1.会前准备工作

要开好一个会议,准备工作是十分重要的。会前周密详尽的准备,是会议圆满成功的基础。会议的准备工作,包括以下几个方面。

(1)建立组织。

召开一个会议,要有许多人参与组织和服务工作。这些人应有明确的分工,各负其责。建立各种小组,使其在统一领导之下,各自独立地开展工作。一般会议由大会秘书处负责整个会议的组织协调工作。秘书处下设秘书组,负责会议的日程和人员安排,以及文件、简报、档案等文字性工作;总务组,负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作;保卫组,负责大会的安全保卫工作。根据会议的规模、性质还可以增设其他必要的小组。

(2)明确任务。

全体工作人员应当明白本次会议的目的,更要明确自己的工作任务及具体要求,保证不出差错,不贻误工作。

(3)安排议题和议程。

秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题整理出来,列出议程表,提交领导确定。根据确定的议题,安排日程,保证会议有序地进行。

(4)确定与会人员。

确定与会人员是一项很重要的工作。该到会的,一定要通知到;不应当到会的,就不应当参加。如果出现了差错,后果是很严重的。确定与会人员,可以采取以下方法。

1)查找有关文件、档案资料。

2)请人事部门提供与会人员名单。

3)征求各部门意见。

4)请示领导。

大型会议,还要对与会人员进行分组,便于分头讨论,组织活动。

(5)发出通知。

名单确定后,即可向与会人员发出通知,便于他们做好准备工作。有时,准备工作量比较大,而距离开会时间还远,可以先发一个关于准备参加会议的通知。在开会前,再发出正式开会通知。

通知一般采用书面形式,内容包括:会议名称、开会的目的、内容、与会人应准备和携带的内容、开会日程、期限、地点、报到的日期、地点、路线等。

与会人接到通知后,应向大会报名,告知将参加会议,以便大会发证、排座、安排食宿等。

(6)会场布置的安排。

会场布置和安排是会议的又一项重要工作。会议的气氛主要靠会场的布置来渲染。会议室应当根据会议的内容来安排,或庄严肃穆,或郑重朴素,或明快大方,或热烈欢快,总之,会场的布置应与会议内容协调。

如果需要设置主席台,应设在代表席对面的地方。现在一般在主席台前设讲台,用于发言人讲话。主席台上可适当摆放鲜花点缀。主席台背后悬挂会标或旗帜,主席台上方悬挂会议名称的标语。

(7)座次安排。

与会者的席位应当统一安排,照顾全面。因为座位有前有后,有正有偏,在排座位时要根据不同情况,妥善安排,照顾到各个方面。

(8)准备会议所需要的用品及文件材料。

会议用品是指各类会议都需要的用品和设备,包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、开幕词和闭幕词、其他发言材料、其他会议材料等。

(9)印制证件。

证件是出席会议的证明,是表明与会者身份、资格、权利、待遇的证件。代表证、记者证、工作人员证要用不同颜色的字或纸印刷,以示区别。

(10)接待和报到。

外地与会者到达时,应安排工作人员到车站、码头、机场接站。

到驻地后,与会者持通知书到大会报到处报到。报到处接待人员应礼貌接待,验看有关证件后即安排食宿,登记联系的地点、方式,并发给证件、文件等。

报到人数至少每天向秘书处汇报一次。

2.会议中的礼仪

大会开幕时,会场内外还有大量工作要完成,各部门要按照分工开展工作,保证会议顺利进行。

(1)签到。(www.daowen.com)

与会者进入会场要履行签到手续,凭证明入场,以便统计人数。

小型会议,可以在入口设签到处,与会者入场时,先在签到簿上签上姓名,即表示到会。大、中型会议不用这种方法签到,否则会造成入口处拥挤、混乱。一般可采取事先发签到卡,与会者在入口处把签到卡交给签到处工作人员,即表示签到。

统计人数要准确、及时、迅速,以备领导询问代表到会情况。这项工作看似简单,实际要做好是很不容易的。比如领导询问到会几个人,正式代表到了几人、缺几人,就不那么容易统计了。

(2)安排发言。

大会发言要事先排定人选和次序,秘书处可以提出初步意见,请领导确定。确定发言人应注意三个平衡。

一是领导人之间的平衡。高一级领导或主要领导的发言,如果是开幕词、动员性的或启发性的,应安排在第一位;如果是总结性的、综合性的,则放在最后。如果是讨论发言,座谈发言,应交叉安排,以使会场生动活泼。

二是单位平衡。发言单位的选择应首先注意典型性,其次才照顾单位与单位之间的平衡。

三是内容平衡。发言人的内容应都是围绕一个主题内容,不同内容安排在一起不便于集中思考和会后讨论,如果内容属同类,可以只安排一个人发言。

(3)记录。

会议记录是对发言内容进行的客观文字记录,以便分析、研究、综合、整理,它是会议简报、纪实、决议的主要依据。因此,重要的会议都应当有专人记录。

会议记录有的使用专门印制的会议记录本,有的使用一般的笔记本。不论哪一种,都应当标明会议名称、时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主持人、发言人和记录人。

记录分详细记录和摘要记录,均要真实、准确、完整,摘要记录也不要把发言的重点内容、基本主题漏掉。

(4)选举。

大会如果有选举议程,应当倍加慎重,因为选举是实行民主、平等的一种重要形式,是代表们行使权力的具体体现。选举的流程如下。

1)准备选票。

事前应核对具有投票权的人数,弄清候选人的名单,然后印制选票。选票应印两套,其中一套作为第一次无效时备用。选票应盖上秘书处印章,由专人密封保存。

2)投票。

根据投票人的数量准备投票箱。人数多的会议,投票箱按区分设,要事先划定投票路线和投票顺序。为了避免混乱,在开始投票时可由一个人进行引导,引导每一排上的第一人走上投票路线。

在票箱前要有大会推选的监票人监票。投票前,大会主持人要讲清楚投票注意事项。

3)选举统计。

打开票箱后,先核对投票张数与发票张数是否一致。多于发票数的,则为选举无效,应重新投票。每一张票有效、无效,按大会规定确定。

(5)服务和保卫。

1)音响装置要反复调试,音量、音质调到最佳位置。

2)做好茶水供应。

3)主席台座位要放置小毛巾、铅笔、纸张。

4)会议内外要安排好安全保卫工作。

3.会议外的工作礼仪

在会期较长的情况下,如几天、十几天,除以上会场上的工作外,会议组织者(主要是秘书处)在会场外还有以下工作要做。

(1)统计人数。

大会开始后,即应精确地统计人员,包括原计划人数、通知人数、报名人数、参加每次会议人数、每次会议缺席人数、投票人数等,还应统计缺席人员的姓名、原因等。

(2)编发简报。

会议期间,为了互通情况,还要编发简报。简报主要依据会议记录来拟写,应意简言赅、印发迅速,及时发给各位代表。

大会秘书部门还要在会议文件工作上做大量工作,如整理发言稿、起草纪要和决议等,还要对文件进行印刷、分发、回收、立卷、存档、保管、备卷等,使会议的进程、面貌、成果得到记载和保存。

(3)组织活动。

对于大型会议,在会外还应安排相应的活动,如座谈会、茶话会、酒会、宴会、接见、留影、祝词、参观、晚会、舞会等。这些活动由秘书部门事先做好日程、人力、物力的安排,做到有条不紊。在安排活动时应注意领导同志的负担能力,过于繁重、密集会影响其主要工作和身体健康。