1.物流系统对物流信息的要求

物流信息与企业的物流活动同时发生,是实现物流功能必不可少的条件。物流系统对信息的质量有很高的要求,主要表现在以下三个方面。

(1)信息充足

有效的物流系统需要充足的信息。企业物流经理应了解信息系统,并懂得如何管理信息系统。而主管信息系统的管理者应懂得商业管理、物流管理的需要,才能更好地开展工作,提供更有价值的信息。因此,这两类管理者应扩大知识面,了解对方的工作情况,对对方的需要迅速做出反应。

(2)信息准确

只有准确的信息才能为物流系统提供帮助。许多企业的可用信息非常少,并且模棱两可,导致物流决策不当,其原因主要是这些企业仍在使用过时的成本会计方法、管理控制系统,在当今竞争异常激烈的市场上,这些方法不能满足物流经理的决策需要。例如,物流经理在进行决策的时候,并不考虑沉没成本,只要边际贡献大于零,方案就是可行的,但从成本会计来说,其成本中却包含了沉没成本,因此,会计提供的信息就不能满足物流经理的决策需要。

(3)通信顺畅

管理需要及时准确的信息,就要求企业通信顺畅。人们常常有选择性接收的倾向,即事先进行预测,然后按照预测来理解接收的信息,因此信息的发出者应该清楚地知道接收者需要什么样的信息、最适合哪种通信方式及信息用途。

2.物流信息对物流系统的作用

物流信息系统必须结合以下六条原理以满足管理信息的需要,并充分支持企业制订计划和有序运营。

(1)可得性

物流信息系统必须具有容易而始终如一的可得性,一方面企业应能获得有关物流活动的重要信息,另一个方面企业要存储所需的信息。物流作业分散化的特点,要求信息具有存储能力,并且能在任何地方实现更新。这样,信息的可得性就能减少作业和制订计划时的不确定性。

(2)精确性(www.daowen.com)

物流信息必须精确地反映当前状况和定期活动,以衡量顾客订货和存货水平。精确性可以解释为物流信息系统的报告与实物计数或实际状况相比所达到的程度。例如,平稳的物流作业要求实际的存货与物流信息系统报告的存货相吻合的精确性最好在99%以上。当实际存货水平和系统之间存在较低的一致性时,就有必要采取缓冲存货或安全存货的方式来适应这种不确定性。增加信息的精确性,也就减少了不确定性,并减少了存货需要量。

(3)及时性

信息系统及时性指系统状态(如存货水平)与管理控制的及时性(如每天或每周的功能记录)。概括地说,及时的信息减少了不确定性并识别了种种问题,减少了存货需要量,增加了决策的准确性。

(4)以异常情况为基础

物流信息系统必须以异常情况为基础,突出问题和机会。物流作业通常与大量的顾客、产品、供应商和服务公司竞争。例如,必须定期检查每项产品与选址组合的存货状况,以便制订补充订货计划。另一个重复性活动是对突出补充订货状况的检查。在这两种情况中,典型的检查需要检查大量的产品或补充订货,这种检查需要注意两个问题,第一个问题是是否应该对产品或补充订货采取行动,如果第一个问题的答案是肯定的,那么,第二个问题就涉及应该采取哪一种行动。许多物流信息系统要求手工完成检查,因为许多决策在结构上是松散的,需要经过用户的参与做出判断。具有目前工艺水平的物流信息系统结合了决策规则,识别要求管理部门注意决策的异常情况。表6-1是以异常情况为基础的存货管理报告,该报告详细推荐了多个品目,鉴别了存货水平、行动时间、建议日期及未来的行动方式。这类异常情况信息报告可以使计划人员提炼建议,而不用浪费时间去识别那些需要做出决策的产品。

表6-1　以异常情况为基础的存货管理报告

PO:采购订货(Purchase Order,PO);MO:制造订货(Manufacturing Order,MO)

物流信息系统应该突出的异常情况包括大量的订货或无存货的产品、延迟的装船或降低的作业生产率,概括地说,物流信息系统应该具有强烈的异常性导向,应该利用系统去识别需要管理部门注意的事项,从而提高决策效率。

(5)灵活性

物流信息系统必须具有灵活性,以满足系统用户和顾客的需求。信息系统必须具有能力提供满足特定顾客需要的数据。例如,有些顾客也许想将订货发货票据跨越地理或部门界限进行汇总发票。一个灵活的物流信息系统必须有能力适应这方面的要求。

(6)形式适当

物流报告和显示屏应该具有适当的形式,即用恰当的结构和顺序展示正确的信息。例如,物流信息系统往往包含一个配送中心存货状态显示屏,每一个显示屏列出一个产品和配送中心,这种形式要求一个物流顾客服务代表在试图给某个特定顾客的订货时,要检查每一个配送中心的存货状况,如果有5个配送中心,就需要检查和比较这5个计算机显示屏。而适当的形式会提供单独一个包括所有这5个配送中心存货状况的显示屏,这种组合显示屏使顾客服务代表更容易识别产品最佳来源。