案例回顾

公司业务部门报销时，经常是先找总经理签字后，再找财务经理签字报销。老总经常签“请财务按规定报销”，这样就使王经理很为难。对有些超标的费用，报销则不符合制度，不给报销又得罪了当事人。“老总都签字了，你财务凭什么不给报销？”矛盾集中到财务经理身上，这样的局面让王经理常常很被动。王经理为此与总经理作了多次沟通，要求签字的顺序先由财务审核，再由总经理签字，但沟通无效。

案例解读

在中小民营企业，财务制度定而不行，形同虚设是常见的。受老板规范意识薄弱的影响，费用报销即使有规范的流程也难坚持贯彻执行。财务经理要忠实地执行公司的费用报销制度，对于不符合公司制度的报销，王经理应该有权拒绝，不要一味地迁就、迎合总经理。此外，财务经理代表公司的利益，财务经理从维护公司的利益出发，任何费用报销尤其是大额报销，必须要求其提供合法的票据，对于不符合会计工作处理规范的票据，王经理应该理直气壮地拒绝，并说明应该提供哪些票据才能批准报销。

专家建议

超标费用坚决拒绝报销

在费用报销时以预算指标作为关键审核因素，财务人员必须严格遵守预算指标，对于超标费用坚决拒绝报销，如果指标数过小，请业务单位重新上报预算指标。如此一来，矛盾的焦点转移到了预算指标上。超标的费用坚决不予报销，超预算的费用必须增加预算后才能报销。总之，要通过严格按规定执行，来渐渐树立财务部的权威。

拒绝报销要有技巧

拒绝报销时要讲究方法，态度耐心友好，本着服务的态度向报销人解释不能报销的原因，争取他们的理解和支持。

和总经理达成默契

与总经理充分沟通并形成默契：即使总经理签了字，不符合规定的费用财务经理也可以拒绝报销，这是执行制度，而不是针对具体的人和事。

解铃还须系铃人

从总经理着手，彻底解决问题，只有总经理认可并签字发布的财务制度，才能获得总经理的全力支持，才能最大可能避免出现不按制度办事的问题。

财务报销流程和规范、表单

以下是逸马服务过的某连锁酒店财务报销的流程、规范、表单：

1.财务报销流程

2.财务报销规范

（1）费用报销：

①一切费用要在核定批准的费用范围内开支，超支部门需经酒店主管领导批准方可向财务中心报销。

②原始发票报销需填制报销凭证，由经办人验收或证明人签章、领导签字即可报销。已批准的定额内费用由部门领导人签字即可报销，定额外的费用需由酒店主管领导签字方可报销。(www.daowen.com)

③未取得原始发票而要先付款时，可以先到财务中心办理借款手续，经领导批准后（已经批准的、定额内的费用由部门领导签字，定额外的由总经理签字），并要求一周之内办理报销手续，同时撤回借款单第三联。

（2）固定资产报销：

①必须先有已批准的购置计划才能购置固定资产，需购置商品必须经总经理办公室向有关部门签发同意后才能购买。

②如果在当日内购置，经领导批准可借用空白支票。在计划范围内购置，如能事先知道价格、单位名称及账号者，可办理借款手续，经领导批准后，由财务中心开具支票。

③固定资产报销时须建立固定资产卡片，并有资产编号，财务中心才能准予报销。

（3）流动资产报销：

①采购部门应提出次月原材料及备用品、备件购置的购料计划，经领导批准后，报财务中心做出次月定额用款计划。

②凡购入材料物品，必须填写入库验收单一式三联，供应商、仓库、财务中心各持一联，填好验收单后，才予以报销。

③材料物品领用时，必须填领料单一式三联，领用人、仓库、财务中心各持一联。

④仓库保管员兼材料会计，每月应与财务中心核对账目，发现问题及时找出原因，并予以更正。

⑤采购部门可借支备用金，作为零星购料周转，工程部也可以借支备用金，作为采购急需维修物品用，年终备用金应全部交财务中心。

⑥采购人员经领导批准后可借支空白支票（限制一定数额内开支），但必须在三天内到财务中心报销，如果取得正式发票，可办理报销手续，收回借支空白支票的借支单。

⑦各项预付款先填借款单，按合同要求经酒店主管领导批准后再付款。

⑧低值易耗品报销手续必须填写低值易耗品卡片。

⑨年终物资部门应盘点一次，列出材料清单与财务中心核对，并做出盈亏表。

3.费用报销表单（报销单）

逸马点睛

坏习惯是惯出来的，制度不能被破坏。