采购与供应的绩效管理、测量与考核并不仅仅是采购或供应链职能部门单独发起的一项管理活动，而是涵盖了整个企业乃至供应链网络。无论站在商业活动投资者的角度，还是供应链运营层面，都需要把企业的经营过程与结果放在整体供应链之内进行审计。因此，企业内外部的审计需要包含与采购绩效有利益关系的团体或个人（利益相关者）。

1.利益相关者及其作用

我们应当按照让有关各方积极参与的原则对采购绩效进行管理，让利益相关者或其代表参与到绩效管理活动中，这样可以带来以下优势与益处：

（1）满足组织本身的职能绩效管理的要求。

（2）在当前或未来的采购重要活动中分担项目角色与责任。

（3）扩展、吸收采购所欠缺的其他管理技能，特别在针对整个组织的内外部审计方面，可以学习到在审计组织绩效的过程中如何提炼采购与供应的职能绩效。

（4）有助于建立跨职能协作的团队和打破内外部沟通壁垒。

（5）有助于提升绩效测量与考核过程的效率。

与项目管理的基本构成要素一样，采购绩效管理的利益相关者包括以下各方：

（1）组织内部各职能部门：

1）财务。

2）内部审计。

3）生产。

4）研发与技术。

5）物流或库存管理。

6）市场营销。

7）人力资源。

（2）第三方咨询、外部审计、专家团队等。

（3）供应商。

（4）外部客户。

在采购绩效管理过程中利益相关者的作用见表5-3。

表5-3 利益相关者在采购绩效管理中的作用

（续）

2.第三方参与绩效管理的意义与测量范围

审计机构或受委托的独立执业的会计师事务所是实施外部审计的主体，此外，由于组织内部各种职能特定的需要，例如对于质量测试工作，通常会交由独立于买卖双方之外的第三方来承担。

包括绩效测量在内的任何测量系统都依赖于操作和使用系统的人员的技能。采购职能人员熟悉与采购密切相关的各类作业与操作，但是对于由供应商提供的产品应用和服务规程通常会欠缺专业经验。同时买卖双方构成交易关联的任何一方单独做出评估或鉴定，都有悖于公平公正的原则。基于这样的考虑，应当做出邀请第三方参与的决定。

典型的第三方参与的范围包括如下内容：

（1）提供技术人员或者项目管理者在实施过程中以及实施后期进行现场跟踪。

（2）提供专家咨询，在如何执行供应商策略的项目上提供建议和指导。

（3）提供相关的IT服务。

（4）提供相关的供应市场和供应商研究。

（5）提供专家财务评估意见。

（6）外部测试机构，可以测评特定的组成部分，如评价供应商的整体绩效或者遵守某种国际标准的能力。

（7）在特定行业，例如建筑工程领域，整体范围的绩效测量是由建筑师和监理师来完成的。

（8）对于服务的供应，第三方还可以提供所谓“神秘顾客”对服务质量进行检查。例如在餐饮行业的第三方评价中扮演“挑毛病”的客人；在酒店服务行业中扮演“试睡员”等。

3.审计和审计追踪计划

采购与供应审计是为了确认提供给客户组织的信息、产品或服务的正确性和可靠性，而对采购与供应体系、流程和业务实践进行评估的一个过程。从更宏观的角度看待审计，它通常是对一个组织，包括了验证采购与供应职能在供应链管理中是否持续满足了规定的环境、社会和经济的要求。

用更通俗的语言来表达审计过程的要点，就是考察被审计对象是否达到了“说、写、做”的一致性。“说”，就是审计人员要走访和采访相关职能的各层级人员，就一般性的业务过程或重点问题进行访谈；“写”，就是检查审阅职能的相关体系建设与三级管理文件；“做”，就是审计人员走入职能的普遍或有针对性的日常工作当中，观察和了解所有业务活动。然后将“说、写、做”三方面收集到的信息与资料汇总，总结出业务过程的差异性以及问题所在，同时给出建议与整改报告。

采购管理审计是指对一个组织的采购环境、目标和战略战术进行的全面、系统、独立和定期的检查，以便发现问题和机会，并促进制订适当的行动计划。

（1）审计可以是一个重要环节，在寻源与供应商选择的过程中发挥重要作用。(www.daowen.com)

（2）同时也是日常合同与供应商关系管理的有效监控与反馈手段。

（3）采购职能作为一项业务过程，也需要通过审计对经营结果进行评价与鉴定。

采购管理审计的四大主要目的：

（1）验证采购战略与策略贯彻的力度。

（2）确保规则、流程与方法遵从了最佳工作实践（best practice）。

（3）监督和测量资源有效利用的程度。

（4）有助于检查和防范舞弊或其他不法行为。

当考虑计划和执行采购绩效测量的过程时，充分考虑审计的角色和建立审计跟踪索引是非常重要的。首先需要明确一系列与审计相关的术语：

（1）传统审计：它的目的是确保所有系统与良好实践以及组织的规章制度相一致。

（2）过程审计：确保系统和过程正常工作，并且可以提供需要的信息。

（3）现金价值审计：检查并测量组织的实际与潜在收益，确保其大于所使用的成本。

（4）审计见证性资料：审查是否有十分清楚的管理制度与统一的格式，是否被记录并有备忘录支持，以便审计人员顺利开展工作。

4.传统审计

通常在正常的组织审计过程中会涉及采购与供应方面的问题，特别在那些已经将采购职能融入企业战略的组织，都会通过内外部的审计，针对采购与供应的资源、财务、人员等重点问题执行严格的审计。审计过程包括以下内容，这些内容也是组织审计工作的必要组成部分：

（1）采购是否遵循了组织的战略、策略与流程。

（2）采购支出成本与费用的管理是否与财务过程一致。

（3）与供应商建立关系和交易的成本与费用方面。

（4）采购所负责的各项相关文档、文件是否完整且及时更新。

5.过程审计

在阶段性的绩效测量过程中，需要检查一个组织或职能的管理系统是否能够按照原计划有效开展工作。通常这样的检查与审核会在系统的生命周期内，按照固定的间隔时间进行。过程审计更加注重“说、写、做”三合一问题：

（1）是否所有的工作都按照预先设定的流程在执行。

（2）是否系统（包括软件、信息技术、书面文档）在按照计划正常有效地工作。

（3）是否按照规定召开阶段性职能的回顾与计划会议，例如月度会议、季度会议、年会。

（4）目前执行的工作流程是否建立在利益相关者一致通过的基础上。

（5）供应商是否遵守承诺并履行其职责。

（6）作为组织代表的采购职能是否遵守承诺并履行责任。

过程审计更加注重反馈，且应当提供正式的差异报告，目的是帮助修正正在发生的错误以及提出下一阶段的改进建议。

6.现金价值审计

传统审计与过程审计是为了检查与测量财务损失与漏洞，是否存在违规操作，并审查业务活动是否按照计划正常开展工作。而现金价值（VFM，value for money）审计的目的是确定组织是否通过测量过程获取价值，通常更加关注以下问题：

（1）组织或职能是否可以证明节省或成本降低与所花费的费用项目相关。

（2）是否有现金方面的节省。

（3）如果没有现金方面的节省，那么组织或职能是否获取了其他领域的价值，例如品牌知名度的提升、产品质量更佳或者为客户提供了更好的服务。

（4）组织或职能在经营活动中获得了哪些无形的价值，例如与供应商的良好关系。

7.审计见证性资料

见证性资料是组织管理过程的重要组成部分。它的许多方面都需要通过文档记录在案，关键原则要求是体现透明性和开放性。

（1）组织内部首先应当具备启动或已经完成，旨在建立和完善“体系文档系统”的项目，以便可以方便地记录与查阅各项计划的预期目标、开展工作的程序等。这样的一套体系无论是对于过程审计，还是评估鉴定经营结果的有效性，都是很有帮助的。

（2）见证性资料包括运行过程中为了记录和再现各项活动所产生的文档、文件、记录、数据和信息等。它的重要性体现在：准确而完整的记录可以提供进行测量的基础数据，从而达到我们希望的持续改进的目的。

（3）见证性资料还应当包括经营与管理活动中所有重要决定的记录，例如供应商的合同授予过程；供应商的激励与惩罚或者淘汰。

（4）它还包括职能内部所有向高层提交的正式报告，都需要有完整的备份。

（5）对于其他新的项目或者新员工，这些见证性资料还能够起到培训教材的作用。

因为由业务规则与作业流程所构成的体系文件的重要性，强烈建议采购职能结合本企业的实际，建立一套在组织内部使用的采购手册，它除了可以使审计流程更加顺畅外，还是一份汇总了战略、业务规则与工作流程的三层级指导性文档，也是与其他职能保持良好沟通的媒介。