1.主持人

主持人是会议的领导者,一般由具有一定职位的人来担任,其礼仪表现对会议有着重要的影响。主持人的礼仪要求如下。

(1)事先要对内容、程序、时间和人员安排做到心中有数,要介绍到场的重要领导、嘉宾,要控制好会议时间与进程,要把握会议气氛和节奏,要避免会议跑题或议而不决。

(2)对于不同性质和内容的会议,主持人可以表现不同的主持风格:或庄重严肃、或轻松活泼、或欢快喜庆、或严谨隆重、或大方简朴。

(3)思维敏捷,口齿清楚,积极启发,活跃气氛。遇到冷场,要善于启发,或选择思想敏锐、外向型的同志先发言,也可以提出有趣的话题或事例,活跃一下气氛,以引起与会者的兴趣,使之乐于发言;遇有离题情况,可根据具体情况,接过议论中的某一句话,或插上一句话做转接,使议论顺势回到议题上来;当发生争执时,如果事实不清,可让与会者补充事实,如事实仍不甚清,可暂停对该问题的争执。主持人应设法缓和冲突,而不能激化矛盾,更不能直接参加无休止的争吵。

比如,主持记者招待会,对记者提出的问题,主持人要反应敏锐,流利回答,不能支支吾吾;主持座谈会、讨论会等,主持人要阐明会议宗旨和要解决的问题,切实把握会议进程和会议主题,勿使讨论或发言离题太远。

(4)要处处尊重与会者与发言人,对持不同观点、认识的人,应允许其做充分解释,不能以任何动作、表情或语言来阻止别人或表示不满;要用平静的语言、平缓的口气、准确的事实来阐述正确主张,使人心服口服。

(5)走姿。主持人在步入主持位置时,步伐要刚强、有力,表现出胸有成竹、沉稳自信的样子,要视会议内容掌握步伐的频率和幅度。

主持庄严隆重的会议,步频要适中,以每秒约2步为宜,步幅要显得从容;主持热烈、欢快类型的会议,步频要快,每秒在2～2.5步之间,步幅略大;主持纪念、悼念类会议,步频要放慢,每秒在1～2步之间,步幅要小,以表达缅怀、悲痛之情;平常主持工作会议,可根据会议内容等具体情况决定步频、步幅。一般性会议,步频适中、步幅自然;紧急会议、重要会议,可以适当加快步频。行进中要挺胸抬头,目视前方,振臂自然。

(6)站姿与坐姿。站立主持时,应双腿并拢,腰背挺直。单手持稿时,右手持稿的底中部,左手五指并拢、自然下垂。双手持稿时,应与胸齐平。

坐姿主持时,应端正挺直身板,颈项伸直,双臂自然前伸,面对前方,虚视全场,两手轻放于桌沿。主持过程中,切忌出现搔头、揉眼、抱腿等不雅动作。

2.主席团

主席团成员首先要明确自己的身份和责任,严格要求自己,以身作则。出席会议要守时,绝不可迟到,确实不能按时出席的必须及时请假,通知主持人或有关工作人员。入场要按照顺序入座,不可临时推推让让,故作姿态。如果会场有掌声欢迎,主席团应鼓掌微笑致意。

在会议进行中,不得随意离开、左顾右盼、交头接耳,要精神专注地倾听发言人的发言。需要鼓掌时应当及时鼓掌,鼓掌要随众而起,随众而止,动作要适度,不要显得漫不经心。

散会时,要和大家一起起立,不要提前,也不要落后,然后依次退场。

3.发言人

发言人是会场的中心人物,对会议的质量有着重要的作用。发言要言之有的、言之有理、言之有物、言之有味,使听众能了解主旨,有所收获。发言人要尊重听众,尊重主持人,遵守会议纪律。发言人要注重仪表和举止,要衣着整洁,举止庄重,表情自然。

发言前,要环顾全场,向听众致意,如有掌声,亦应鼓掌还礼。

发言时,要讲究语速,不快不慢;讲究音量,不高不低;讲究节奏、语气、声调;始终要保持感情充沛,重要的地方要加强语气,提高音调。如果听众精神涣散,应考虑调整语气,稳定情绪,必要时应调整内容,压缩时间。

报告结束时,要向听众和主持人致谢。

4.会议嘉宾

会议嘉宾与主席团一样,在会场中占有重要位置。嘉宾除了必须像主席团成员那样讲究礼仪外,还应当注意了解会议时间、地点、内容、程序、有关规定和对本人的要求。参加会议要守时、礼貌、客随主便,听从主人安排,切不可马虎了事,敷衍应付,甚至高傲自负。

5.会议代表、一般与会人员(www.daowen.com)

对于参加会议的代表和一般与会人员,最基本的要求是按时到会,遵守会议纪律。

(1)进入会场,要轻声轻气,动作要轻缓,切勿在会场大声喧哗、嬉笑玩闹等。

(2)尊重发言人,发言人开始和结束发言时要鼓掌致意,重要的贵宾讲话时可以全体起立,并报以鼓掌。发言人发言时,要认真倾听,必要时要作记录。不要交头接耳、左顾右盼。一般不应离席,确实必须离开时,应当向有关人员讲明原因,离席时要弯腰、侧身,尽量少影响他人,并表示歉意。

(3)如果有讨论,最好不要保持沉默,因为这会让人感到你对工作或单位漠不关心。想要发言时应先在心里有个准备,用手或目光向主持人示意或直接提出要求。发言应简明、清楚、有条理、实事求是。可以反驳别人但不要打断对方,应等待对方讲完再阐述自己的见解,别人反驳自己时要虚心听取,不要急于争辩。

实训手册:我们来操作

训练项目

(1)12月15日,你所在的公司要召开一次招商引资的会议,公司让你负责这次会议的筹备工作。请你制订一份详细的工作方案。

(2)后天上午10点,公司派你前往本市最大的酒店参加一个行业高端产品交流会,并要在会议上介绍公司即将推向市场的某产品。请制订出你的详细方案。

(3)请设计会议接待场景并现场表演,表演时间为5分钟。

案列分析

签字仪式

7月15日是甲公司与美国乙公司在多次谈判后达成协议,准备正式签约的日期。甲公司负责签字仪式的现场准备工作,将公司总部10楼的大会议室作为签字现场,在会议室摆放了鲜花,长方形签字桌上临时铺设了深绿色的台布,摆放了中、美两国的国旗,美国国旗放在签字桌左侧,中国国旗放在右侧,签字文本一式两份放在黑色塑料的文件夹内,签字笔、吸墨器文具分别放在两边,会议室空调温度控制在20℃。办公室陈主任检查了签字现场,觉得一切安排妥当,他让办公室张小姐通知公司董事长、总经理等我方签字人员在会议室等待,自己到楼下准备迎接客商。

上午9点,美方总经理一行乘坐一辆高级轿车,准时驶入甲公司总部办公楼,司机熟练地将车平稳地停在楼前,陈主任在门口迎候,他见副驾驶坐上是一位女宾,便以娴熟优雅的姿势先为前排女宾打开车门,并做好护顶姿势,同时礼貌地问候对方。紧接着,陈主任迅速走到右后门,准备以同样动作迎接后排客人,不料,前排女宾已经先于他打开了后门,迎候后排男宾,陈主任急忙上前问候,但明显感觉女宾和后排男宾有不悦之色。陈主任引导客人进入大厅,来到电梯口,他告知客人,董事长在会议室等待。电梯到达10楼后,陈主任按住电梯控制开关,请客商先出,自己后出,然后引导客人到会议室。在会议室等待的甲公司的签字人员在客人进入会议室时,马上起立鼓掌欢迎,董事长急忙从座位上站起,主动向对方客人握手。不料,美方客人在扫视了会议室后,似乎非常不满,不肯就座,好像是临时改变了主意,不想签字了。

讨论

(1)甲公司安排的这次签字活动有不当之处吗?请对其进行评判。

(2)陈主任在迎接礼仪的安排和自己的迎送过程中是否有不到之处?

(3)外方客人不悦和临时变卦的主要原因是什么?

案列分析

接待冷淡,断送生意

泰国某政府机构为泰国一项庞大的建筑工程向美国工程公司招标。经过筛选,最后剩下4家候选公司,泰国人派遣代表团到美国亲自去各家公司商谈。代表团到达芝加哥时,那家工程公司由于忙乱中出了差错,又没有仔细复核飞机到达时间,未去机场迎接泰国客人。泰国代表团尽管不熟悉芝加哥,还是自己找到了芝加哥商业中心的一家旅馆。他们打电话给那位局促不安的美国经理,在听了他的道歉后,同意在第二天上午11点在经理办公室会面。第二天,美国经理按时到达办公室等候,直到下午三点才接到客人的电话说:“我们一直在旅馆等候,始终没有人前来接我们。我们对这样的接待实在不习惯,我们已订了下午的机票飞赴下一目的地,再见吧!”

讨论

请指出文中不符合商务礼仪的地方。