1.信息收集

物流信息是物流业务运作的必要基础,也是物流信息系流运行的基点。信息收集的原则是针对性、真实性、可靠性、准确性和及时性,这决定了信息的时效价值和利用价值。

首先,信息收集要具有针对性,应对所开展物流活动的主要特征进行分析,针对不同信息需求及经营管理层次、目的的要求,确定应该收集的数据项。过多的数据收集会造成系统的存储负担和运作减缓,过少的数据收集会影响业务流程的顺利运作和物流活动的执行。

其次,信息收集要有系统性和连续性。系统的、连续的信息是对一定时期物流活动的客观描述,它对预测未来经济发展具有很高的使用和研究价值。片面的信息收集会影响到物流系统的正常运转,造成管理和决策的失误,在业务运作上也会影响到运作效率,甚至影响物流服务质量。

再次,信息收集过程的管理工作应具有计划性,使信息收集成为有组织、有目的的活动。

选择信息源、建立信息渠道是一项重要工作。信息源的选择与信息内容及收集目的有关,为实现既定目标,必须选择能提供所需信息的有效信息源,信息源所提供的信息形式主要有以下几种。

(1)文字信息

①账簿及报表。账簿及报表是财务、统计及其他部门经常记录及汇总的信息,是物流最原始、最基础的信息。这种信息可直接作为经营管理中计划、调度的依据,经济活动分析的根据,也是企业管理、效益核算的依据。

②印刷型信息。印刷型信息是大量印刷、普遍传播的一种信息,主要是对原始信息加工后的二次信息,以年鉴、公报、书刊等形式发布,反映速度慢于第一类信息。此类信息中除一般信息、统计信息外,是物流科技信息的主要形式。

(2)视听信息

依靠影片、录像带、录音磁带、照片、图片、幻灯片、光盘、视盘形式提供的信息,这种信息直观性强,形象生动。

(3)电子信息

依靠计算机网络技术和通信技术提供的信息形式,如条形码、计算机磁盘和其他磁记录方式、计算机数据库、计算机信息网络等,是现代物流领域中非常重要的信息源。

开展物流信息工作,建立物流信息系统,首先要进行信息收集,只有广泛地通过各种渠道收集各种有用信息,才能充分反映物流全貌,才能进一步从中筛选出有价值的东西。

2.信息处理

原始的物流信息大多是零散的、孤立的、形式各异的,对于这些信息,必须进行一定的整理加工。采用科学的方法对收集的信息进行筛选、分类、比较、计算、存储,使之条理化、有序化、系统化、规范化,才能成为综合反映物流活动的真实、可靠、适用且具有较高使用价值的信息。信息处理主要包括以下几种方法。

(1)信息分类及汇总(www.daowen.com)

为进行分类储存和使用,必须先建立完善的分类标准。一般说来,各个系统在特殊信息方面有统一的分类规定,在通用科技及管理信息文献方面可参照全国图书资料标准分类方法进行分类。

(2)信息编目

所谓编目,指用一定代号代表不同信息项目。在信息项目、信息数量很大的情况下,编目是将信息系统化、条理化的重要手段,是方便信息查询及利用不可缺少的工作。

(3)信息储存

现代储存方式是利用电子计算机及外部设备的储存功能,建立有关数据库进行大量存储。

(4)信息更新

信息的连续性、广泛性固然非常重要,但信息也有时效性,失效的信息需要及时淘汰,才更有利于信息的使用。

(5)信息研究

专职的信息部门、有关的业务部门利用计算机软件对原始信息进行分析、归纳、判断,将信息进一步加工,向决策机构提供高级信息,这项工作称信息研究。对信息使用者来讲,利用这种高级信息,可简化决策的准备工作,提高决策速度及效率。

(6)信息服务

将信息作为资源提供给相关部门或人员使用,称为信息服务,包括信息共享和信息专享两种形式。

3.信息传输

信息传输是信息系统将原始信息或经过筛选的信息传输到相应地点,促进物流业务顺利进行的必需功能。信息从处理源出发,经过适当的媒介和信息通道输送给接收者。信息传输最基本的要求是迅速、准确和经济。根据不同标准,信息传输方式可进行如下分类:从信息传输方向,有单向信息传输和双向信息传输方式;从信息传输路径,有直接传输和间接传输方式;从信息传输媒介,有人工传输和非人工传输方式。

4.信息利用

信息收集、处理及传输的目的是信息的合理有效利用。通过信息利用,才能真正为物流活动服务,实现信息的使用价值。信息的使用价值是信息所具有的知识性、增值性、效用性等。

物流信息的利用过程,是物流信息被用于物流活动的经营管理,使信息间接创造经济效益和社会效益的过程。