物流企业在选择了相应的电子商务转型模式之后,还要考虑具体的电子商务转型实施方法。以集中模式的电子商务转型为例,笔者研究了相关物流企业的电子商务转型实施方法。
根据集中模式的要求,企业应统一规划电子商务转型的战略目标和远景,根据电子商务应用目标和功能的要求对企业业务流程进行再造,这种模式对企业触动极大,对IT的投入也较高,要求企业的组织结构和管理模式的根本性改变。一般来说,具有较好信息技术基础和信息技术管理能力、较高的电子商务转型能力的企业才会选择此种模式进行转型。可以说,企业的转型基础较好。但是,基于上述分析,在转型时,同样要求企业做好转型的实施策略谋划和设计。在实施时,应注意以下六个方面:
(1)建立与电子商务活动相匹配的战略和愿景。如果企业只重视电子商务的应用,而忽视了前期的企业电子商务战略的开发,那么这种情况下的电子商务应用将是无本之木,难以成功。因此,要正确理解和定位电子商务战略,传统物流企业应做到以下三点:
第一,深刻把握电子商务实施的内涵。电子商务不仅仅是企业与客户直接在网络上的信息沟通和订单传递活动,更为重要的是一种在信息网络上以建立新型经济联系和经济关系为目的的经济行为。在互联网时代,物流企业利用IT技术来改善内部沟通、提高运作效率、加强与客户直接的联系、利用网站塑造企业和产品形象等一系列商务活动,都可以被理解为电子商务活动。因此,传统物流企业向电子商务的转型并不简单意味着把企业的信息放在网络上。
第二,将电子商务战略纳入到企业总体战略体系中。在进行电子商务战略规划时,企业应该把电子商务战略纳入到企业的总体战略体系中,指导企业的经营策略和电子商务应用。
第三,明确系统规划电子商务战略的重要性。一般来说,很多传统企业已经意识到电子商务能够给企业的经营活动带来活力和价值,却往往非常重视电子商务的后期应用,对前期的电子商务战略缺少系统而全面的规划,因而对后期的系统实施留下很多隐患。
(2)尽快构建适应电子商务发展的企业文化。虽然选择应用机制模式进行转型的物流企业通常情况下具有较好的企业文化转型能力,但是不代表企业已经形成了能够适应电子商务活动的企业文化。企业文化通常代表一系列相互依存的价值观念和行为方式的总和。这些价值观念、行为方式往往为一个企业全体员工所共有,往往是通过较长的时间积淀、存留下来的。约翰·科特和詹姆斯·赫斯科特(1997)通过研究发现与市场环境相适应或策略合理型企业文化只有拥有能够帮助企业适应不断变化的市场环境时,才可能导致企业长期经营业绩的增长。在倡导有益改革的企业文化中,领导人员根据企业经营环境的相关变化有步骤地进行改革,使企业经营、企业文化与客观外界的变化环境保持协调稳定。由此看来,建设与市场环境适应度高的企业文化对提高企业的经营业绩非常重要。
在电子商务环境下,企业文化应注重企业的全球化视野,适应知识经济发展的内在要求,以学习、创新作为企业文化的核心。具体内容包括:
第一,贯彻全员学习新知识、掌握新技术的指导思想,将企业培育成为一个真正的学习型、创新型组织。知识经济时代的发展,必然伴随着新技术、新产品、新文化的不断产生,如RFID技术。对于一个传统型物流企业来说,只有通过学习才可能对市场做出快速反应,从而有可能在未来激烈的市场竞争中占据主动地位。
第二,增强企业管理功能,对企业从管理模式上加以革新。网络时代为管理领域带来了许多新的管理理论与方法,如“虚拟企业”等,这为传统企业从旧有的管理模式中走出来提供了可能。对于物流企业来说,完全可以与同行业中的其他企业结成虚拟联盟,共享某些运输线路或仓库,共享一些客户信息,从而打造虚拟的“联合舰队”,增强企业抗击风浪的能力。
第三,转变企业的思维方式,尽可能适应网络文化的要求。企业要以未来的市场为目标,培养自己企业的网络文化,以实现目标导向、激励、协调、辐射等功能。目前,虽然也有极少数企业设置了在线客服,能够满足部分企业网上下订单的需要,但是这些企业设置的网上客服通常不到正常的下班时间就离线了,下午5点以后到第二天上午9点或10点之间是空白服务区,这种情况在当今24/7,即一天24小时、一星期7天的全球性实时都有需求,亟待满足的现实社会中是远远不能满足客户的需要的。因此,对于企业来说,要建立适应网络社会的文化,就必然要求企业在虚拟世界中永不掉线,随时保持与客户的联系和通话,争取在第一时间满足客户的要求。
第四,提升以合作为前提的团队精神。企业进入电子商务领域,每个员工的工作都是有目标导向的,企业不应再对其进行强制型管理,而是将个人的绩效与团队的绩效结合起来,鼓励员工之间建立相互信任、相互支持的合作关系。这种合作关系将是员工之间共享信息、积极创造新的客户价值、提高工作效率的原动力,是企业能够成功实施电子商务的基础。
(3)建立与电子商务应用相适应的扁平化组织结构。基于电子商务的现代物流的发展要求企业对物流活动实行一体化管理,需要建立以市场拓展为驱动的一条龙服务链条,企业的组织结构、体制都要与此相适应。一般来说,传统物流企业主要是事业部制组织结构和项目型组织结构等。这些组织结构形式的共同特征是以纵向控制为主、横向协调为辅,因此,不同程度地存在各区域公司、各部门各自为政、协调不畅等问题。为此,物流企业应该在组织结构上进行如下改进:
第一,减少组织结构层次,使组织结构扁平化。企业可以借助于沟通方便的信息系统,使组织层次大大减少,基层工作单元通过信息技术可以直接与企业最高层沟通信息,减少沟通环节,提高沟通效率。
第二,根据项目需要建立矩阵式组织结构,即在职能部和事业部的基础上设立大项目部专门负责同类货物的运送组织;产品部专门负责产品的物流服务;大客户部对重点大客户提供个性化的服务。(www.daowen.com)
第三,建立精干化物流团队。通过培训或人才选拔,提高直接从事一线服务的人员素质,使其能够自主决定自己的工作方法,自主寻求其他员工的支援,降低对行政管理人员的依赖。
(4)加强单元技术应用,提高物流企业的信息技术应用水平。物流企业实现电子商务主要表现为物流信息的商品化、物流信息处理的数据库化和计算机化、物流信息收集的数据库化和代码化、物流信息传递的标准化和实时化、物流信息存储的数字化等。各种信息技术的应用将极大提高物流企业的信息化管理水平,为顺利实现电子商务转型奠定技术基础。影响物流企业信息技术水平的主要信息技术包括(但不限于)以下几种:
第一,RFID技术。RFID技术克服了手持式条形码识别器等辅助工具效率低下、差错率居高不下等问题。作为信息处理准确性和及时性极高的一种技术,RFID受到了管理者的青睐。RFID系统可以在不拆包的情况下就对贴上RFID标签的货物进行识别,从而准确、实时获得产品的相关信息,如种类、生产商、生产时间、成品、运输、仓储、配送、上架、最终销售,甚至退货处理等所有环节的实时监控,不仅能极大地提高自动化程度,而且可以大幅降低差错率,从而提高管理效率。在货物标签中贴上RFID芯片,不仅可以实现分拣过程的全自动化,而且系统可以自动读入标签信息,输入相关数据库以供客户和企业查询,极大增强了货物的跟踪效率。
第二,EDI技术。该技术的广泛应用,可以消除大多数业务所需填制的大量卡片,从而提高处理速度,降低人力成本,提高准确程度,推进功能多样化发展。采用EDI技术,可以将所有货物的常用数据,如重量、尺码、尺寸等存储后,再输入所有与信息相关的货物营运情况,就很容易获悉货物在各地的数量。此外,利用EDI还可以进行统计工作,计算出成本、净利润、周转率、总收入,并进行收益分析,进而对托运人、货物或运输距离做出评价。
第三,GIS和GPS技术。GIS和GPS技术的应用可以简化物流配送中货物的运输、仓储、装卸、递送等各个环节的处理,并对其中涉及的问题,如运输路线的选择、仓库位置的选择、仓库的容量设置、合理装卸策略、运输车辆的调度和投递路线的选择等进行有效的管理和决策分析,有助于企业有效地利用现有资源,降低消耗,提高效率。
第四,自动化仓库和智能储运技术。这种技术的应用主要表现在:自动化仓库、随机存储单元、无轨堆垛机、巷道堆垛机、激光或红外线测距定位系统、自动搬运车、机械手、标准托盘和整体控制系统。由于自动化仓库采用了电子计算机等先进的控制手段,采用了高效率的巷道堆垛起重机,使仓库的生产效益得到了较大的提高,极大节省了劳动力。自动化仓库的高层货架能合理地使用空间,使单位土地面积存放物资的数量得到几倍甚至十几倍的提高。同时,能保证以最快的速度、最短的距离送取货物,使物资出入库的时间大大减少。另外,仓库作用准确程度提高,仓库与供货单位、客户能够有机地协调,有利于缩短物资流通时间。利用电子计算机储存仓库的账目资料既利用随时调用,又能确保准确无误,同时又便于进行资料分析。
(5)依据电子商务应用的要求进行业务流程重组。业务流程是企业价值创造的基础,以信息技术为核心的电子商务对企业现有的业务过程的影响和冲击是巨大的。按照业务流程再造(BPR)理论,信息技术是BPR的使能器之一,将对传统业务过程运作方式起到变革的影响。一方面,信息技术仍是自动化的动力。另一方面,它将从根本上改变经营管理活动的处理方式:它可以协调分散与集中的矛盾,使一个过程在很广的地理范围内有效地运营;它可以使同一过程中活动之间的连接方式发生变化,使各个活动并行执行,如支持基于并行工程的新产品开发过程的信息技术;它使非结构化的处理变为常规处理,如决策支持系统;它可以提供大量的实际的详细的信息和复杂的分析方法,如数据库系统和各种系统分析统计技术;它可以消除过程的中间介质,等等。所以,实施电子商务战略的第一步,是要对企业现有业务过程进行重新改造。
对物流企业进行业务流程重组时,首先要对现有的业务流程进行分析和诊断。物流企业按照服务为主、快速响应的目标,流程重组应以企业内的价值链为依据、以物流企业客户的需求订单为出发点,进行业务流程重组。
在业务流程重新设计时,应首先选取最关键的流程(能够满足顾客的关键需求,满足经营目标,满足竞争需求)进行改造,可以取得以点带面,最后全面突破的效果。物流企业业务的关键性价值是物流服务水平,它由服务响应速度、服务成本、服务的稳定性、服务的质量、服务的变异性等方面体现。体现服务水平的关键性活动是客户服务(客户对物流的要求,客户对物流的反应)、运输、库存管理、信息流动及管理。针对前面分析诊断的结果,重新设计现有流程,使其趋于合理化。
在流程重组实施的过程中,要将重新设计的流程真正落实到企业的经营管理中来。流程重组可以表现为:经多道工序合并,归于一人完成;将完成多道工序的人员组合成小组或团队共同工作;将串行式流程改为同步工程等。流程重组的关键是信息技术的支持和现代管理技术的应用。
(6)开发与电子商务应用相符合的服务。市场对物流所期望的作业内容同传统服务相比,已经发生了很大的变化,单一服务显然已经不能满足市场要求,传统的物流企业必须在服务内容上进行拓展,不断开发出新的服务内容,这样才能满足客户不断变化的要求。为此,河北省物流企业要紧跟市场需要,通过研究用户的潜在需求,研究社会科技进步的趋向,有预见性地及时开发适销对路的新的物资资源,增加服务内容,扩大增值服务的广度和深度。
对于物流企业来说,仅仅提供库房和运输服务,远不能满足现代企业的需要,物流企业必须具有提供从物流计划、系统设计、物流管理到实施一整套物流服务能力,要建立研究设计中心,规范化、标准化、系统化地为客户提供从原材料计划到产成品的储存、分拨、配送、加工、包装、金融结算、信息处理的一体化服务,积极拓展物流深加工及配送等综合业务,还可为企业的发展提供高水平的咨询服务,为客户提供切实可行的物流方案。
物流企业可以利用自身优势,积聚各方资源要素,结合客户的实际需要,引进海关、工商、银行、邮政、车管等职能部门,完善物流服务的整体功能。为客户提供装卸、仓储、中转、加工、配送、库存服务、经营、物流质押、客户结算、金融、信息、保险及安全等一站式服务,最大限度地方便客户、服务客户。
除了提供一站式服务为客户增加便利外,还可以提供其他增值服务:通过信息系统使客户可以随时了解物流服务的情况,如物资价格、产地、现在物流位置等,增强客户与物流企业的互动;建立快速反应机制,要求物流企业从订单的接收处理、订货组织、运输方式合理化安排、货物配送等各方面均应建立快速反应机制,确保客户物资的及时到位;努力提高资金周转率,提供低成本、高质量的服务,帮助客户充分挖掘第三方利润源。
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