1.原始凭证的填制

小黄是刚分配到供销部门的大学生，他拿着几张出差时的发票来财务科找小吴报销，其中有一张发票的经办人没有签名，另一张发票金额栏里的阿拉伯数字的百位写串到千位栏里，小吴把这两张发票递给“算盘”，“算盘”审核一遍，告诉小黄，这两张发票的填制不符合报销的要求。

“算盘”按规定重新核定了小黄报销的金额，小吴支付给小黄现金，小黄签字离开之后，“Q币”对“算盘”说：“‘算盘’，这发票属于哪一种凭证？”“算盘”说：“‘Q币’，发票也是原始凭证中的一种，原始凭证的填制是要遵守一定规则的，下面我教你怎样填制原始凭证。”

“算盘”说着，拿起桌子上的原始凭证对“Q币”说：“‘Q币’，你看我手里的这些凭证，是不是都盖有填制单位的财务专用公章？”“是，‘算盘’，原始凭证上面都盖着红色的印戳。”“所以，你要记住没有加盖单位财务专用公章的原始凭证是不能作为报销的依据的。

“我们经常可以看到的如飞机票、火车票、船票等这些原始凭证比较特殊。它们有固定的特殊公认标志，也就是票面上有铁路的路徽、航空的徽标、航海的徽标，这些标志都是约定俗成的，即使不加盖公章，人们也都认可。但是，有一点是要注意的，你一定要辨识真伪，假的飞机票、车船票是不能报销的。

“如果你买东西时，是从某个人那里得到的原始凭证，凭证上面应该有经办人员的签名或盖章。为了保险，你应该在原始凭证上写明填制原始凭证的个人的经营地点或居住地点。

“如果你在处理会计业务时，接触的是自制的原始凭证，你要看原始凭证是否有完整的签审手续，就是经办人、负责人、审核人、签领人一定都要签名或盖章。”

“‘算盘’，这原始凭证也就是一张小纸片，我上哪儿去找经办人、负责人、审核人、签领人的签名和盖章？”“‘Q币’，你看原始凭证的下面，这儿不是印着经办人、负责人、审核人、签领人签名和盖章的地方吗？”“噢，‘算盘’，我看明白了。”

“所以，原始凭证一定要签名加盖公章，只有经办人、负责人、审核人、签领人都签字盖章了，这样的凭证才具有法律效力，另外，经办单位负责人所指定的人员的签名或盖章也视为有效。

“‘Q币’，还有一点需要注意，如果你处理的是对外开出的原始凭证，必须要加盖本单位的公章，一般要盖财务专用章。不盖财务专用章的原始凭证是无效凭证，单位是不能给予报销的。

“还有，用来购买实物的原始凭证，必须附有所购买实物的验收说明；用来支付款项的原始凭证，必须要有收款单位和收款人的收款证明，作为付款人，自己不能证明自己确实付出的款项。”

“‘算盘’，有一次我买东西时，人家给我开的凭证是三张收据。”

“‘Q币’，那不是三张收据，那是三联原始凭证。

“‘Q币’，如果你遇到的是一式几联的原始凭证，你要注意，必须用双面复写纸复写，不要忘了做好连续编号。

“原始凭证因填写错误，或者其他原因而作废时，应加盖‘作废’的戳记，如果是几联的原始凭证，要整份保存，不得缺联，复印的原始凭证不能作为记账凭证的依据。”

“‘算盘’，有一次，我们学校买了赛跑的发令枪，因为打不响，就去体育用品专卖店退货。我记得退还现金时，服务员还要我的发票。”

“‘Q币’，这是因为，商店已经售出的发令枪被退回，实物要验收入库或另作处理。

“退还款时，要先填制退货发票。用现金退款时，要取得对方的收款收据；用银行存款退还的，以银行结算凭证记账联作为证明，不得以退货发票代替对方的收据。‘Q币’，你听明白了吗？

“‘Q币’，如果你在一家公司做会计，公司的职工因为出差需要借款，你应该让职工填写正式借据。

“作为记账凭证的附件，你要将这个借据作为记账的凭证，是不能退还给借款职工的。职工用报销的差旅费冲销或退还借款时，由出纳人员另开收据。

备注：1.差旅费借款必须在出差回单位后三日内报销。

2.其他借用款项必须在借款日后三日内报销。

“‘Q币’，和政府行政机关有联系的经济业务，一定要让政府行政机关给你办理批文，因为批文是你记账不能缺少的原始凭证。

“如果需要将批文抽出另行保管时，还应当复印一份作为附件替换正式批文。

“‘Q币’，你看我抽屉里的空白原始凭证，这些空白的原始凭证要指定专人保管，领用这些空白原始凭证的时候，不要忘记填写领用单，注明用途、领用单位、领取人以及空白原始凭证的起讫号码。

“用完后，要以存根销号。如空白发货票、空白收款收据，运输企业的空白车票、船票等。

“如果你买的是专控商品，除了银行转账或汇款凭证、销货方开出的发货票、你们单位的购物入库或使用证明外，还必须附有社会集团购买力专控办公室给你们单位签办的批准购买文件。如果没有这个批文，虽然你买的商品是真实的，但却不是合法的，是不能报账的。

“你看这些内容基本相同的原始凭证，我是怎么处理的。

“对于这些每天发生的频率高，性质、内容相同，只不过是每张凭证反映金额不同的原始凭证，我在编制记账凭证之前，是按照会计制度的规定先编制原始凭证汇总表的。(www.daowen.com)

“例如，每天收取的押金、向个人开出的销货发票或报销的医药费等。”

“‘算盘’，我想问一下，什么是原始凭证汇总表？”“‘Q币’，原始凭证汇总表也叫汇总凭证。常用的原始凭证汇总表有发出材料汇总表、工资结算汇总表、销售日报、差旅费报销单等。

“形象地说，原始凭证汇总表就是原始凭证的总集合。如差旅费报销单、用餐券、车票、住宿发票等一些发票，一般都是有很多张的。这个时候，你手里的原始凭证就会有很多张。需要填记账凭证时，你就不用对应原始凭证，一张张地逐个填制记账凭证了，可以直接把这些原始凭证汇总成为一张汇总凭证，这样，你就可以把很多张原始凭证汇总，填制成一张原始凭证汇总表来编制一张记账凭证。

“汇总凭证与汇总记账凭证是有区别的，汇总凭证指的是一张凭证，而汇总记账凭证是一种财务处理程序。

“下面我再告诉你，在原始凭证汇总表上，应该填写以下内容：编号、填制日期、经济业务内容、数量、单价、金额、制证人、审核人、收款人、所附原始凭证张数。你看，我填写的汇总表是不是把这些内容都填上了。然后，再按经济业务发生的先后顺序号登记，最后加以合计。

“如果这些原始凭证的数量不多，可以把原始凭证附在汇总表后面，如果数量多，就应该单独对这些原始凭证进行编号，并把它们装订成册，妥善保管，作为以后备查的依据。”

2.原始凭证的审核

“算盘”正在教“Q币”怎么填制原始凭证，总经理助理小尤拿着出差的报销单找小吴报销。小吴经过认真的审核，又递给“算盘”审核了一遍。

“算盘”确认小尤要报销的这几张单据符合财务制度的规定，就签字盖章，并告诉小吴支付小尤的差旅费。

小尤走后，“Q币”问道：“‘算盘’，要审核原始凭证的什么地方？”“算盘”说：“‘Q币’，当你拿到原始凭证之后，要检查这些凭证是不是合乎入账的手续。”

“‘算盘’，我从哪里才能看出要报销的凭证是否合乎报销的手续？”

“‘Q币’，你要先看这些原始凭证上面的签字。所谓签字，实际上就是报销的手续。你看这张票据，最初拿到它的人，就是经手人。他要第一个签字，然后，再拿到财务部门，让会计鉴定这张票据是不是正规的，如果是发票，除了要检查是否有税务监制章外，还要查看四点：

“第一点，票据的名称、票据填制凭证的日期、经济业务内容、数量、单位、金额等是否完整。

“第二点，票据的大小写金额是否一致，与存根的撕、剪口处是否相符。

“第三点，有没有开发票单位的签章。

“第四点，有没有相关人员的签名。

“‘Q币’，你今后在开发票的时候，要注意在金额前面加人民币符号‘￥’封住，空白处要画线。

“还有，报销款项的人，如果一次报销的票据太多，比如飞机票、车船票，购买飞机票、车船票所属的其他服务费和手续费，电信手续费，定额的餐饮发票，公路过路、过桥费，停车费，汽车修理费，洗车费等分散零碎的发票，一定要使用粘贴单。

“作为会计，要复核经手人填报的金额是否正确、票据是否合格，你要记住重要的一条：不能用白条入账。”

“‘算盘’，什么是白条？”“‘Q币’，白条就是你在购买商品的时候收到的原始凭证，也就是收款人开给你的一些收据之类的票据，但不是税务部门监制的发票。也就是说，商店收款台给你开的票据，没有加盖税务部门的监制印章。我们常听别人说，这不是正规的发票。这样的发票，在票据印制的企业可以入账算费用。但是，因为它没有税务部门加盖的监制印章，税务部门不承认。税务部门不允许你当做支出抵扣，计提所得税的时候都要调整出去。”

“Q币”说：“税务管得真多，这样，会计不就麻烦了。”

“算盘”告诉“Q币”：“依法纳税是每个公民的职责。你想想，你购买商品的时候，商家应该给你开发票。可是他没给你开，那么，商家就逃税了。税务局的执法人员找不到卖货的人，就会来找买货的人算账。

“还有一个问题，就是如果白条数额很大，你所面临的就是罚款。因此，你在记账的时候，一定要记住一条：一切会计活动都要按税务的规定照章办事，按会计制度的规定记账。”

“Q币”问：“每次报销都要先经过你审核，再经过经理签字吗？”“算盘”说：“‘Q币’，报销票据的审批程序一般是这样的，在财务部门经主管会计检查合格了，还要拿给同意这项支出的部门经理签字，然后总经理签字，最后再拿到财务部作账务处理。

“在企业里面，每个部门都有自己的管理制度，但是，正常的审批手续，应该是这样的。

“根据原始凭证的分类，编制记账凭证。凭证也叫传票。你看，我手里拿到的是一张100元的借条，我们根据这张借条做记账凭证。先写上日期，再写上摘要、科目、金额，你看这张借条，附凭证有几张原始凭证，就填几张。

“这张记账凭证编写完了后，还要对这张凭证进行审核，这是因为，记账凭证是自己做的，不小心可能就会出错。

“凭证经过审核之后，没有任何错误，就可以登记账簿了。”