1.分析凭证

“当你拿来原始凭证之后，这些凭证有的是外来票据，也有的是自制的，你首先要分析这些凭证记载的内容属于哪一类经济业务，也就是会计要素讲的资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润。然后，根据这六类要素，确定凭证的会计科目，再找准借贷的方向，这样，你就可以做记账凭证了。”

2.编制记账凭证

“出纳员编制填写的记账凭证通常有两类：一类是通用凭证，即不分收款凭证、付款凭证、转账凭证，只用统一格式的‘记账凭证’来处理所有的会计业务；另一类是分录凭证，即由收款凭证、付款凭证、转账凭证共同组成一套记账凭证，分别处理货币资金收付业务与转账业务。其中收款凭证与付款凭证是出纳使用的专用凭证。以分录凭证为例，出纳员在编制记账凭证时，应在以下三个方面特别注意。

“（1）应当明确‘收款凭证’和‘付款凭证’的使用范围。所谓收款和付款，是指单位收进的货币资金，包括现金和银行存款，绝不是单指现金的收付。某些单位在自行设计印制的记账凭证中，把收款凭证印制成‘现金收入凭证’了，将付款凭证印制成‘现金付出凭证’了，用来专门处理现金收付业务，而把银行存款的收付业务用‘转账凭证’处理了，这样，就更不规范了。

“（2）要正确填写有关内容。记账凭证，一般有七个要素，应按顺序填写有关的栏目。

“第一，要按记账日期填写年、月、日，并且年份要写全称。

“第二，要按货币资金的收付事项分别编制‘字号’，‘总字号’，一般留给会计员填写。

“第三，要按业务内容简洁而清楚地填写摘要，不仅自己能从记的账上看清发生了什么业务，还要让他人也能从记账凭证上看清发生了什么业务。

“第四，要依据收付款凭证分别填写有关货币资金科目，以及与之相联系的对应科目。

“一般来说，收款凭证上‘借方科目’在凭证的上方，可按业务内容分别填写‘现金’或‘银行存款’科目名称，其他对应科目位置在凭证栏目内；反之，付款凭证上‘贷方科目’印制在凭证上方，可按业务内容分别填写‘现金’或‘银行存款’科目名称，其他对应科目位置在凭证栏目内。

“第五，把发生额清晰地填入同行对应科目的金额栏。

“第六，要按原始凭证的自然张数填写附件张数。这里要注意下面几点。

“1）用购买的胶水粘贴附件，不要用大头针别上，也不要用面糊做成的糨糊粘贴，以防铁针氧化后脱落或凭证遭鼠咬。

“2）粘贴附件时，要留下凭证装订线，以供日后翻阅。

“3）附件粘贴要整齐，一般是将上边对齐。大于记账凭证的原始凭证要正确折叠，以防装订后打不开。

“第七，要在凭证下方的‘出纳’或‘制单’处签章。

“（3）要注意几个事项。

“第一，书写要认真，字迹要清晰，数字要规范。(www.daowen.com)

“第二，要使用规定的笔墨，不能随便使用红笔，不准用圆珠笔、铅笔填写。

“第三，要正确改错，不要随意涂抹。

“通用凭证的使用方法与分录凭证的使用方法是大同小异的，只是在编写字号时不要混淆了，因为凭证的格式和颜色都一样，很容易出错。”

3.凭证汇总

“根据记账凭证进行汇总。凭证都做完之后，根据业务需要，要进行凭证的汇总。

“先把凭证进行编号，然后，再按凭证上的科目做丁字账，按照凭证上面的编号，一笔一笔地进行统计，写完了数据，就试算平衡，看看借贷是不是相等。借贷两方平衡了，你就把数据抄写在记账凭证汇总表上。

“会计书上讲的都是先记账后汇总，最后记总账，可是我最近发现，先汇总、后记账好像更科学，因为现在的财务软件的流程也是这样安排的。这种方法能避免凭证的错误导致记账发生错误。

“汇总之前，会计人员要做科目汇总，其实，就是把做过的记账凭证汇合到一起，分别计算出每一个科目的借方合计数和贷方合计数。

“汇总的目的是登记总账，登记总账是为了做会计报表，而做会计报表是给有关人士看的。

“凭证汇总的方法很简单。‘Q币’，你就编顺序号：按时间顺序，给记账凭证编号。

“接着画丁字账：按编号顺序，所有的科目，都要立一个丁字账；再算合计数：把每个科目的借、贷方分别算出合计数；最后试算平衡：要求借贷方金额相等。

“就是用‘有借必有贷，借贷必相等’记账规则，看所有科目借方发生额是否与贷方发生额相等。相等了，就说明我们汇总成功了；不相等，就要查找原因。”

“不相等都有什么情况？”“Q币”问。“可能是金额计算错了，或者抄写的时候数字写颠倒了，或者漏科目了，等等。

“汇总完了之后，你就能知道损益类科目数，然后还要编制两个凭证，将损益类科目的总发生额转入本年利润，就是结转利润，一个是：借记‘主营业务收入’、‘投资收益’、‘其他业务收入’等，贷记‘本年利润’；另一个是：借记‘本年利润’，贷记‘主营业务成本’、‘主营业务税金及附加’、‘其他业务成本’、‘管理费用’、‘销售费用’等。

“转入后如果差额在借方，说明亏损，不需要交所得税；如果差额在贷方，表明盈利，需要计算所得税，然后做记账凭证，借记‘所得税费用’，贷记‘应交税费———应交所得税’，同时再借记‘本年利润’，贷记‘所得税费用’。

“‘Q币’，要注意的是，这里所得税和利润有关，企业亏损并不是不缴纳所得税，主要是看调整后有无应纳税所得额。所说的应纳税所得额是在会计利润（或亏损）基础上加上纳税调整数。”

“小吴，我怎么调整呢？”“‘Q币’，这里有一些规定，例如，招待费和广告费等费用，在会计上可据实列支；但在税务上须按一定的比例列支，超过该比例的部分不准税前列支。

“最后，你把每个科目的合计数，抄写到‘记账凭证汇总表’上，凭证的汇总工作就完成了。”