信息在全球范围内传播，由于各地使用的语言不同，所以实现信息可用性的第一大障碍就是理解难。即使是在技术传播中使用世界通用的英语，由于不同地域人们的英语水平不同，对英语国家文化的理解不同，传者与受众对英语文化情境（cultural context）了解的差异仍会给双方交流带来一定困难。为了使文档源在全球范围内更易于理解，大致有两类方法：第一，去语境化，即人为地简化英语，使非英语母语的译者理解文档源时不需要借助太多对英语文化情境的掌握；第二，语境化，即在正文之外补充省略的文化情境信息，有助于准确理解文档源。

（一）去语境化

在第一类方法中主要又有两种常见方法：一是使用受控语言（controlled language）；二是使用风格指南（style guide）。

受控语言是“一种在词汇、语法和风格上受到明确使用限制的自然语言”（Munday，2009：115）。根据使用的领域不同，人们开发出不同的受控语言，例如，欧洲航空业使用AECMA SE简化英语，美国重型设备制造业则使用CTE（Caterpillar Technical English）。但这些受控语言都是为了减少文本的歧义和降低文本语义的复杂度。其具体表现为：

在词汇上，受控语言使用的词汇数量有限，如PACE（Perkins Approved Clear English）只有大约2500词（Nyberg et al.，2003：255）。同一个意思只用一个词表达，如规定使用prevent而不用preventive，用right而不用right-hand。而且这些选中的词词义单一，如fall只能表示“因重力而向下移动”，而不能表示“减少”（Nyberg et al.，2003：251）。

在语法上，受控语言要遵守特定的写作规则。例如，PACE受控英语就明确不能使用省略结构，不能省略连词或关系代词，也不能使用多个并列名词等（Nyberg et al.，2003：255）；有的受控英语还规定不能使用被动语态（Nyberg et al.，2003：247）。

在风格上，受控语言同样要遵守特定的写作规则。例如，使用短句，甚至还规定句子的长度不能超过20词（Nyberg et al.，2003：247）。

受控语言通常可分为两类：针对人的受控语言（human-oriented controlled language）和针对机器的受控语言（machine-oriented controlled language）。前者意味着由人来翻译由该受控语言写成的文档，而后者意味着由机器来翻译由该受控语言写成的文档。总体上，这两类受控语言的共性远大于其差异。在微软的风格手册中，后者甚至包括前者（Microsoft，2012：35）。但两者之间也有一些明显的差别。例如，针对人的受控英语就规定条件状语从句必须先于主句，因为人更容易理解这一结构，但在针对机器的受控英语中则没有这一规则。相反，针对机器的受控英语限制代词的使用，而针对人的受控英语则没有这一限制，因为人可以根据语境判断出代词所指代的内容，而机器很难做到这一点（Nyberg et al.，2003：247）。

研究表明，使用受控语言可以使文档更易于理解，对复杂文本和非英语母语的读者尤其有效（Nyberg et al.，2003：258），因此可以帮助母语为非英语的译者在翻译时更好地理解原文。而采用特定受控语言在特定领域内进行机器翻译也并非罕见，其翻译质量也得到了相关行业的认可。

除了使用受控语言，去语境化的另一种方法是使用风格指南。风格指南是指公司为本公司的产品和服务所确定的统一的语言表达要求。有的公司的风格指南还成为行业规范。如微软的风格指南已成为软件行业的规范。与受控语言相比，技术文档的风格指南涉及可用性的内容更广泛，不局限于文档的可读性。仅就文档的可读性而言，风格指南与受控语言在要求上也有所不同。

在词汇上，它没有明确限定使用词汇的数量，但往往提倡尽可能使用小词，如用use而不用utilize；在词义上，虽然没有强调一词一义，但要求使用不易引起歧义的词，如使用because而不用since和as；在语法和风格上，风格指南似乎比受控语言的要求更加具体，例如，微软提倡使用主动语态，但也没有完全禁止使用被动语态，而是规定在以下三种情况下可以使用被动语态（Microsoft，2012：34）：

1.为了避免啰嗦或别扭的表达；

2.当不知道施动者或强调动作的受动者时；(www.daowen.com)

3.如果让用户作为施动者会含有指责用户或高高在上的意味时，特别是在错误消息和有关诊断错误的内容中遇到此类情况时。例如，

An error occurred while the update was being downloaded.（微软风格）（Microsoft，2012：9）

An error occurred while you were downloading the update.（非微软风格）

值得注意的是，大型全球化公司由于产品众多，都特别强调语言表达在术语使用与句子结构上的一致性。术语一致可以消除用户理解概念时不必要的困惑，而句子结构一致，“用户看到同类信息总是用相同的句子结构来表述，他们就知道要讲什么，这使得内容更易于理解”（Microsoft，2012：3）。相同的句子结构常常用于描述操作步骤、用户界面的操作和交叉参考。例如，

On the Tools menu,click Options.

On the View menu,click PERT Chart.

此外，风格指南还往往强调在文档中消除具有原语文化特色的文化专有项，如成语、俚语、涉及当地流行文化的词语等，因为这些词语都会给不熟悉原语文化的译者带来不小的理解困难。在信息社会，虽然互联网发达，大大方便了资料查找，但是查询这些文化专有项毕竟要花费译者不少时间和精力，必然会减缓翻译速度。

（二）语境化

为了帮助译者更好地理解文档源的第二类方法是补充其所需的背景知识。主要又分为被动式补充与主动式补充两种。前者是指文档源设计者只有在译者向其咨询文档源理解难点时才提供必要的背景知识；后者是指设计者在设计文档源时就已提供了必要的背景知识方便译者理解。

在20世纪90年代，全球化的公司开始重视翻译质量，把翻译部门与技术写作部门有意安排在一起，（Séguinot，1994）这样译者和技术写作者可以及时沟通，解决文档设计中的困难。后来当公司把翻译外包给其他公司后，虽然有了互联网等通信手段，但沟通还是不如以前顺畅。所以有的公司（如惠普）就干脆把技术写作与本地化都外包给一家本地化公司。这样技术写作者与译者就可以实现充分的互动了。（Combe，2000：103）

被动式补充与主动式补充各有特点。被动式往往是因为设计者不了解外语，或对外语的了解有限，不了解异域语言文化与用户特点，因而无法预知文档会给翻译带来的具体困难。如果译者遇到的问题属于特定语言的翻译问题，那么被动式可以很好地解决问题。但如果译者遇到的问题属于不同语种本地化过程中的共性问题，不同译者分别咨询设计者就会导致重复劳动。这种情况下，主动式的优势就突显出来了。设计者根据本地化的内容、用户特点以及自己的设计经验，预判在翻译中可能会遇到的理解障碍，然后在文档内解释难点，或在文档外提供注释与术语表，从而做到意义的明确与统一。译者翻译文档源时并不需要把这些补充信息都翻译出来，他只需根据本地用户的需求来决定这些内容的取舍。这在处理文化专有项时尤其有用。这同时意味着在文档源设计时对文化专有项的处理并非一味消除其文化特色，解释清楚其文化内涵反而保留了进一步本地化的空间。如果设计者主动补充的内容依旧无法解决译者的理解困难或给译者带来了新的理解困难，那么在条件允许的情况下，译者可以直接咨询设计者。所以主动式补充与被动式补充可以同时使用。