物资出库业务管理,是仓库根据出库凭证,将所需物资发放给需用单位所进行的业务管理,标志着物资保管养护业务的结束。物资出库业务管理有两方面的工作:一是核查用料单位的领料凭证,如领料单、提货单、调拨单等,所领物资的品种、规格、型号、数量及提取货物的方式等必须书写清楚、准确;二是仓库按所列物资的品种、规格、型号、数量等项目组织备料,并保证把物资及时、准确、完好发放出去。

1.物资出库作业管理的原则

①按程序作业。

②坚持“先进先出”原则。

③做好发放准备。

④及时记账。

⑤保证安全。

2.物资出库作业内容和程序

企业自用库和中转库在物资出库业务上不同,一般说,企业自用库比较简单,中转库的物资出库程序是:物资出库前准备→核对出库凭证→备料→复核→出库交接→销账存档等。

(1)物资出库前准备

物资出库前的准备工作分为两方面:一方面是计划工作,根据需货方提出的出库计划或要求,事先做好物资出库的安排,包括货场货位、机械搬运设备、工具和作业人员等的计划、组织,另一方面要做好出库物资的包装和涂写标志等工作。

出库发运外地的物资,包装要符合运输部门的规定和适合物资的特点,大小和形状适宜、牢固,便于搬运装卸。

出库物资大多数是原件分发,由于经过运输,多次中转装卸、堆码及翻仓倒垛或拆件验收,部分物品包装不再适应运输的要求,仓库必须根据情况进行整理加固或改换包装。

对经常需要拆件发零的物品,应事先备好一定的数量,发出后要及时补充,避免临时再拆整取零,延缓付货。

有装箱、拼箱、改装等业务的仓库,在发货前应根据物品的性质和运输部门的要求,准备各种包装材料、相应的衬垫物,以及刷写包装标志的用具(如标签、颜料及钉钸)等。出库商品在从办理托运到出库的付运过程中,需要安排一定的仓容或站台等理货场所,需要调配必要的装卸机具。提前集中付运的物品,应按物品运输流向分堆,以便运输人员提货发运,及时装载物品,加快发货速度。

(2)核对出库凭证

物资出库凭证,即领(发)料单或调拨单,均应由业务部门签章。出库凭证应包括收货单位名称(用料单位名称),发料方式(自提、送料、代运),物资名称、规格、数量、单价、总价、用途,调拨原因,调拨单编号,有关部门和人员签章,付款方式及银行账号。

凡在证件核对中,有物资名称、规格型号不对,印鉴不齐全,数量有涂改,手续不符合要求的,均不能发料出库。

(3)备料出库(www.daowen.com)

在货物出库时,应按照先进先出、易坏先出、不利保管先出的原则安排出货;已损害的货物,应与提货人达成的协商安排出货,动员提货人先行提货;没有协商安排的,暂不出货。备货工作主要有:

①包装整理、标志重刷;

②零星货物组合;

③根据要求装托盘货成组;

④转到备货区备运。

(4)复核

货物备好后,应再进行一次全面的复核查对。核查的具体内容有:

①包装能否承受装载物的重量,能否保证在物资运输装卸中不破损,保障物资的完整;

②货物是否便于装卸搬运作业;

③怕震怕潮等物资,衬垫是否稳妥,密封是否严密;

④收货人、到站、箱号、危险品或防震防潮等标志是否正确、明显;

⑤每件包装是否有装箱单,装箱单上所列各项目是否和实物、凭证等相符。

(5)出库交接

①仓库方面与提货人、承运人等要当面点交。

②对于重要物品、特殊商品的技术要求、使用方式、运输注意事项等,仓库方面要主动向提货人、承运人交代清楚。

③清点交接完毕后,提货人、承运人必须在相关出库单证上签字,同时仓库保管员应做好出库记录。

(6)销账存档

物资点交清楚,出库发运之后,该物资的仓库保管业务即告结束。物资仓库保管人员应做好清理工作,及时注销账目、料卡,调整货位上的吊牌,以保持物资的账、卡、物一致,将已空出的货位标注在货位图上,及时准确地反映物资的进出、存取动态。