理论教育 制订信息沟通计划,关键项目必备

制订信息沟通计划,关键项目必备

时间:2023-06-11 理论教育 版权反馈
【摘要】:究其原因,沟通计划不到位是罪魁祸首。华为的这位员工初始显然没有与协作方进行很好的对接。为了确保信息沟通工作的顺利进行,项目经理有必要提前制订沟通计划,明确信息沟通的信息沟通形式、信息发放时间和发放方式等内容,并制定出详细的信息发放日程表。当然,沟通计划不是一成不变的,它应随着项目的进展而更新和细化,以保证可行性。

制订信息沟通计划,关键项目必备

项目管理不仅要管理资源、管理时间,也要管理人。因为很多项目工作都是在团队成员的配合下完成的,这就少不了沟通。如果沟通有障碍,项目工作很可能需要多次返工,在严重的情况下还会直接宣告项目失败。

华为公司的内部培训课上,培训师讲过一个案例。

一位教授在精心准备一个重要会议上的演讲。为此,老婆专门为他选购了一套西装。晚饭时,老婆问西装合身不,教授说上身很好,裤腿长了两厘米。

晚上教授早早就睡了。老妈却睡不着,琢磨着这么隆重的演讲,西裤长了怎么能行,于是翻身下床,把西装的裤腿剪掉了两厘米,缝好烫平,然后安心地入睡了。

早上五点半,老婆睡醒了。当她想起老公的西裤,心想时间还来得及,便拿来西裤又剪掉两厘米,缝好烫平,惬意地去做早餐了。过了一会儿,女儿也早早起床了,看妈妈的早餐还没做好,就想起爸爸西裤的事情,寻思自己也要为爸爸做点事了,便拿来西裤,剪短两厘米,缝好烫平……

这个裤子还能不能穿?故事中的主人公们因为沟通不到位,付出了3倍的劳动得到的结果却是废了一条裤子,还影响了教授的演讲。究其原因,沟通计划不到位是罪魁祸首。如果一开始就确定裤子要不要剪短,由谁来剪,就不会出现故事里的结局。

项目经理也要有所启发,意识到很多项目进度延期、返工维护等,都是由于团队内部任务对接不到位造成的。因此,项目沟通很重要。

一位华为的员工这样描述他在项目中的工作情况:

“当时我做的是MAP部分,跟其他部门的接口最多,当时是跟数据库、呼叫处理和移动管理都要接口,当时基本上是一个接口模块,一开始定了一些接口,但是后来大家变了以后,各变各的,出现偏差,就没有想到沟通。因为当时这个模块有些是下面人写的,他们没有这些意识,我也没有加强这方面的检查,我没有意识到这些地方很容易出错。现在就不会了,这个定下来谁也不能动,什么地方要改,要互相评审,这个地方为什么要改,是严格控制的,就是说,有可能开发人员自己就把这个地方给变了。后来,在对接口的过程中,发现问题太多了,根本就对不上。改程序互相定了新的接口,大家再调整一次,才能对上。但是,整个过程整整浪费了一个月的时间。”

华为的这位员工初始显然没有与协作方进行很好的对接。虽然有接口模块,但每个人在工作内容发生变动后,都依据自己的想法进行设计,这样改变了接口模块,相当于每个人都有自己的一套接口。事实上,如果内部成员在工作内容发生变动以后,能够事先沟通一番,就不会出现每个人都有自己的一套接口的情况发生,也不用花费更多的时间进行调整了。

可见,对于任何项目工作来说,沟通并不是可有可无的。(www.daowen.com)

为了确保信息沟通工作的顺利进行,项目经理有必要提前制订沟通计划,明确信息沟通的信息沟通形式、信息发放时间和发放方式等内容,并制定出详细的信息发放日程表

不过在此之前,项目经理首先会明确沟通的两个层面,一是针对项目组内部的沟通;二是针对与高层和顾客的沟通。紧接着,你应该明确以下几个问题:

(1)与谁沟通?为什么要沟通?

(2)他们需要怎样的信息?频度如何?

(3)沟通的目标是什么?

(4)用什么方式完成沟通?

分析了利益干系人,确定他们的需要和期望之后,要对这些期望进行管理,即确定最终的沟通计划。

沟通计划会说明待发放信息的形式、内容、详细程度、要采用的符号规定与定义等,然后确定信息发放的日程表。当然,沟通计划不是一成不变的,它应随着项目的进展而更新和细化,以保证可行性。

总之,应该做好沟通计划,通过计划来明确信息的形式、内容、发放时间和方式等内容,以确保项目成员之间实现无缝对接。

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