按照工作顺序,物资入库作业大致可划分为两个阶段:一是入库前的准备;二是确定物资入库的操作程序。

1.入库前的准备

做好入库前的准备工作,可以保证物资准确、迅速、安全入库,可以防止突然到货而造成忙乱拖延入库时间。物资入库前的准备工作包括两方面:一是编制仓库的物资入库计划;二是入库前的具体准备工作。

(1)编制仓库物资入库计划

物资入库计划,是仓库业务计划的重要组成部分。仓库为有计划地安排仓位,筹集各种器材,配备作业的劳力,使仓库的存储业务最大限度地做到有准备、有秩序地进行。

物资入库计划根据企业物资供应业务部门提供的物资采购进货计划来编制,企业物资采购进货计划主要包括各类物资的进库时间、品种、规格、数量等,这种计划通常也叫物资储存计划。

仓库部门根据供应计划部门提交的采购进度计划,结合仓库本身的储存能力、设备条件、劳动力情况和各操作过程所需要的时间,来确定仓库的入库业务计划。

企业物资供应部门的物资储存计划、进货安排会经常发生变化,为适应这种情况,仓库管理上可采取长计划短安排的办法,按月编制作业计划。

(2)入库前具体准备

物资入库的具体准备工作,是仓库接收物资入库的具体实施方案,方案是根据仓库业务计划,通过与供应业务部门、物资运输部门的日常联系,在掌握入库物资的品种、数量、到货地点、到货日期等具体情况的基础上确定的,其主要内容有:

①组织人力。按照物资到达的时间、地点、数量等,预先做好到货接运、装卸搬运、检验、堆码等人力的组织安排。

②准备物力。根据入库物资的种类、包装、数量等情况以及接运方式,确定搬运、检验、计量等方法,配备好所用车辆、检验器材、度量衡工具和装卸、搬运、堆码、苫垫的工具,以及必要的防护用品用具等。

③安排仓位。按入库物资的品种、性能、数量、存放时间等,结合物资的堆码要求,维修、核算占用仓位的面积,以及进行必要的腾仓、清场、打扫、消毒等,准备好验收的场地等。

2.物资入库的操作程序

物资入库必须经过物资接收、搬卸、装运、检查包装、点清数量、验收质量、物资堆码、办理交接手续和登账手续等一系列操作过程,要求在一定的时间内迅速、准确地完成。除要切实做好物资入库前的各项准备工作之外,还必须按照合理的具体操作程序来组织好入库作业,这套程序包括物资接运、核对凭证、大数点收、检查包装、办理交接手续、物资验收、办理物资入库手续等。

(1)物资接运

物资接运人员要熟悉交通运输部门及有关供货单位的制度和要求,根据不同的接运方式,处理接运中的各种问题。

①专用线接运。专用线接运是铁路部门将转运的物资直接运送到仓库内部专用线的一种接运方式。仓库接到车站到货通知后,应确定卸车货位,力求缩短场内搬运距离,准备好卸车所需的人力和机具。车辆到达后,要引导对位。

②车站、码头提货。到车站提货,应向车站出示领货凭证。如果领货凭证发货人未予寄到,也可凭单位证明或单位提货专用章在货票存查联上加盖,将货物提回。

到码头提货稍有不同。提货人事先在提货单上签名并加盖公章或附单位提货证明,到港口换取货运单,即可到指定的库房提取货物。提货时,应根据运单和有关资料认真核对物资的名称、规格、数量、收货单位等。仔细进行外观检查,如包装是否完好,有无水渍、油渍、受潮、污损、锈蚀、短件、破损等。如果有疑点,或者与运单记载不相符,应当会同承运部共同查清,并开具文字证明;对短缺、损坏等情况,属于承运部门承担责任的部分,做出货运记录。(www.daowen.com)

货到库后,接运人员应及时将运单连同提取回的物资与保管人员当面点交清楚,确认无误后双方办理交接手续。

③自提货。仓库直接到供货单位提货,自提是提货与验收同时进行。仓库接到提货通知后,要了解所提物资的性质、规格、数量,准备好提货所需的设备、工具和人员。到供货单位进行当场物资验收,点清数量,查看外观质量,做好验收记录。提货回仓库后,交保管员复验。

④送料。供货单位将物资直接送达仓库的一种供货方式,当货物到达后,保管员或验收员直接与送货人办理接收工作,当面验收并办理交接手续。如有差错,须详细准确记录,由送货人签章,以便下一步处理。

⑤差错处理。在接运过程中,有时会发生差错,如错发、混装、漏装、丢失、损坏、受潮和污损等。这些差错有的是发货单位造成的,有的是承运单位造成的,也有的是在接运短途运输装卸中造成的,除了由于不可抗拒的自然灾害或物资本身性质引起的外,其他差错的损失应向责任者提出索赔。

⑥接运记录。在完成物资接运工作时,每一步应有详细的记录,接运记录应详列接运物资到达、接运、交接等各环节的情况。

接运工作全部完成后,所有的接运资料,如接运记录、运单、运输普通记录、货运记录、损耗报告单、交接证以及索赔单和文件、提货通知单及其他有关资料等均应分类输入电脑系统,以备复查。

(2)核对凭证

物资运抵仓库后,仓库收货人员首先要检验物资入库凭证,然后按物资入库凭证所列的收货单位、货物名称、规格数量等与物资各项标志核对。如发现送错应拒收退回;一时无法退回的,应进行清点并另行存放,并做好记录,联系后进行处理。经复核复查对无误后,即可进行下一道工序。

(3)大数点收

大数点收,是按照物资的大件包装(即运输包装)进行数量清点。点收的方法有两种,一是逐件点数计总,二是集中堆码点数。

(4)检查包装

在大数点收的同时,对每件物资的包装和标志要进行认真的查看。检查包装是否完整、牢固,有无破损、受潮、水渍、油污等异状。物资包装的异状,往往是物资受到损害的一种外在现象。如果发现异状包装,必须单独存放,并打开包装详细检查内部物资有无短缺、破损和变质。逐一查看包装标志,防止不同物资混入,避免差错,并根据标志指示操作,确保入库储存安全。

(5)办理交接手续

入库物资经过上述工序入库后,就可与接货人员办理物资交接手续。交接手续通常由仓库收货人员在送货回单上签名盖章表示物资收讫。如果上述程序中发现差错、破损等情形,必须在送货单上详细注明或由接货人员出具差错、异状记录,详细写明差错的数量、破损情况等,以便与运输部门厘清责任,并作为查询处理的依据。

(6)物资验收

在办完交接手续后,仓库要对入库的物资进行全面细致的验收,包括开箱、拆包、检验物资的质量和细数。物资验收应注意以下问题:细数不符,质量问题,查询处理。仓库一般将物资验收中的具体问题,用书面形式通知货主或发货方,要求查明情况并进行处理;一般分别按溢余、短少、残损、变质等情况用不同形式通知货主并抄送发货方。

有时仓库只提供验收中存在问题的记录材料,由货主填送表式给发货方,一般采用的表式有“变质商品查询处理表”和“收货清点溢余、短少表”两种,其联数视业务需要而定。查询单不可作为入库原始凭证用于登记物资账。

(7)办理物资入库手续

物资验收后,由保管员或收货员根据验收结果,在商品入库单上签收,同时将物资存放的库房(货场)、货物编号批注在入库单上,以便记账、查货和发货。经过复核签收的多联入库单,除保管人员存一联备查,账务员留一联登记物资账外,其余各联退送货主,作为存货的凭证。