我们每天都可能面临这些事情：接听响个不停的电话、接待客户来访、参加一个接一个的会议、参加朋友聚会、照顾家人等。面对这些忙碌的事情，有些人手忙脚乱，把事情弄得一团糟；有些人却忙中有序，把事情处理得井井有条。

这种现象不仅在项目经理身上发生，项目成员也是如此，甚至还要多忙上几分。究其差别，大抵是因为项目成员比项目经理更缺乏工作统筹能力，不能有效地安排工作。大家心里始终惦记着所有的工作，也不清楚应该先做哪些事情，再去做哪些事情，结果越忙越乱。

遇到这种情况，大多数项目经理会抱怨项目时间太短，而项目成员就会抱怨项目经理分配的任务太多。可是不难发现，即使是在有限的时间里，同样有人能够做到井井有条，忙而不乱。

美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾会见效率专家艾维·利，舒瓦普说他自己懂得如何管理，但事实上公司不尽如人意。他说：“你告诉我一个主意，怎么样才能更好地利用我的时间，如果成功了，我会给你一笔丰厚的报酬！”

艾维·利告诉舒瓦普，他可以在10分钟内交给舒瓦普一样东西，这个东西可以让舒瓦普的公司业绩提高至少50%。没想到的是，艾维·利递给舒瓦普的只是一张空白纸，说：“你把明天必须完成的事情全部写下来，然后按照工作重要性编上号码，明天从1号任务开始做，一直专注于1号任务，直到完成，然后再完成2号和3号，以此类推。这样，你一天结束时肯定会完成最重要的事情。”

几个星期以后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上强调，那是他一生中最有价值的一课。5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。

这是一个真实的故事，它告诉大家一个道理：任何工作都有轻重缓急之分，只有分清哪些是最重要的并将它首先做好，才能将工作做到井井有条、卓有成效。

德鲁克也在《卓有成效的管理者》一书中提出一种取得成效的秘诀——将重要的事情放在前面做。他认为，只有对要事报以足够的专注度，才会使人们从日常琐事中解脱出来。

我们可以看看那些优秀的职业人士，他们的工作也很多也很繁重，但他们为什么就能够在工作中游刃有余、井井有条呢？让二者产生差距的原因就在于，后者具备了根据工作的紧急性与重要性安排工作先后顺序的能力，这样就能够确保在执行上的专注，从而让自己付出的努力更有价值。

就以华为来说，因为公司实行易岗、易职、易地的管理政策，华为的员工需要不断地在不同的岗位上进行轮换，并且在短时间内需要处理大量的工作。所以，华为非常注重对员工进行培训，教会员工掌握科学做事的方法。

1998年，李梅（化名）从舒适的外企白领的工作岗位上跳到华为西南某办事处做了一名行政秘书，新工作内容包括了调车、人力管理、主管的日常事务、与客户的联络事务等。俨然，李梅成了办事处的大管家，这让悠哉惯了的她常常忙得头晕。

不过，李梅接受了公司培训后，具备了对事情统筹安排的能力。她用了最“朴素”的工作哲学——按照工作的轻重缓急，把这些简单的工作做到秩序化、规范化、条理化，极大地提升了工作效率。(www.daowen.com)

因此，很多时候我们不是被工作压垮了、弄乱了，而是自己的内心先乱了。如果我们坚持“要事优先”的原则，在面对繁杂的工作任务时，我们也能够有序地工作。

不过，在判断何为要事时，人们却常常将紧急的事情误认为“要事”。外界的压力往往迫使人们不去思考明天的新局面，而力图解决昨天的危机。人们一旦被外界的压力所左右，就可能会忽略那些真正重要的工作。于是，要事被放置在急事之后，甚至最终被牺牲掉。

一家购物中心的工作人员就曾遇到过类似问题。他认为，与店面承租者建立良好关系，最有助于业绩提升，这应该属于最重要的工作。但经过调查发现，这位员工只将不到5%的时间用在这上面。

至于原因，这位员工的理由是：“太多的事情使之分身乏术，开会、写报告、打电话等第一类公务已经使人筋疲力尽。纵使难得与承租者接洽，也不外乎收账、讨论分摊广告费等令对方不快的事。至于承租者，他们则希望购物中心的工作人员能帮助他们解决问题，而不是制造问题。”

后来，购物中心明确了“改进与承租者之间的关系”才是真正的“要事”，要求员工们将1/3的工作时间用于这方面。一年后，购物中心的业绩得到大大改善，工作开展起来也更顺利了。

可见，区分“要事”与“急事”是非常重要的。在工作中坚持“要事为先”的原则，才能事半功倍。

虽然人们已经意识到，被延后处理的工作实际上恰恰是应该被优先考虑的事情，但是有些急事又不得不予以特殊处理。为了平衡这种状态，一些人采取“每项工作都开展一部分”的方法，期望达到各方都比较满意的效果。事实证明，这种方法极可能导致一事无成。

对此，有效的办法仍然是坚持做“要”事，而不是做“急”事！也就是说，对于工作顺序问题，应该按照事情的“重要程度”，即对实现任务目标有无贡献及贡献大小，来编排优先次序。

至于如何做到要事优先的合理排序，我们可以参照由美国著名管理学家史蒂芬·科维提出的“四象限”法则，将工作按照重要和紧急两个维度进行划分，分为“既紧急又重要”、“重要但不紧急”、“紧急但不重要”、“既不紧急也不重要”4个象限。

总之，项目经理要有这样的意识：事情要有轻重缓急之分，只有分清楚主次，才能在有限的时间内把工作做到最好。