加强资金管理是连锁企业财务管理的中心环节。大型连锁企业具有货币资金流量大、闲置时间短、流量沉淀多的特点。因此，财务应根据这些特点，科学合理地调度和运用资金，为企业创造效益。

案例回顾

某运动鞋连锁专卖公司创立三年来业务稳步扩张，门店数量已经突破100家，随着营业额的增长，现金的规模也远非创立初期可比。现金的规范管理日益紧迫，初创期形成的粗放式的现金管理模式所产生的问题也更加突出了，门店坐支现金、店长挪用现金用作其他开支甚至用于私人应急等存在风险的问题已经让公司无法坐视不理。财务部门必须加强对现金的管理控制。

案例解读

终端现金管控问题是大多数连锁企业在发展过程中会遇到的问题，如果处理不当，不仅会危及现金安全，而且会影响员工的积极性。现金是企业的血液，对于连锁零售企业至关重要，资金管理的好坏关系企业的存亡与发展，货币资金是连锁企业资产流动性最强的资产，企业从事经营活动离不开货币资金的支持，如购买商品、支付工资、偿还债务等，没有现金的储备，就无法保证企业经营活动的正常运行。

现金是企业资产管理的重要组成部分，部分连锁企业因为资金管理不善，导致经营日渐萎缩乃至资金链断裂而倒闭。企业如何进行科学的资金管理，合理对资金进行规划配置，巧妙使资金增值，避免风险，让企业在商海中安全航行，成为企业日益关注的问题。

专家建议

1.销售收入控制是关键

企业的现金绝大部分来自于销售收入，因此，对销售收入的管理是现金管理的关键。由于公司实行连锁经营，公司由大量门店组成，其销售收入分散在各个门店内，销售收入通过电脑结算系统进行控制。对于采取独立核算方式的子公司，只对其每日销售收入情况进行监控和掌握；对于非独立核算方式的门店，则对其收入情况和货币资金同时控制。每日银行下班前，各门店收银员就要整理当日所收款项或客人已签信用卡单，核对相符后，填制现金缴款单，将款项存入公司开立的销售收入专户，并负责将整理好的客人已签付的信用卡单送银行将款项划转公司销售收入专户。同时编制“销售日报表”连同现金缴款单等于次日10：00点前报公司总收款处，财务部可通过在银行开设的“网上银行”随时掌握、监控销售收入情况及各门店存款情况。

和总部不在同一城市的省内非独立核算门店的销售收入，由门店核算员每日将销售款存入总部开设的信用卡内，并通过传真或电子邮件形式将“销售日报表”和“现金缴款单”等资料发往总部财务部。总部总收款于每日下班前通过银行或自动取款机查看各门店缴纳销售款情况，并与门店传来的销售日报表核对，如有不符，及时进行沟通、调查。总收款于次日上午12：00点前，将所有异地门店收入款存入公司销售专户。

对于调拨公司异地销售收入的信用卡要选择不收取省内手续费的金融机构办理。总收款负责信用卡的保管工作，出纳负责信用卡的密码输入工作，每次查询、取款均需两人同时进行。

销售收入分门店进行核算，方便公司对各门店销售情况同历史数据、预算数据的比较分析及各门店之间的比较分析。对于销货退回，需要经销售主管审批。

2.现金控制

➢实行现金库存限额管理制度；

➢明确现金开支范围并严格执行；

➢现金收入及时存入银行，严格控制现金坐支，严禁擅自挪用、借出货币资金；

➢实行收支两条线管理制度；

➢定期盘点现金做到账实相符。

3.岗位分工控制

➢建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限；

➢出纳不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权、债务账目的登记工作。

4.授权批准控制

➢明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施；

➢明确经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求；

➢严格按照申请、审批、复核、支付的程序办理货币资金的支付业务。

5.印章控制

➢财务专用章应由专人保管，个人名章应由本人或其授权人员保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章；

➢严格履行签字盖章手续；

➢制定印章管理规定，下发印章保管人岗位责任制。

6.监督检查

➢定期检查货币资金业务相关岗位及人员的设置情况；

➢定期检查货币资金授权批准制度的执行情况；

➢定期检查印章保管情况；

➢定期检查票据保管情况；

➢通过企业内部银行或企业ERP系统及时掌握企业每日货币资金收支情况。

7.制定资金管理流程和规范

企业需要制定采购资金审批流程、规范、表单；供应商货款结算流程和规范；总部资金管理流程和规范。

下面是逸马顾问服务过的某连锁企业家电类采购资金审批流程、规范、表单：

1.采购资金审批流程

（1）采购资金预付款审批流程图

（2）正常采购支付流程图

（3）代销联销流程图

2.采购资金审批规范

（1）资金申请的前提

1）预付款

①核准“采购资金排款计划表”范围内资金；

②合法合同规定有预付款内容。

2）正常采购

①核准“采购资金排款计划表”范围内资金；

②合法合同规定的正常采购内容；

③对应货到票到。

3）代销联销

①核准“采购资金排款计划表”范围内资金；

②合法合同规定的代销联销内容；

③代销联销销售单；

④对应发票收到。

（2）职责说明

1）业务员

①填制预付款“资金使用申请单”。填写申请部门、申请日期、供应商名称及相关资料、目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、账期、进货品名、现有库存、进货数量、进货单价、金额（小写金额）、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应扣账项目等，并按合同规定的方式标明支付方式。必须保证字迹清晰、数据准确、内容完整。

②保证预付款金额与合同规定相符，并在发票栏标明“预付款”（资本运作性质预付款标明“资本运作预付款”）。负责预付款后的进货、发票按合同规定到达，前批次预付款的货票未到位不能再申请预付款。

③补充填写正常采购、代销联销方式的资金使用申请单上资料。补充填写目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、账期、现有库存、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应扣账项目等资料，标明支付方式，并对进货结算员所填“资金使用申请单”内容的准确性进行审核。

④按合同规定结账期，拉代销联销的销售单，保证按规定结算。

⑤填写“返利结算登记表”。真实准确地反映当期各种应收返利、补差、费用等，清晰准确填写“货物品类”、“货物名称”、“资金申请单编号”、“应收金额”、“结算方式”等内容。对于折扣折让中已填返利结算登记表但分次扣账的，在“实收金额”、“未收金额”栏注明，下次扣账时在“备注”栏注明并写清上次“返利结算登记表”编号。

⑥资本运作性质预付款必须在发票栏标明“打款奖励预付款”字样。

⑦合同内容的修订，必须及时办理相关清账、补充手续，并及时通知对应返利结算员，经销方式（经销、代销、联销）的变更必须及时更改合同资料信息，并反馈到往来主管。

2）业务科长

①审核“目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、账期、进货品名、现有库存、进货数量、进货单价、金额（小写金额）、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应账扣项目、支付方式”的真实准确性。

②库存结构合理性控制。

③确认合同的准确执行，对合同的准确执行负责，没有签订合同的采购不能付款。

④供应商信用额度、账期的审核。

⑤本部门采购资金排款计划的审核，合理安排、控制。

3）营销部经理

①审核所填资金使用申请单上内容的真实准确性，必须保证采购的必要性、应收的全面及时性、付款的合理性，对库存、销售、进货应扣账项目的真实准确性负审核责任。

②确保采购资金排款计划的合理性、执行的准确性。

③对于超出合同规定或没有相关返利合同条款的应收款项，在与返利结算员沟通协调情况下，以文字注明方式作最后裁定，并对后期执行作出安排，负责最后的落实。

④负责协助执行财务结算制度、供应商往来账管理（前账不清，后账不结）等有关规定。

4）进货结算员（台账）

①审核前一笔预付款的进货、发票到位情况，保证前期预付款货票两清。

②保证发票及时入账,按规定时间及时办理结算手续。

③填制正常采购、代销联销方式的“资金使用申请单”。填写申请部门、申请日期、供应商名称及相关资料、进货品名、进货数量、进货单价、金额（进货栏小写金额）、发票号码、进货ID号等。必须保证字迹清晰、数据准确，内容完整。

④保证正常采购、代销联销方式下的货票对应。

⑤发票上反映的正常折扣折让的，必须以负数清晰地在进货栏单列，并填写“返利结算登记表”，反映折扣折让。

⑥销售退货的及时账扣。

⑦对资金申请付款内容作出登记，并跟踪。

5）返利结算员

①审核“资金使用申请单”及“返利结算登记表”上各种应收返利、补差、费用等的及时准确性，保证对应合同条款的执行。返利结算员没有与供应商协商相关扣账的权利。

②超出合同规定或没有相关返利合同条款的应收款项，应及时与营销部经理沟通协调，在营销部经理作出与合同不符条款的处理决定后，有权要求营销部经理注明理由、安排落实；上述应扣账项目的最后确认权在业务部门营销经理。返利结算员负责对合同外或不符合同的扣账进行执行并登记跟踪，定期汇总分析并报营销经理。

③审核“返利结算登记表”填写内容的完整性，并在“合计栏”填写大写金额。审核折扣折让中已填返利结算登记表，分次扣账的是否在“实收金额”、“未收金额”或“备注”栏注明并写清上次“返利结算登记表”编号。

④资本运作性质预付款必须有财务管理中心资本运作专员确认的合法合同，并背书才能通过。

⑤及时开具相关费用发票，并跟踪已扣款部分（折扣折让）发票的及时回收。

⑥注意常规与非常规（特价机、包销买断、资本运作等）合同返利政策的区别。

⑦负责扣款后大写金额的确认填写。

⑧各种已收返利、补差、费用等登记工作，应收、已收及时与业务员信息共享。

6）往来主管

①查看对应供应商的往来账，并与往来对账员协调，按规定要求供应商及时配合对账，保证双方账务准确对应，行使对往来结算中不符合公司规定的供应商行使拒付的权力。注意下列情况：

➢执行往来结算前账不清后账不结的规定。

➢被列入往来黑名单的供应商，拒绝付款。

➢改变经营方式的前账不清后账不结等。

②前一笔预付款的货票回收控制。

③经销方式（经销、代销、联销）、结算方式（预付款、正常付款）的控制。

④统购分销、大盘合同结算点的控制。

⑤审查资金使用申请单票面清晰度，内容填列的标准齐全性。金额不得涂改、划线，发现有涂改、划线现象，必须要求当事人说明并在涂改、划线处签字确认。对于票面不清、涂改、划线严重的，可要求重填。

⑥审核大小写金额计算的准确性、票据的齐全合规性、票面的整洁等；如与大小写合计不符，应及时按照程序打回或要求重申请。往来主管不得更改大小写金额。

7）分公司总经理

①负责采购、销售指导政策的出台，并落实到资金结算的指导性操作。

②统筹分公司的资金计划、使用，保证资金周转和效益。

③计划内付款的审批：

➢视听、手机、数码IT类：3万元及以上；

➢小白、小黑类：5万元及以上；

➢彩电、空调、冰洗类：10万元及以上；

➢所有预付款性质资金申请；

➢结束合作品牌最后一次付款；

➢黑名单上供应商恢复往来的第一次付款；

➢分公司确定并报备案的审批范围。

④所有计划外付款审批，必须严格计划外采购资金结算的必要性控制。

⑤公司整体利益的保证。

8）财务总监

①资金计划的全面控制。

②预付款必要性的审核。

③资本运作性质付款的审批。

9）结算主管

①收集整理供应商结算资料（名称、对应品类、银行账号、授权联系人等）。

②审核结算流程的执行环节是否到位，签字手续是否完备，有签字程序的最后确认权。

③审核“资金使用申请单”与“采购资金排款计划表”的对应性。

④结算时间的控制，资金使用申请单上“付款日期”的确定。

⑤负责安排结算供应商身份的确认，安排办理付款确认书等结算手续，保证结算的安全准确。

⑥按公司结算规定合理安排资金，确定付款时间，保证及时准确地按大写金额付款。

⑦采购资金排款计划表的执行登记并分析。

3.采购资金排款计划表

（1）报表格式

（2）报表说明：

①报表主题中“——***”表示业务员名字，如“采购资金排款计划表——王峰”。

②“结算种类”、“结算方式”按附注对应项填列。

③“排款金额”为进货结算金额，“应扣金额”为各种应收返利、补差、费用等合计，“应付金额”=“排款金额”-“应扣金额”。

④“增票金额”由业务员填写，进货结算员负责审核，并在备注栏表述。

⑤填报依据如下。

A.以对应结算种类的资金申请前提为主要依据。

B.彩电类、空调类、冰洗类：周五前达到货票两清资金申请条件。

C.小白、小黑类：下周属于规定结算期内，并且在结算时间（12号或28号）前二天，基本确定能够达到货票两清资金申请条件的。

D.视听类：下周二前，基本确定能够达到货票两清资金申请条件的。

E.手机类：下周三前，基本确定能够达到货票两清资金申请条件的。

F.数码IT类：下周一前，基本确定能够达到货票两清资金申请条件的。

G.结算时间如有调整，以上时间可相应变动。

⑥本表由业务员完整填列后，交对应业务科长审核。业务员必须事前作出合理安排，及时与供应商进行洽谈协商，保证进货金额、账扣金额的准确合理，保证计划严肃执行。

⑦审核后的资金排款计划表，报营销部经理、对应品类进货结算员、结算主管各一份，作为结算付款依据。

⑧审核后的采购资金排款计划表，是进货结算员进行资金申请、结算主管安排资金的主要依据。具体资金申请在排款额内按规定程序办理。

⑨结算主管负责采购资金排款计划表的调剂、汇总并上报总部资金管理专员（作为“资金收支计划周报表”的组成）；每月1号，将上月采购资金排款计划执行情况分析表上报营销管理部（中心）、总部资金管理专员（表格另行规定）。

（3）报表报送时间规定：

①每周五下午三点前报下周采购资金排款计划表。

②彩电类、空调类、冰洗类、视听类、手机类、数码IT类：每周五下午三点前报达。

③小白类、小黑类：下周为规定的每月12号、28号结算期，则本周四、五下午三点前报达。

4.相关规定：(www.daowen.com)

（1）资金使用申请单的填制要求

①不同品牌必须分开填列清楚；

②资金申请单上填写不下，可附明细清单；

③特价机必须在申请单上注明，并且列出特价机金额、规格型号和适用的返利政策；

④不能有大量涂改痕迹，保持字迹清晰容易理解，还必须保证数据准确，内容完整。

（2）资金使用申请单的审核传递过程

①业务员跟单完成资金申请单的业务部门审核流程（业务员——业务科长——营销部经理）。

②业务员负责在对应品类结算日期前一天将资金使用申请单集中转交返利结算员，并自动按返利结算员——往来主管——结算主管程序转交。

③业务员交单时应使用专门文件袋装好，并注明资金使用申请单份数,各程序应及时完成审核并准确移交下一程序。财务程序必须在一天内完成。

④财务审核流程内，如有问题，必须由业务员进行跟单补办手续；不得将资金使用申请单交供应商。

⑤供应商直接到财务结算柜办理结算手续。

⑥资金使用申请单不得在供应商手中流动。

（3）采购资金排款计划外资金开支规定

①按对应结算种类的审核流程审核。

②必须经过财务总监审批，分公司由财务经理代行审批。

③结算主管优先安排计划内采购资金，计划外采购资金控制支付，计划外资金作为计划执行的超支项列入计划分析内容。

④计划外采购资金的支付，每月以分公司为单位向总部财务管理中心资金管理专员单列明细报告，总部将作为分公司资金管理的参考考核指标。

（4）执行说明

①符合审核内容职责要求的才能签字通过，不准有资金使用申请违反规定却签字的行为；审核不符时，在相关领导（流程上规定具有特定权力的）批准的前提下，相关岗位可以注明自己的意见以备查。

②各审核岗位审核后，必须签全名并标明签字时间；对于没有按规定时间接收的资金使用申请单，相关审核人员可以标明签字日期、时点，以明确职责。

③各审核程序对各自范围内职责负责，下级程序有对前面违反规定的审核进行追查的义务。

④分公司根据具体情况作出的适当调整(程序精简、审核职责合并)，必须报总部资金管理专员经批准后执行。

⑤相关审核岗位授权，必须要有公司认可的授权委托书，并报结算主管备案。

⑥各分公司结算主管，必须及时以书面形式对各审核人员的变动进行登记，并上报总部。

⑦本规定从2***年**月**日起执行，解释权在总部财务管理中心资金管理专员。

下面是逸马顾问服务过的某服装连锁企业的供应商货款结算流程和规范：

1.供应商货款结算流程

2.供应商货款结算规范

（1）结算服务规范

①热情服务、细心指导

对来公司结算的供应商代表应态度热情，对供应商要细心指导，杜绝生、冷、硬、蛮的态度。

②一视同仁、按章办事

严格遵守公司的结算操作规则，配合供应商代表的结算工作，不可因人而异，以不同的态度对待。

③准确及时、廉洁公正

在工作中耐心细致，按工作流程及时准确地进行结算核对，合理安排，按期支付供应商货款，不得无故拖欠或延期支付供应商货款，不得吃、拿、卡、要，不得接受任何形式的回扣。

④全面维护公司利益

每个工作人员应将公司利益放在第一位，全力维护公司利益，对公司高度负责，发现有与公司规章制度相背离的问题，应及时向上一级领导报告。

（2）结算准则

①公司购进货物款项的结算，由财务中心结算部统一管理、集中结算。公司所有货款的结算由财务中心专门办理，其他部门不再与供应商办理结算事宜。

②商品供应商进行货款结算必须与公司签有合同，才能办理货款结算事宜。供应商合同期满未签订新合同的，可按旧合同约定事项延期执行；如无约定的，则停止付款。

③若按无合同付款，则必须向总经办报批。

④按合同约定账期结算时，结款时必须审查货款的账期，严格按照合同规定的账期进行结算，禁止提前支付货款。

⑤严格实行按计划付款制度，超计划拒付，或者按计划外付款，需报总经办审批。

⑥严格按照公司授权权限落实审批手续，审批手续不全的拒绝付款。

下面是逸马顾问服务过的某连锁企业的总部资金管理流程和规范：

1.总部资金管理流程

（1）日常开支流程

（2）对外资金运营流程

（3）分公司申请总部资金流程

2.总部资金管理规范

（1）现金管理规范

必须严格遵守国家现金管理制度和公司内部现金管理制度。

①建立内部现金管理制度的必要性

➢从业务经营的角度来说，各单位必须保持一定量的现金以满足其正常业务经营的需要，但也不能保留过多的现金。

➢从财务管理的角度看，现金是所有资产中收益率最低的，将现金存入银行或用于购买短期证券等还可以取得一定的利息收入，而保留现金不能取得任何收入，过多地保留现金将降低单位资产的获利能力。

➢现金是流动性最强的资产，它无需变现即可支付使用，因而最容易成为不法分子偷盗、贪污、挪用的对象。

②内部现金管理制度内容

单位内部的现金管理制度一般包括：钱账分管制度、现金清查制度、保险柜的配备使用制度等几个方面的内容。

➢钱账分管制度

现金出纳和会计记录工作应该适当分离，出纳工作应由专人负责。

➢现金开支审批制度

所有现金支出应该经过批准；现金日记账应根据经审核合法的收付款凭证登记入账；现金支出应该符合国家和公司规定的使用范围；出纳办理收付款后应该在收付款凭证上加盖“收讫”戳记；出纳人员收取现金后应该开出收款收据。

➢日清月结制度

日清月结是出纳员办理现金出纳工作的基本原则和要求，也是避免出现长款、短款的重要措施。所谓日清月结就是出纳员办理现金出纳业务，必须做到按日清理，按月结账。这里所说的按日清理，是指出纳员应对当日的经济业务进行清理，全部登记日记账，结出库存现金账面余额，并与库存现金实地盘点数核对相符。按日清理的内容包括：

清理各种现金收付款凭证，检查单证是否相符，也就是说各种收付款凭证所填写的内容与所附原始凭证反映的内容是否一致；同时还要检查每张单证是否已经盖齐“收讫”、“付讫”的戳记。

登记和清理日记账。现金日记账应该时时逐笔登记，当日发生的所有现金收付业务全部登记入账，在此基础上，看看账证是否相符，即现金日记账所登记的内容、金额与收、付款凭证的内容、金额是否一致。清理完毕后，结出现金日记账的当日库存现金账面余额，每月应该编制现金收支明细表。

现金盘点。出纳员应按券别分别清点其数量，然后汇总，即可得出当日现金的实存数。将盘存得出的实存数和账面余额进行核对，看两者是否相符。如发现有长款或短款，应进一步查明原因，及时进行处理。所谓长款，指现金实存数大于账存数；所谓短款，是指实存数小于账面余额。如果经查明长款属于记账错误、丢失单据等，应及时更正错账或补办手续，如属少付他人则应查明退还原主，如果确实无法退还，应经过一定审批手续可以作为单位的收益；对于短款如查明属于记账错误应及时更正错账，如果属于出纳员工作疏忽或业务水平问题，一般应按规定由过失人赔偿。

检查库存现金是否超过规定的现金限额。如实际库存现金超过规定库存限额，则出纳员应将超过部分及时送存银行；如果实际库存现金低于库存限额，则应及时补提现金。

➢现金保管制度。

超过库存限额以外的现金应在下班前送存银行。

为加强对现金的管理，除工作时间需要的少量备用金可放在出纳员的抽屉内外，其余则应放入出纳专用的保险柜内，不得随意存放。

限额内的库存现金当日核对清楚后，一律放在保险柜内，不得放在办公桌内过夜。出纳员应将自己保管使用的保险柜密码严格保密，不得向他人泄露，以防被他人利用。出纳员调动岗位后，新出纳员应更换使用新的密码。

单位的库存现金不准以个人名义存入银行，以防止有关人员利用公款私存取得利息收入，也防止单位利用公款私存形成账外小金库。银行一旦发现公款私存，可以对单位处以罚款，情节严重的，可以冻结单位现金支付。

库存现金，包括纸币和铸币，应实行分类保管。各单位的出纳员对库存票币分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额，以及整数(即大数)和零数(即小数)分类保管。

纸币一定要打开铺平存放、并按照纸币的票面金额，以每一百张为一把，每十把一捆扎好。凡是成把、成捆的纸币即为整数(即大数)，均应放在保险柜内保管，随用随取；凡不成把的纸币是为零数(或小数)，也要按照票面金额，每十张为一扎，分别用曲别针别好，放在传票箱内或抽屉内，一定要存放整齐，秩序井然。

铸币也是按照币面金额，以每一百枚为一卷，每十卷为一捆，同样将成捆、成卷的铸币放在保险柜内保管，随用随取；不成卷的铸币，应按照不同币面金额，分别存放在特别的卡数器内。

➢现金清查制度

在坚持日清月结制度，由出纳员自身对库存现金进行检查的基础上，为了加强对出纳工作的监督，及时发现可能发生的现金差错或丢失，防止贪污、盗窃、挪用公款等不法行为的发生，确保库存现金安全完整，各单位应建立库存现金清查制度，由资金主管每周清查盘点，并由有关领导和专业人员组成清查小组，定期或不定期地对库存现金情况进行清查盘点，重点放在账款是否相符、有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪违法行为上。

（2）备用金及借款管理规范

为了防止资金流失，加强资金管理，提高工作效率，现就集团备用金管理规定如下：

①备用金

指为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种。定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点；临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点；出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有金额较大、流转快的特点，一般不超过规定限额。

②定额备用金和临时备用金的申请审批、归还手续

➢借支：借款人填写《借款暂支单》申请签名—部门主管或经理审核—分公司总经理（职能中心总监）批准—财务经理（财务总监）审批—财务管理中心总监（超过限额或规定范围外）—总裁（超过限额或规定范围外）—出纳审核付款。

注：

在独立核算单位财务部借支的，还需独立核算单位会计审核（上海分公司独立核算门店除外）。

会计核算设置科目：“其他应收款—定额备用金—部门/××人”；“其他应收款—临时备用金—部门/××人”

➢归还：借款人归还现款或以报销费用抵冲或工资奖金中内扣—出纳收款归还《借款暂支单》还款收据联。

注：

出纳收到还款后，必须在《借款暂支单》上加盖收讫章；出纳和还款人都必须在《借款暂支单》还款财务联和还款收据联上签字。

③出纳备用金的申请审批手续

出纳填写《资金申请单》并签名—结算主管审核—财务部经理—财务管理中心总监（集团总部出纳，分公司超过规定限额）—填写基本户银行支票或经特批后至门店领取。

（3）分公司资金管理规范：

为确保分公司资金分布的合理性，提高公司资金使用效率，加快商品周转速度，合理调整商品结构，防止不合理资金的占用，提升分公司的综合管理能力。

①分公司资金拨款标准

➢资金拨付额为每季度核定一次；

➢月销售规模为该季度预算销售月平均数，但不包括内销和退货销售；

➢资金拨付额中不包含会计报表上的累计亏损数和固定资产净值数；

➢分公司资金总占用额＝资金拨付额＋累计亏损＋固定资产；

➢新开分公司、新开门店的资金规模根据预算销售规模计算；

➢总部资金实际拨付额＝资金拨付额＋累计亏损＋固定资产－实际投资资金。

②分公司资金拨款的审批

➢季度销售预算指标经总裁审批，交财务管理中心资金管理专员备案，在上述拨款标准内的进行资金调整，由财务管理中心总监进行审批；

➢新开分公司、新开门店的预算销售规模经营销总监审批后，参照上一条规定执行；

➢超过标准和临时性增拨资金，经营销中心总监、财务中心总监审核，由总裁审批后拨款。

③相关部门职责

➢营销部门

负责对分公司商品库存结构和商品周转率进行监控；

负责对出样商品资金占用状况进行监控；

负责对供应商账期和信用额度的协调工作；

负责对应收返利回收时间、应收时间进行监控。

➢财务部门

负责对分公司商品库存结构和商品周转率进行分析，并提出合理化建议；

负责对应收返利和费用按标准进行账扣及催收工作；

负责对应收销售款的监控工作；

负责对资金分布的状况进行统计、备案及分析工作。

➢信息部门

保证系统的正常运行，确保相关部门对信息的需求；

负责系统商品信息的正确，确保营销和财务部门的监控。

➢总经理

作为分公司第一责任人，对资金合理分布负责；

对分公司预算承担责任，确保各项预算的完成；

负责各职能部门的协调工作，确保资金的合理使用。

④奖罚规定

➢分公司之间商品调拨未在30天内清账的，对财务部经理处罚500元；

➢在总部规定的期限内，未将借款和超额资金归还总部的，每次处罚2000元；

➢其他相关规定参照财务内控制度执行。

（4）门店销售款管理规范

①管理规定

➢门店一律不得欠款销售，必须收到全款后开具发票，进行提货，门店任何人员无权指示收银违规操作，实行欠款销售。注：欠款销售包括先发货后收款；收取部分货款即开票发货，送货到家后再收取余款。

➢对于欠款销售，收银一律拒绝开票，必须保证当日开具发票与收到现金的一致性。

➢门店可以预收定金，收银设立定金收取的登记簿，定金存入银行，并设“预收账款/零售户”科目核算，余款收回后，开具发票进行发货送货，冲销“预收账款/零售户”。

➢门店除财务人员发放核定数额内的工资、奖金外，不得擅自动用销售款。

➢总部需向门店领取现金的，必须有相关申请报告并以财务总监签字为准。

➢门店如遇特殊情况需动用销售款的，经手人必须填写“暂支单”，经门店经理和对应管理中心总监签字，并由财务总监审批。金额超过2000元的，还需由总裁签字。

②相关人员职责

➢分公司经理负责本规定在门店的贯彻执行，特别加强门店经理和销售人员的制度落实；对于违规操作实行相应的处理和处罚。

➢分公司财务经理负责本规定在财务部门的贯彻执行，对收银台账做好相关的知识培训和制度落实；对财务人员的违规操作实行相应的处理和处罚，非财务人员报分公司经理发布处理处罚书；对于处理处罚无效的，则上报财务管理中心。

➢门店收银为第一责任人，对于欠款销售一律不得开票，对销售款一律不得借支动用。

➢台账负责审核发票与结款额的一致性，发现欠款销售的汇报门店财务主管，门店财务主管（含账务处理人员）呈报分公司财务部经理，分公司财务部经理与分公司总经理对相关责任人进行处理，并负责对欠款限期收回的监督工作。

➢分公司经理/门店经理不得干涉财务人员按财务规定执行的工作内容，分公司财务/门店财务的职能管理部门为财务管理中心，分公司经理/门店经理和其他人员不得指使财务人员违规操作，对于分公司经理/门店经理和其他人员的违规指令，财务人员有权拒绝执行。

➢分公司经理/门店经理必须配合财务人员按规定进行工作，排除其他人员对财务人员工作的干扰和不正当指令。

③处罚条例

➢一经发现有欠款销售，对所有相关人员，包括开票人、审批人和收银分别处以100元以上罚款；欠款造成公司损失的一律作除名处理，欠款由责任人补足；发生坏账如不能补足全款的移交司法机构处理。

➢在公司准许范围外借支动用销售款的、收银人员白条抵库的，借支动用人和收银一律作除名处理。

➢台账、门店财务主管隐瞒不报的，处以100元以上罚款；欠款造成公司损失的，一律作除名处理。

➢分公司财务部经理不加强制度执行，对违规操作不作处理的，由财务管理中心视情节严重进行处罚和处理。

➢分公司总经理不加强制度执行、监控不严，对违规操作不作处理的，由人事行政中心视情节严重进行处罚和处理。

逸马点睛

管好现金，为公司的发展保驾护航。