项目推进过程中，会出现一些突发情况。无论项目经理的统筹能力有多强、项目计划准备得多么充分，这些突然的变化还是不可避免。为此，就有不少项目经理伤透了脑筋。

“吉姆，帮我把上次那个咨询项目的客户资料整理一下，发到公司邮箱，顺便再帮我修改一下这个咨询项目计划书。”项目总监把身为项目经理的吉姆叫到办公室。

“知道了。”吉姆如是答应着，但心里却很纠结：上午刚刚集体完成了一批不算特别重要的琐碎工作，下午还要跟自己的成员讨论手上的一个案子，项目经理凭空插进来两件工作，一下子打乱了他的工作计划。

你也可能会跟吉姆一样，被老板或者客户打乱工作计划，然后又不得不放下手上的工作去忙其他的事情。最终，“计划总是赶不上变化”自然也成为你在工作最常见的抱怨。

可能有人就会说：“你可以告诉对方，你有自己的工作要做，没时间帮忙，这样不就可以推掉任务了吗？”

这虽然是一种办法，却不能经常拿来使用。如果我们总是拒绝别人，别人会怎么看我们？而且，很多工作都是领导指派的，你根本就不能随便拒绝。

那么，我们应该如何处理这种矛盾？我们这里介绍华为人一直在用的一个很好的解决办法：事先为计划后的工作留出预留提前期。

什么是预留提前期？就是在做工作计划阶段就考虑到在任务执行中可能会发生一些意外，从而预留出工作的提前期。倘若真的在工作的过程中出现“不测”，就有足够的时间进行改正，以保障作业的顺畅和安全。

在华为，项目成员会习惯性地预留提前期。如果客户要求9个月内完成交付任务，华为人就会把交付时间缩短为8个月时间，剩下的一个月时间用来处理突发事件。如果领导让自己周末之前提交项目策划书，员工绝不允许自己在周五下班时踩着时间点把策划书交给领导，因为他们还要为自己留出一点时间来修改。

这种聪明的做法确保华为人的工作都在自己的掌控之中，哪怕工作过程中出现了一些意外情况，他们也能够有充足的时间进行调整。

那么，具体应该如何设定预留提前期？我们来看下面这个案例。(www.daowen.com)

某公司是北京一家毛绒玩具生产企业，最近接到了一家企业的订单。

领导下达任务时是这样说的：最近我们接到一个重要的订单，他们要求订购1万件毛绒玩具熊以及8000件毛绒玩具虎，订单上的要求完成时间是2010年3月25日，距离收单日还有20天时间。我们的设备现在运行状况良好，我相信凭借大家的努力，一定可以完成任务，大家加油。

结果，最不想看到的情况发生了：直到25日，仍旧还有3003件毛绒玩具熊未完成，最终在同意在支付对方违约金的情况下，争取三天时间内完成交货。

正常情况下，20天之内完成这样的生产量是完全可以的，但过程中偏偏发生了意外：设备出现故障，维修了2天，任务没能按时完成，最终不得不支付违约金。

如若上面案例中的管理者改变下达的任务内容，将20天的交货期改成18天，就能在一定程度上避免未完成产品的数量，即便最后没有全部完成任务，也可以通过预留下来的2天时间进行补生产。

如果生产的产品质量要求很高，在下达任务时，管理者就可以提高产品的需求的质量水平，以便获得在质量标准以内的产品。例如，生产某品牌玻璃，强度要求为300N，我们可以在下达命令时，告诉员工玻璃强度为320N。这样预留的提前期就使得生产出来的玻璃在质量标准之上，减少残废品的数量。

如果更换生产设备后，管理者希望下级的工作效率可以提高20%，可以同下级这样讲：“我们更换的这批设备，有助于大幅提高产品生产率，所以我希望诸位能够尽力将工作效率提升25%。”

目标比自己需求的要高，就可以提高员工的执行意识。即使员工没有完成管理者下达的目标，但也会完成预期的目标。

总之，项目经理和项目成员都要给自己的任务预留提前期，这样就能够给计划不留一点余地。即使项目过程发生意外，项目团队也不必手忙脚乱，而项目进度也能够在控制范围内。