理论教育 如何与项目成员共享信息?

如何与项目成员共享信息?

时间:2023-06-11 理论教育 版权反馈
【摘要】:当某个项目成员想要向项目经理或者其他成员了解一些工作信息时,就很容易吃到闭门羹。如果我们的沟通意识强烈一些,也有专门的沟通渠道让项目成员之间共享信息,那么,也不会出现案例中的复杂情况。其中,只有一个成员位于沟通活动的中心,成为信息沟通的中间媒介和中间环节。特别是像华为这样以信息化为主的通信企业,强化沟通并共享信息,才能减少无用功的浪费。

如何与项目成员共享信息?

项目沟通中有一个问题,就是没有专门的沟通渠道。当某个项目成员想要向项目经理或者其他成员了解一些工作信息时,就很容易吃到闭门羹。

孙哲(化名)在华为某项目组负责跟数据库接口,需要跟呼叫处理、移动管理等接口进行工作对接。最开始的时候,大家都是用一个接口模块,所以最后的工作对接没有出现问题。可是后来就有研发人员把接口变了,孙哲想要去了解一些信息,结果因为工作进度很紧张,研发人员只是简单地交代几句之后就转身离去。孙哲之后找了好几个研发人员,但结果都是一样的。最后,孙哲只能回去摸索,结果发现大家的接口都对不上。最后,项目组不得不重新修改程序,并定下统一的接口。经过重新调整以后,接口对上了,但整个工作整整浪费了差不多一个月时间。

事实上,整个项目的执行都离不开沟通,尤其是跨部门的协作,沟通更为重要。而且在很多时候,项目进度延期、返工维护等,正是由于我们自己与协作方的任务对接不到位造成的。如果我们的沟通意识强烈一些,也有专门的沟通渠道让项目成员之间共享信息,那么,也不会出现案例中的复杂情况。

因此,信息共享是实现高效工作的基础,对协调各项工作起着十分重要的作用。在信息的不断传递中,纵向的信息传递可以协调不同层次的工作行为,而横向的信息传递则可以协调项目成员之间的工作行为。为此,项目经理需要建立一个畅通的沟通渠道,实现项目团队内部的信息共享。

沟通渠道是多种多样的,对于一个项目团队,沟通的渠道可以分为正式渠道和非正式渠道两类。

根据管理学者莱维特教授的研究,组织中的沟通渠道有链型、轮型、Y型和全通道型4种基本的沟通网络。

(1)链型沟通渠道。在一个组织中,它相当于一个纵向沟通渠道。在链型沟通渠道中,信息按高低层次逐级传递,可以自下而上,也可以自上而下。

(2)轮型沟通渠道。这是一种管理人员分别同下属部门发生联系,成为个别信息的汇集点和传递中心的沟通模式。这种模式类似于一个主管领导直接管理若干部门的权威控制系统。这种沟通渠道是加强控制、争取时间、提高速度的沟通模式。(www.daowen.com)

(3)Y型沟通渠道。这是一个团队内部的纵向沟通渠道。其中,只有一个成员位于沟通活动的中心,成为信息沟通的中间媒介和中间环节。

(4)全通道型沟通渠道。这种模式是一个开放的信息沟通系统。其中的每一个成员之间都有一定的联系,彼此十分了解。这是一种民主气氛浓厚、合作精神很强的沟通渠道。

除了上面这些比较正式的沟通渠道,团队中还存在非正式的沟通渠道,例如人际沟通渠道。人际沟通渠道非常灵活。传统的人际沟通渠道一般有谈话、书信、传话等。随着信息化时代的到来,人际沟通又出现了网上沟通,如E-mail、通讯软件等更为灵活的沟通形式。其中,博客、微博等沟通形式正广泛应用于管理者与员工的交流中。

华为就有非正式的沟通渠道——吃文化。华为的“吃”文化在内部许多部门十分流行,甚至已经成为工作的一种延续和补充。员工之间要么实行AA制,要么轮流坐庄,今天你请一顿,明天他请一顿,给了内部员工一个经常性沟通交流的平台,整个团队的气氛也被调动起来。员工们不用每天伏案埋首,默默无闻地推动各自项目的进展,甚至每个人在工作中不考虑结果地各自发挥。

在华为,干部也是“吃文化”的倡导者。只要干部当官,就应该感谢下属,然后请下属吃饭。不仅自己“吃”出了个中深味,还能不断进行总结和推广,影响下属也用心去“吃”。员工们也能心领神会,结果自然是大获裨益。

如今,项目团队日益全球化、成员队伍也日益多样化,实施开放的沟通也成为必然要求。特别是像华为这样以信息化为主的通信企业,强化沟通并共享信息,才能减少无用功的浪费。

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