对于大型企业来说，岗位信息收集工作会跨行业、跨地域、跨多个下属公司进行，信息量非常巨大，因此基于人力资源信息系统的应用就十分必要。

对于拥有人力资源管理软件的公司来说，可以采用基于软件系统的全集团或全公司范围内的岗位信息采集，将岗位说明书填报模版挂在系统上，由各部门负责人组织填报，并于指定时间汇总到人力资源部门。而像国外的软件SAP HR、ORACEL HR或国内的用友EHR、金蝶EHR，在它们的系统内有已经设置好的岗位说明书模版，岗位分析小组人员可以直接使用。

对于公司规模很大但没有人力资源管理软件的公司来说，可以根据自己的实际情况由软件开发人员开发一个网络版的岗位说明书填报工具，以便于提高工作效率。以下是四川AL电力公司岗位说明书的网上提交系统的使用手册。

四川AL电力公司岗位说明书网上提交系统使用手册

（一）管理人员进行新岗位的编制

（1）管理人员进入该系统主页面，单击屏幕右边的“岗位编制”按钮，进入岗位设置主页面。

（2）通过展开屏幕左边的树形机构目录，找到要设置岗位的部门（部、处、科室），然后单击“设置新岗位”按钮。

（3）屏幕出现设置新岗位的填写表单，包括：

1）岗位所属部门（是一个提示信息，是你在第二步中所选择的部门）；

2）岗位编码（六位）；

3）岗位名称（不超过十个汉字）；

4）编写人账号（七位）；

5）审核人账号（七位）；

6）审批人账号（七位）。

在新岗位设置填写表单的下方，系统会列出该岗位目前已经设置的岗位列表清单，包括岗位编码及岗位名称，以供参考。

（4）单击“保存”按钮，以保存所填写的新岗位设置情况。

（5）若要修改或删除刚刚填写的新岗位信息，单击屏幕右边对应的“修改”或“删除”按钮。

（6）单击“返回”按钮，返回到岗位设置主页面，选择某个部门的某个岗位，单击进入该岗位的设置情况就可以对该岗位的设置进行修改或删除。

（二）岗位编写人填写岗位说明信息

编写人、审核人，以及审批人进入岗位说明书网上提交系统后，系统将需要他们进行填写、审核或审批的岗位所属部门按照树形结构显示在屏幕左边，当你选择某个部门后，屏幕右边将显示该部门需要你填写、审核、或审批的岗位清单。

对于岗位编写人，若第一次进行某个岗位的编写页面，系统将自动进入该岗位的基本信息信息填写页面，以接受岗位编写人关于该岗位以下信息的填写：

（1）该岗位的直属上级岗位名称（从下拉列表中选择）。

（2）该岗位的设置目的（简单而精确地描述该岗位为什么存在，长度不能超过100个汉字）。

填写完后，按“保存”按钮，进入该岗位说明书填写的主页面，在该页面中对于编写人，可以针对该岗位说明书进行以下操作：

（1）单击“填写岗位基本信息”按钮，可以对上面所填写的两条信息进行修改。

（2）单击“填写主要岗位职责”按钮，可以对该岗位的所有主要职责（用陈述句来说明一项有明确结果或产出的工作以及岗位所负的责任）进行逐条填写，包括每条职责的：

1）序号（必须是数字：1、2、3……）；

2）主要岗位职责（描述并以重要性为序，长度不能超过100个汉字）；

3）所占工作时间百分比。(www.daowen.com)

填写完一条后按“保存”按钮，系统显示你所填写的结果，并询问你是否接着填写该岗位的下一条主要岗位职责，若要，单击“继续”条目。否则单击“返回”按钮，返回到该岗位说明书填写的主页面。

该主页面中，在“填写主要岗位职责”按钮下方，系统将你已经填写的该岗位主要岗位职责依照条目清单逐条显示，单击某个条目，系统将允许你对该条目进行修改或删除。

（3）单击“填写权限范围”按钮，可以对该岗位的所有权限范围进行逐条填写，包括每条权限范围的序号（必须是数字：1、2、3……）及描述（长度不能超过60个汉字）。

权限范围是指该岗位被授予的任何方面的决策权，如财务、人员管理、合同管理及生产运作方面等。如：采购主管有权批准50000元人民币的采购申请，任何超出这个数字的采购要求必须由采购经理批准。

（4）单击“填写上下级关系”按钮，可以对该岗位的上下级关系描述进行填写。

进入该页面，系统首先要求你填写该岗位的上下级关系中有关“如果岗位需要经常与一些临时组成的团队共同工作，请描述该岗位在团队中的角色、工作性质及范围”进行填写，填写完成后，单击“保存”按钮。然后通过单击“填写本岗位的直属下级岗位名称及任职人数”、“填写本岗位的间接下级岗位名称及任职人数”、“填写与本岗位向同一上级汇报的岗位名称及任职人数”按钮，对该岗位的上下级关系分别进行填写。每条信息包括以下栏目：

1）序号（必须是数字：1、2、3……）；

2）岗位名称（不超过15个汉字）；

3）任职人数（人数必须是数字）。

每填写完一条信息返回上下级关系填写主页面后，该条信息就会显示在对应的关系栏目下，单击该条目可以进行修改或删除。

（5）单击“填写联系对象”按钮，可以对该岗位的联系对象进行描述，包括每个联系对象（不超过30个汉字）与联系目的（不超过40个汉字）。

（6）单击“填写工作难点”按钮，可以对该岗位的所有工作难点逐条进行录入，每条工作难点的长度不超过100个汉字。

工作难点是指在执行岗位职责时的主要困难或阻力，如问题的复杂、资源/信息的匮乏以及责任的重大等所导致的困难。可用实例解释。

（7）单击“填写任职条件”按钮，可以对该岗位的所有任职条件的方方面面进行填写，包括：

1）学历，可以选择高中以下、技校、中专、大专、本科、硕士研究生、博士研究生与专业（专业描述的长度不超过40个汉字）。通过按“保存”按钮进行保存；

2）其他专业知识（逐条填写，每条长度不超过60个汉字）；

3）相关工作经验（逐条填写，每条长度不超过60个汉字）；

4）核电知识/行业资格（逐条填写，每条长度不超过60个汉字）；

5）其他技能（逐条填写，每条长度不超过60个汉字）。

若要对某个栏目填写新的条目，都必须通过单击该栏目对应的按钮来打开新条目填写页面完成。若要对已经填写的条目进行修改或删除，必须通过单击该条目进入修改页面来实现。

填写完成后，在该岗位说明书填写主页面中单击“提交”按钮，将该岗位说明书填写情况提交给审核人进行审核。一经提交，编写人就不能对该岗位的说明书填写情况再进行修改了。

（三）审核人对编写人所填写的岗位说明书信息进行审核

进入岗位说明书网上提交系统后，系统将需要你审核的岗位清单按树形部门进行显示。展开后，单击某个部门，屏幕右边将显示该部门下属的所有需要你审核的岗位清单。单击某个岗位条目进入该岗位说明书填写主页面，就可以查看该岗位的编写人对该岗位说明书的填写情况的说明，并可以进行修改或增删。通过单击“审核”按钮，填写审核意见，并决定是否通过审核。若不通过审核，系统会自动将该岗位说明书填写返回给编写人重新进行编写；若通过审核，系统会将该岗位说明书的填写情况传送给审批人进行最后的审批。

（四）管理人员确认

管理人员在确认以前，也可以对该岗位的说明填写内容进行增删修改。

在确认时，可以填写确认意见。若通过确认，该岗位说明书编写的审批人就可以进行最后的签字了。若没有通过确认，则该岗位说明书会返回到审核人重新进行审核。

（五）审批人最后签字

审批人进入该岗位说明书详细页面，通过单击“签字”按钮，以实现对该岗位说明书的编制进行最后的签字。