手工操作效率低——预算和报销的审批周期冗长，存在大量重复劳动；员工报销需多个部门审批以及主管签字核准，一旦相关人员出差在外，流程常常被迫中断；遇突发状况需要紧急追加预算，手工操作不能及时响应。

案例回顾

某酒店连锁企业迅速扩张，门店数量从二十几家增加到一百多家，伴随规模扩大的是财务部门工作量的大增，给财务人员造成极大的工作压力，尤其是费用报销，让财务人员忙得焦头烂额，人工审批单据、付款、做账远远跟不上公司业务的发展。总结起来主要有七大难题：

1.报销周期长

由于业务发展迅速，员工报销的单据量迅速加大，此外采用原始的报销模式，员工还得到处找领导签字，这些都严重影响了报销进度，给财务人员也带来了压力。员工经常电话询问费用报销进展情况，财务人员的正常工作常常被电话打断。

2.合同类费用管理不规范

同样，由于业务发展迅速，分店增长速度快，新增店面的费用支出，除了正常的日常差旅、借款等费用的报销外，合同类费用的报销比重很大，如工程类的款项（进度款/结算款/质保金）、资产采购、运营物资采购、广告合同等费用占了80%，合同费用的管理成了财务部一件头疼的事情。

3.分店多，费用控制困难

目前拥有一百多家分店，总店对分店的费用控制很重要，财务人员手工处理工作量大；并且与供应商之间的费用报销很繁琐，管理欠规范。

4.账务科目复杂

核算项目类别多，账务科目变化复杂，根据合同款项进度不同，账务科目的借方、贷方要不断变化，还要判断多借、多贷所取的科目情况。

5.审批流程繁多

费用类型多，各类费用要区分预算内、预算外，付款计划内、付款计划外等，业务审批流程复杂。

6.审核、记账人数多

分店多，审核会计、记账会计的人数增多，多个审核会计和记账会计控制不同分店的业务费用。

7.多个财务经理

财务审批的时候按照费用类和合同类，各个财务经理审批的权限不同。

案例解读

手工操作效率低，报销的审批周期冗长，存在大量重复劳动。由于整个报销流程环节比较多，目前完全是依靠手工进行处理，很难对报销过程进行跟踪。销售人员较长时间收不到报销款项的情况下，往往打电话给财务部人员进行催问。但是财务部人员也无法掌握全盘情况，大量的工作时间被耗费在类似的查询和答复过程中。

连锁型酒店行业是个快速增长的行业，由于业务的扩大常常要对旧房改造以增加店面，已有的店面需要规范的酒店配套设施，这样产生了大量的新店筹建的工程类费用、店面的资产采购类费用。费用报销在财务部门所占的工作量比重大，实现信息化管理很必要。网上费用报销系统可以大大提高公司费用报销的效率，并且会减少财务人员的工作量。

专家建议

1.引进网上费用报销系统

通过提高管理水平来降低成本，已经成为连锁酒店行业发展的一个必然趋势，而提高管理水平离不开提高企业的信息化程度，特别是企业财务的信息化程度。由于连锁型酒店行业涉及的面比较广，费用报销成为控制财务支出的关键所在。

2.网上费用报销系统的主要作用

网上费用报销系统在提高报销工作效率的同时，也保障了每一笔款项都要经过相关管理人员审批后才能支付。系统通过金额设定审批者的权限范围，员工可根据部门、产品来选择审批者，当流程进行到审核阶段，部门助理在核对物理单据与系统记录的费用报销表单时，可根据情况要求再增加审批者，以便确保费用支出的可靠性。(www.daowen.com)

网上报销系统可以将报销的手工流程电子化，单据都在线填写并进行审批，系统会自动将员工的申请单据与报销单据进行关联，供审批者核实。系统自动发送邮件提醒审批者及时批阅回复，并在审批结束后自动进入下一个流程。

普通员工和管理者根据各自的权限设定，可对已提交的单据进行分类查询，便于随时查看费用报销进展情况。对于驳回的申请，系统采取两种处理方式，员工可选择作废单据，也可参考驳回意见，对单据进行修改后再提交。对后一种情况，系统自动生成新的单据并作废前一张单据，但是在新的单据中会保留已作废单据的链接，方便审批者查看单据为何被驳回。

网络报销系统可以降低运营成本。网上费用报销系统设有费用预算管理这一功能项，按年度、季度规划个人、部门费用预算，包括交际、办公用品、电话传真、差旅费用，并提供预算与实际成本的对比报表，有助于主管了解在哪些方面支出超过了预算，可节约不必要的浪费，从而降低企业总体运营成本。

3.一般网上报销系统包含的功能模块

网上报销系统通常包含八大功能模块，企业在选择软件服务商时可以结合自身的实际情况，设置网上报销系统的功能。

（1）网络办公，实时查询

网上报销系统实现了网络化办公，员工只需提交电子单据，审批领导即可在网络上进行审批。实时的显示报销流程，方便员工查看报销进度，不需询问财务人员，同时员工对以往的借款信息也可以进行查看或冲销。

（2）规范合同管理

网上报销系统内合同信息与实际签署的合同信息相同，方便领导审批查看，以及后期的归档工作，纸张合同在保管中容易破损或丢失，使用网上报销系统，可以实现电子版和纸质版同步，实现了合同类费用的信息化管理。

（3）费用申请电子流

网上报销系统的费用申请系统，提供合同类费用电子版的申请审批流程，员工不必拿着纸质合同到处找领导签字，只要在报销申请系统里提交电子单据，即可等待领导的审批，审批结束，就可签署纸质合同，同时合同的费用报销也通过电子流实现，大大加快了报销进度。

（4）自动生成会计科目

根据费用类型不同，会计科目和账务的借方、贷方、核算项目也随之变化，根据变化规则，系统可以自动判断会计科目、借方、贷方等信息，无需财务人员手工录入，减少了财务人员的工作量，提高了工作效率。

（5）简化报销步骤

针对复杂的审批流程，网上报销系统可以自动判断流程走向，不需员工自己判断，员工只要选择报销的单据类型即可实现本费用类型的报销流程，简化了员工费用报销的操作。

（6）明确分管职责

网上报销系统可以实现多审核会计、多记账会计的管理，按部门、单据、项目、人员等区分控制。同时针对各个财务经理的分管职责，按单据的属性(合同类费用、日常费用)区分开，不是本人负责审批的单据，不会出现在本人待审批的单据信息中。

（7）网银\账务接口

网上报销系统的网银和账务系统管理，做到网银和账务的接口，可以针对不同的网络银行(如:中国银行、工商银行、农业银行、建设银行等)不同的付款方式进行付款，针对不同的账务系统(如用友、金蝶、新大中、SAP等)，进行账务处理，大大减轻了出纳和记账会计的工作量。

（8）供应商规范化管理

网上报销系统能够将供应商名称、银行账号等信息维护到系统中。当报销有关供应商的费用时，报销人可以在用户名处选择供应商名称，提交报销单据，系统在付款操作时，会自动将收款账号取供应商的银行账号，不需报销人每次报销的时候，手工输入供应商相关信息，为采购部门的工作带来了极大方便。

逸马点睛

报销，从过去动辄耗费几天乃至数周，再到只需要十分钟即能轻松完成，科技不仅改变了工作模式，也为企业找到更讲究效率的捷径。在琐事上节省一分钟，意味着员工在有限的工作时间内，可以投入更多心力为公司创造财富。此消彼长，效率的提高不言而喻。