理论教育 企业组织设计中运用面谈法的要点和注意事项

企业组织设计中运用面谈法的要点和注意事项

时间:2023-06-11 理论教育 版权反馈
【摘要】:但是,运用面谈法对分析人员的要求较高,必须受过面谈的基本训练;分析人员应当与被研究的人员之间建立起和谐的关系及相互信任;被分析的对象必须实事求是,要防止被分析对象在面谈时有意或无意地对自己进行不真实的描述。

企业组织设计中运用面谈法的要点和注意事项

从组织行为研究的角度来看,企业是由一系列的工作职位以一定的结构组合而成的组织体。一个企业应该具有一些什么样的工作职位,这些职位应该以什么样的结构进行组合,需要依企业的性质、任务与宗旨以及其所处的环境而定。例如,制造业企业的组织结构的特点是强调对上级的服从,明确的工作任务以及专业化。而那些经常面临新问题和不可预见因素的工作,如市场营销工作,就需要经常重新明确工作任务,强调工作的灵活性和高度的自我约束。因此,在企业的人力资源管理中,企业的组织设计是一项极为重要的工作。

1.进行工作分析

工作分析是指在确定企业的组织体制和确定实施人力资源政策之前,对企业内部各项工作或职务的性质、责任以及对员工的要求等加以分析和研究,以此作为实施人力资源政策的依据。由于企业及其工作或职位的性质与环境不同,工作分析的具体内容可以有很大的差别。通常工作分析有以下具体内容:

(1)确定工作职位的要素。如工作职位的名称,工作操作的步骤与方法,工作的物理环境,工作的社会环境,工作的报酬情况,工作的责任等等。

(2)制定工作规范。工作规范是对工作的说明,主要包括对员工教育程度、生活工作经验的要求等。工作规范强调的是从事某项工作的员工的能力。然而在管理实践中,很难找到十全十美的人来从事某项工作。

(3)确定工作分析的方法。常见的有观察法和面谈法。观察法,即对某一工作岗位的操作进行实际观察,是明确工作岗位及其职责的常用方法。观察法比较直观,简便易行,但是也存在着一些不易克服的缺点。例如,观察易受观察者主观态度的影响;被观察对象可能因为紧张或炫耀自己而在被观察时表现异常;大量的非体力劳动不宜进行观察;需要较长操作时间的工作不宜进行观察等。

面谈法可以克服观察法的某些缺点。面谈法是由分析人员分别访问工作人员本人或其主管,以了解工作说明中原来填写的各项目的正确性,或是原填写事项有所疑问,以面谈形式加以澄清的方法。操作者能够进行自我观察,监督自己的心理活动,并能够用简明扼要的语言陈述自己的工作感受,这是运用观察法无法观察到的。但是,运用面谈法对分析人员的要求较高,必须受过面谈的基本训练;分析人员应当与被研究的人员之间建立起和谐的关系及相互信任;被分析的对象必须实事求是,要防止被分析对象在面谈时有意或无意地对自己进行不真实的描述。

2.确定组织结构

在不同的企业中,尽管各个工作职位之间的相互关系各不相同,但企业组织的设计者需要决定如何将这些不同工作职位联系在一起。确定企业组织结构的方式有四种:

(1)按照职能将不同的工作及相关人员组合在一起的组织结构。如将企业的销售人员组合在一起,形成一个组合,公共关系人员则形成另一个组合等。按照职能确定组织结构,可以使同一部门的人分享经验,加深相互间的了解、帮助和支持。这种组织结构形式,有利于企业工作的专业化,促进工作经验的积累,因此是一种运用最为广泛的组织结构。它的缺点是容易使企业工作人员局限于本专业的工作,使不同职能部门之间的沟通出现问题。

(2)按照业务地区的不同而设置企业组织结构。这种组织结构有利于各单位内部不同专业人员之间的交流,使企业员工更接近自己的顾客。其缺点是同一专业人员之间的交流范围有限,不利于积累专业经验。(www.daowen.com)

(3)以企业产品为中心设置组织机构。这种组织形式可以围绕同一产品将具有不同经验和专业技能的人组织在一起。

(4)按照工作的时间分隔设置组织机构。随着工作的进展,逐步调整人员组合。

企业的组织结构建立起来后,最重要的工作就是在企业内部不同部门之间进行协调,使整个企业成为一个有活力的整体。这种协调工作主要包括三个方面的内容。首先是通过建立制度进行协调。这意味着使企业的组织结构制度化,以明确企业内部的等级,使全体员工纳入一定的上下级关系之中,分享企业从最高层向最低层垂直分布的权力和责任。其次是通过计划进行协调。在明确授权的基础上,企业计划可以为每一位员工规定各自在未来的任务,使大家分工协作,为实现企业的整体目标而共同奋斗。最后是通过会议进行协调。企业各级负责人可以根据需要,在自己的职权范围内召集必要的会议,沟通信息,交换意见,协调行动。

3.企业组织结构的不同形式

企业组织结构的形式是由企业内外部不同条件和环境因素共同作用所决定的。由于这些条件和因素的复杂性,企业组织结构的形式也是千差万别的,没有一种单一形式的组织结构,也没有一种称得上是最佳形式的组织结构。

(1)家庭式组织结构。在这种企业里,由一个或几个人形成一个中心,由中心对企业在所有权、专业技术和经营管理上进行严格的控制。这种企业组织结构形式适合于那些规模不大,技术简单,或者专业技术在企业经营管理中占重要地位的企业,以及经营环境不确定或环境发展变化太快的企业。

(2)行政机构式组织结构。那些拥有实力和专业技术的综合性企业常采用这种企业组织形式。它适用于在稳定的环境中经营的大型企业,具有综合技术和不同专业技术的企业。

(3)矩阵式组织结构。那些行政机构式的综合性企业可以采用矩阵式结构,以加强企业内部各部门的责任,更好地对顾客的需要做出反应。

(4)独立式组织结构。采用独立式组织结构的企业内部分为若干个独立的单位,企业对每一个单位提供必要的支持,而每个独立部门则分别从事自己的业务,相互之间很少协调。这适合于那些同时从事若干不同专业化业务,并且强调各单位及个人责任的企业。

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