很多人在凌乱不堪的工作环境中慨叹自己工作效率低、出错率高，可是他们并没有意识到乱七八糟的工作环境是偷走他的效率与成果的“小偷”；而那些对物品的摆放位置一清二楚的人，就不用耗用大量的脑力去记忆摆放位置，它们的工作效率自然就高出很多。

简洁有序的工作环境不是与我们争抢时间的敌人，而是帮助我们节省查找时间、带来灵感与高效率的好帮手。如果你看过医生出诊箱里的样子，你就知道答案了。

医生的出诊箱里总是整理得非常整齐。因为医生出诊时，如果病人的性命危在旦夕，而医生一会儿找这个，一会儿找那个，肯定会忙中出错。相反，如果医生在出诊前就把出诊箱整理得非常有秩序，那么，他就能做到忙而不乱，并及时拯救病人于危难。

所以，工作效率低下不全是由工作能力来决定的，工作环境也会有所影响。项目经理要引导项目成员对工作环境有所重视，以此来提升工作效率。

不过，要想创造好的工作环境，自然要从办公区开始。在IT业界，华为员工的工作效率较高几乎是公认的。而与华为员工合作过的人可能会发现：高效的华为人具有一个共同的特点，就是即使是在最繁忙时他们的办公空间里依旧井然有序，所需物品伸手可得。有序的办公空间，使他们的工作更有效率。

那么，他们是如何布置办公空间的呢？

华为员工首先会了解自己能够分配使用的私人办公空间有多大，以及其中包括了哪些设备。之后，华为人会以功能为基准，将办公空间划分为计算机作业区、收纳储藏区及文书处理区3个区域。

计算机作业区主要放置计算机的显示器、鼠标、键盘等。如果选用的是液晶显示屏或者笔记本则更加节省空间。

收纳储藏区是用来放置图书、资料和文件等暂时不用物品。通常情况下，这个空间通过文件柜、书架等工具加以划分，如果空间较小，便将储藏收纳空间纵向发展，使物品安全地叠放起来。

华为员工还会专门设立文书处理区，使工作人员摆脱计算机的干扰，静心处理文件、研究资料以及开展讨论会等。

前面我们说到处理工作时要分清轻重缓急，而这种轻重缓急的等级同样反映到了华为人对于各个小办公区域的布置中。(www.daowen.com)

开始工作之前，华为人会做好日工作计划，清楚各个工作事项的耗时预计以及完成截止时间等相关参数，然后对照计划表找到相应的资料与用具，确保所需资料、用具均已备齐。

接下来，华为员工会根据所需要物品的缓急，依次摆放。对于较为常用的资料、用具，放在最容易取得的位置；将使用频率一般的资料、用具放置在稍远的位置；将已经使用完的资料、用具暂时放在不容易干扰自己的角落里，待工作处理告一段落后将之整理、归档。

通过这些细节的处理，华为员工创造了一个简洁有序的工作环境，而工作效率也得到了大大提升。

另外，我们每天都要接收大量的信息和文档，如果得不到及时清理，就会妨碍我们的工作效率。所以，整理和清理新旧文档也能够创造效益。

对此，我们也可以效仿华为人的做法：一是整理；二是清理。

对于文档的整理，华为员工会制作一个文件检索表，将所有文档的名称、内容组成等信息罗列出来，使查阅者一目了然，文档查找起来更快捷。

华为员工会定期清理自己的文件，并将文档分为立即废弃、定期废弃和永久保存这3个时间档，然后分别处理。

例如，会议通知、资料和一般性的参考文档就属于使用过后就应立即废弃的文档。如果不确定日后是否还要用到，华为员工就会将它们放置于固定抽屉或文件夹中，以一个月为周期，再次检视一下文档是否有用；如果确定再无用处，就果断地处理掉。工作标准、指导书和技术性资料会留存一段时间以后再予以废弃。不过，对于重要的质量记录资料以及特殊的财务资料这些属于不能废弃的文档，华为员工会长期甚至永久保存。

在整理工作环境的过程中，对于一些有重要信息的废弃的文档，我们绝不能随手扔进纸篓。我们应该用碎纸机进行粉碎后再行丢弃，以免造成企业机密外泄。对于需要永久删除的电子文档也不可直接予以删除或简单地将之拖入回收站，而要用专业的软件对文档进行彻底粉碎清除。

总之，项目经理和项目成员都应该有这样的共识：在有序的工作环境下，人们的工作效率会更高；在脏乱的工作环境下，工作中出错的概率就会极大地增加。