)。这种方法是美国运筹学家萨蒂教授于20世纪70年代初期提出的,特别适用于对一些较为复杂、较为模糊难以完全定量分析的问题作出决断。将其用在流程岗位设计中,就是对流程中的操作工序进行合并聚类,进而界定阶段的主要和次要工作,最终进行岗位设计。由于篇幅限制,这里不详细介绍这种方法的应用过程。
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