1.账簿登记的基本流程

每笔经济业务在完成记账凭证的填制后，要根据审核无误的记账凭证登记相关的日记账、明细分类账和总分类账。账簿登记基本流程如下：

①将涉及库存现金、银行存款收付业务的记账凭证，传递给出纳员，由其履行收、付款行为，在原始凭证上加盖收讫或付讫戳记，登记库存现金、银行存款日记账后将记账凭证传递给负责登记明细分类账的记账会计。

②不涉及库存现金、银行存款收付业务的记账凭证直接传递给负责登记明细分类账的记账会计。

③负责登记明细分类账的记账会计登记相关明细分类账，将记账凭证传递给总账会计。

④总账会计根据记账凭证直接登记或汇总后登记总分类账。

凭证传递与账簿登记的基本流程可用图6-2-2表示。

图6-2-2　凭证传递与账簿登记基本流程

2.登记账簿的基本要求

①登记账簿时，应将记账凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额及其他有关资料逐项计入账页内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

②一般使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，下列情况记账时可以用红色墨水书写数字：

A.按照红字更正的记账凭证，冲销错误记录。

B.在只设借方或贷方栏目的多栏式账页中，登记减少数。

C.在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向，在余额栏内登记负数余额。

D.根据相关规定可以用红字登记的其他会计记录。

③登记完毕，应在记账凭证右边“记账√”栏注明账簿页码或标记“√”符号，表示已记账，以免重记、漏记，也便于查阅核对。同时在记账凭证下方“记账”或“出纳”处签名或盖章，以明确经济责任。

④各种账簿应按账户页次逐页逐行连续登记，不得跳行、隔页。如果不慎发生跳行、隔页，应在账簿中将空行和空页注销。

若出现空行，应在该行摘要栏填写“此行空白”，用红笔画一条通栏红线，并由记账人员在该行签名或盖章。

若出现空页，应在该页注明“此页空白”，用红笔在该页左上角或右下角画一条对角斜线，并由记账人员在该页签名或盖章。

⑤每一账页登记完毕转下页继续登记时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及余额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

⑥登账时或登账后发现错误，不得采用涂改、挖补、刮擦、药水消除字迹等手段更正，应采用适当的错账更正方法来更正。

3.日记账的登记

登记日记账，除了要遵循账簿登记的基本要求外，还应注意以下栏目的填写方法。

①日期：填写据以登账的记账凭证上的日期，即编制记账凭证的日期。不能填写原始凭证上记载的发生或完成某项经济业务的日期，也不是实际登记账簿的日期。

②凭证字号：填写据以登账的记账凭证类型及编号。如果采用通用凭证格式，凭证字号栏内填入“记×号”；如采用专用凭证格式，凭证字号栏内填入“收×号”或“付×号”等。

③摘要：填写据以登记的记账凭证上的摘要。

④对应科目：填写会计分录中“库存现金”或“银行存款”账户的对应账户科目，用以反映货币资金增减变化的来龙去脉。在填写对应科目时，应注意以下三点。

A.对应科目只填写总分类科目，不需填明细分类科目。

B.当对应科目有多个时，应填入主要对应科目。

练习题◆判断

2.每月经济业务登记完毕，出纳员还需将库存现金的当月账面余额同库存现金实存额进行核对，检查账实是否相符。（）

C.当对应科目有多个且不能从科目上分出主次时，可在对应科目栏中填入金额较大的科目，并在其后加上“等”字。

如在依据会计分录①登记银行存款日记账时，可在对应科目栏中填入“主营业务收入”，在借方金额栏中填入收到的银行存款金额23 200元。(www.daowen.com)

会计分录①：

借：银行存款　　　　　　　　　　　　　　　　　23 200

贷：主营业务收入——A产品　　　　　　　　　　　　　20 000

应交税费——应交增值税（销项税额）3 200

在依据会计分录②登记库存现金日记账时，可在对应科目栏中填入“管理费用等”，在贷方金额栏中填入支付的库存现金金额3 500元。

会计分录②：

借：管理费用——水电费　　　　　　　　　　　　3 000

销售费用——水电费　　　　　　　　　　　　　500

贷：库存现金　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　3 500

⑤借方或贷方：按据以登账的记账凭证中“库存现金”或“银行存款”的借贷方向及金额计入。

⑥余额：根据公式“本行余额=上行余额+本行借方-本行贷方”计算后填入。库存现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额，然后在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”字样；如余额为零，在“借或贷”栏内写“平”，并在余额栏内用“Q”（一般写在“元”位）或“”表示。

每日经济业务登记完毕，出纳员还需将库存现金的当日账面余额与库存现金实存额进行核对，检查账实是否相符。

4.明细分类账的登记

不同类型的经济业务明细账，可以根据管理的需要，依据审核无误的记账凭证、原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记。固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记；库存商品、原材料收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可以定期汇总登记。

明细账的格式有三栏式、数量金额式及多栏式等多种，其登记方法分别如下。

（1）三栏式明细账的登记

①普通三栏式明细账的登记。

普通三栏式明细账适用于只进行金额核算的明细账户，由记账会计根据记账凭证逐笔登记，依次填入各栏目内容，各项应收、应付款明细账应逐笔结计余额；其他账户可逐笔结计余额，也可月末结计余额。

②固定资产项目明细账的登记。

为加强固定资产的管理，财务部门还应设置“固定资产项目明细账”，以分别反映各项固定资产的原值、折旧、净值及增减变动等情况。固定资产项目明细账是一种专用的三栏式活页账簿，每一页账页上均包含“固定资产”（即“原值”栏目，反映固定资产原值的增减变动）及与其相对应的“累计折旧”两个账户的三栏式明细账。固定资产项目明细账由会计人员根据记账凭证逐笔登记，并逐笔结计“固定资产”和“累计折旧”账户的余额及固定资产净值（固定资产净值=“原值”栏目余额-“累计折旧”栏目余额）。

（2）数量金额式明细账的登记

数量金额式账簿又称为进销存账，用于既要进行金额核算，又要进行数量核算的各项财产物资的明细分类账，如原材料、周转材料、库存商品等明细分类账。

数量金额式账页设有收入、发出和结存三个栏目，并在各栏下又分设数量、单价、金额三个栏目，由会计人员根据记账凭证和原始凭证逐笔登记。

收入栏、发出栏的金额分别依据记账凭证上相应会计科目的借方、贷方金额填列，数量、单价要依据记账凭证所附的原始凭证上的信息填列。

逐笔结计结存的数量、单价及金额，由于原材料、库存商品等不应出现负结存，因此数量金额式账页中未设结存方向栏。若由于特殊原因在账面上出现了负结存，则在结存栏中用红字登记。

（3）多栏式明细账的登记

在多栏式明细账中，同一个总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记。即在这种格式账页的借方或贷方金额栏内按照明细科目设置若干专栏，包括借方多栏、贷方多栏、借方贷方均多栏三种账页格式，前两种称为普通多栏账。实务中的普通多栏账有两种格式。

第一种，设置“合计”栏和借方或贷方专栏。

根据账户性质，“生产成本”“制造费用”“主营业务成本”等成本、费用类账户可设置借方专栏，“主营业务收入”“其他业务收入”等收入账户可设置贷方专栏。登记时根据记账凭证将金额逐笔计入各专栏，并计算本行各专栏的金额合计数，计入“合计”栏。记账凭证上实际发生额借贷方向与专栏设置方向相反时，金额用红字登记。

第二种，设置“借方”“贷方”“余额”栏和借方或贷方专栏。

登记时先按三栏式账簿的登记方法登记账页中的“借方”“贷方”栏，再将结出余额计入“余额”栏，同时根据记账凭证将金额逐笔计入相应专栏。记账凭证上实际发生额借贷方向与专栏设置方向相反时，金额用红字登记。

此外，还有一种应交增值税明细账，是一种专用的多栏式活页账簿，每一账页均按增值税明细核算项目在借方、贷方分设多个专栏，其中借方设置了“合计”“进项税额”“已交税金”及“减免税款”等专栏，贷方设置了“合计”“销项税额”“出口退税”“进项税额转出”等专栏，还有“借或贷”栏及“余额”栏。

登记时按记账凭证中应交增值税的方向和明细科目将相关内容逐笔计入账页的相应专栏，并计算本行借方或贷方各专栏的金额合计数，将金额合计数计入借方或贷方的“合计”栏。月末将结计余额填入“余额”栏，并在“借或贷”栏内注明余额方向。

根据财政部的相关规定，在“进项税额”专栏中用红字登记退回所购货物应冲销的进项税额，在“已交税金”专栏中用红字登记退回多交的增值税额，在“销项税额”专栏中用红字登记退回销售货物应冲销的销项税额，在“出口退税”专栏中用红字登记出口货物办理退税后发生退货或者退关情况补交的已退税款。