费用的统计分析要按时间跨度来切分费用，这在业务系统中很好处理，但总账系统是以入账的时间来做相应分析的，而入账日期距费用实际发生的时间会滞后几个月。总账数据与业务数据的不同步增加了费用预算管理的难度。

案例回顾

联兴家电公司经过十多年的艰苦创业，已经成长为国内知名家电生产商，并建立了自己的连锁零售网络，在企业快速发展同时，内部深层次矛盾逐渐暴露出来。公司预算管理失效、费用申报效率低下、市场反应滞后、决策信息支持不够，尤其是财务数据滞后于业务数据，信息不对称导致费用预算管理失控，联兴家电在费用管控方面面临严峻挑战。此前公司为了有效控制成本，不断增加费用支出和报销的审核环节，所有费用报销或备用金借款均需要严格按业务经办人、财务经办人、业务部门领导、财务部门领导、财务核算人员、财务复核人员、出纳的流程走。

为有效管控费用，联兴家电公司积极谋求改革，改变公司费用管理的现状。

案例解读

联兴家电公司费用管理存在以下几个问题：

1.预算管理失效

该公司严格按照业务计划进行预算，公司上下提倡刚性的预算管理模式并在财务端进行预算预警，即便如此依然出现了预算管理失控的局面。主要原因在于，由于财务数据滞后于业务数据，存在大量实际已经发生，但尚未结算的费用信息，信息不对称；另一方面由于缺少对预算使用情况实时反应的系统支撑，导致管理者在对业务活动进行审核时对预算整体情况不能有效把握，难以对业务活动是否合理进行判定。

2.业务处理效率低下

主要表现在流程较长，所有费用报销或备用金借款均需要通过业务经办人、财务经办人、业务部门领导、财务部门领导、财务核算人员、财务复核人员、出纳，他们认为较多的审核人员会减少错误的出现，殊不知，越是如此管理越是失效，责任主体越多，越是无法落实责任。造成这种局面主要原因是“审批”和“审核”混淆。业务部门只需负责业务合理性判定，称之为业务审批，财务人员只应对财务核算及时准确与否负责，不应对业务是否合理进行判断，称为记账审核。

3.财务风险管理薄弱

由于信息共享程度较低，降低了财务管理制度的实用价值。比如为减少财务核算量及资金流转产生的手续费，对驻外的分支机构进行打包的备用金管理，即定期向分支机构下拨备用金，同时挂相关人员借款，实际资金支付后，报销冲借款，由于系统中仅仅记录了分支机构整体情况，至于资金具体流向总部财务人员无从而知。由于未实现精细化管理，使得风险管理薄弱，财务价值信息与业务信息不同步同样会影响信息共享度，降低财务数据的决策意义。

专家建议

如果公司的财务管理制度已经比较健全，只是费用管理存在漏洞，那么公司只要引进费用管理系统，对费用报销流程实行信息化管理即可。由业务的过程管理来实现价值信息的同步反应，并将业务管理制度、财务制度等嵌入到业务流程中，实施价值管理和过程控制，最终实现预算控制事前化、审批流程定向化、财务核算自动化和费用分析全面化，满足预算管理有效、核算效率提升及数据支持有效的要求。

费用报销流程信息化具有如下优势：

1）费用管理系统包括人力资源模块、预算管理模块，业务申请人进行费用申请时，系统自动对申请人的权限和数据有效性进行判断。

2）系统记录业务活动全部信息，费用报销时自动提示借款信息。

3）财务核算和支付指令生成由业务进程驱动、系统自动核算。(www.daowen.com)

费用信息化管理可以解决如下问题:

1.费用预算管理方面

➢实现预算多维度、精细化管理；

➢强化预算管控的事前性和刚性；

➢预算信息实时反映，提升决策信息支持功能。

2.财务核算方面

➢费用管理系统与企业核心系统（ERP）无缝对接，员工、往来单位信息充分共享，实现员工职位、补贴标准、银行账户等信息准确定位；

➢业务活动进程驱动财务自动记账。

3.业务审批方面

➢内嵌管理制度，审批流程自动流向；

➢无纸化，办公不受地域限制。

4.费用管理方面

➢费用申请、报销时，最前端业务经办人只需选择、无需思考；

➢设置业务状态查询模块，强化业务过程跟踪管理；

➢个性化报表设置，满足费用全面分析需求。

逸马点睛

实施全面的信息化管理，实现财务、业务一体化，由业务直接生成凭证，这就从根本上解决了财务数据滞后于业务数据的问题。