办理会计工作交接,应按以下程序进行。
1.提出交接申请
会计人员出现上述需要办理工作交接的情形时,要提出交接申请,以便所在单位安排交接事宜。
2.办理移交手续前的准备工作
会计人员在办理会计工作交接前,必须做好以下准备工作。
①已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的,应当将会计凭证填制完毕。
②尚未登记的账目应当登记完毕,结出余额,并在最后一笔余额后加盖经办人印章。
③整理好应该移交的各项资料,对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料。
④编制移交清册,列明应该移交的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、公章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容;实行会计电算化的单位,从事会计电算化工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、数据盘、磁带等内容。
⑤会计机构负责人(会计主管人员)移交会计工作时,应将财务会计工作、重大财务收支问题、会计人员等情况向接替人员介绍清楚。
3.移交点收
移交人员离职前,必须将本人经管的会计工作,在规定的期限内全部向接管人员移交清楚,接管人员应认真按照移交清册逐项点收各种会计资料和物资。移交点收工作具体有以下几点要求。
①现金要根据会计账簿记录金额进行当面点交,不得短缺。接替人员发现不一致或“白条抵库”现象时,移交人员在规定期限内负责查清处理。(www.daowen.com)
②有价证券的数量要与会计账簿记录一致,有价证券的面额和发行价不一致时,按照会计账簿余额交接。
③会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须完整无缺,不得遗漏;如果有短缺,必须查清原因,并在移交清册中加以说明,由移交人负责。
④银行存款账户余额要与银行对账单核对相符,如有未达账项,应编制银行存款余额调节表调节相符;各种财产物资和债权债务的明细账余额,要与总账有关账户的余额核对相符;对重要实物要实地盘点,对余额较大的往来账户要与往来单位和个人核对。
⑤公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等必须交接清楚。
⑥实行会计电算化的单位,交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作,确认有关数字正确无误后,方可交接会计工作。
4.专人负责监交
为了明确责任,会计人员办理工作交接时,必须由专人负责监交。通过监交,保证交接双方都按照国家有关规定认真办理交接手续,防止流于形式,保证会计工作不因人员变动而受影响;保证交接双方处在平等的法律地位上享有权利和承担义务,不允许任何一方以大压小、恃强凌弱,或采取非法手段进行威胁。移交清册应当经过监交人员审查和签名、盖章,作为交接双方明确责任的依据。对监交工作具体有以下几点要求。
①一般会计人员办理交接手续,由会计机构负责人(会计主管人员)监交。
②会计机构负责人(会计主管人员)办理交接手续时,由单位负责人监交,必要时主管单位可以派人会同监交。会同监交通常有三种情况。第一种情况是所属单位的负责人不能监交,需要由主管单位派人代表主管单位监交,如因单位撤并而办理交接手续等。第二种情况是所属单位负责人不能尽快监交,需要主管单位派人督促监交,如主管单位责成所属单位撤换不合格的会计机构负责人(会计主管人员),所属单位负责人却以种种借口拖延不办理交接手续时,主管单位就应派人督促会同监交等。第三种情况是不宜由所属单位负责人单独监交,而需要主管单位会同监交。如所属单位负责人与办理交接手续的会计机构负责人(会计主管人员)有矛盾,交接时需要主管单位派人会同监交,以防可能发生单位负责人借机刁难移交会计工作的会计机构负责人(会计主管人员)的情况。此外,主管单位认为交接中存在某种问题需要派人监交时,也可派人会同监交。
5.交接后的有关事宜
交接完毕后,交接双方和监交人员要在移交清册上签名或者盖章,并在移交清册上注明单位名称、交接日期、交接双方和监交人员的职务及姓名、移交清册页数以及需要说明的问题、意见等。移交清册一般为一式三份,交接双方各执一份,存档一份。接管人员应继续使用移交前的账簿,不得擅自另立账簿,以保证会计记录前后衔接、内容完整。
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