要根据交通、客量、环境与设备等因素落实会场。会议环境的基本要求:整洁干净、安静隔音、光线柔和、照明适宜、温度适宜、空气新鲜、布局美观大方且符合会议主题。

1.会议场所的选择

(1)列出可供选择的清单。

1)专业的会议中心,如北京国际会议中心、上海国际会议中心、广州白云国际会议中心等。

2)会议功能比较强的酒店、度假村,如九华山庄、中信国安第一城等。

3)酒店内的专业会议中心,如北京国际饭店的国际会议中心、温都水城的会议中心等。

4)单位内部的会议室或会议室群。

5)新建的会展中心建筑或建筑群,既有很强的会议功能,展览设施也很过硬,如国家会议中心等。

(2)根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配。

1)研究和开发会议——有利于思考。

2)重大奖励、表彰型会议——要有一定档次。

3)交易会和产品展示会——有展示空间、交通便利。

注意:实地考察并列表注明要点,如参观一下客房和餐厅,品尝一下饭菜,亲眼看一下会场设施,检查一下环境和卫生;还要注意一下会议地点有无充足的停车位,并在回来后画出会议地点的详细路线图。

2.会场的布置

(1)会场座位格局设计和安排。

设计和安排会场座位格局是会场布置的首要任务。会场大小和与会人数多少是影响会场座位格局设计和安排的两个重要因素。会场场型主要有以下几种类型。

1)上下相对式。

上下相对式包括课堂(或礼堂)形和“而”字形。课堂(或礼堂)形是最常见的一种座位格局。这种形式既适合于大型会议,又适合于小型会议,如图6-1所示。“而”字形如图6-2所示。

图6-1　上下相对式——礼堂形

图6-2　上下相对式——而字形

2)全围式。

全围式格局适用于召开小型会议以及座谈性、协商性等会议。全围式格局有圆形、方形、“八角”形、“回”字形等,具体形式如图6-3所示。

图6-3　全围式格局

(a)圆形;(b)方形;(c)“八角”形;(d)“回”字形

3)半围式。

半围式突出了主席台的地位,又增加了融洽的气氛,适用于中小型的工作会议等。半围式包括如“桥”形、T字形、V字形、“马蹄”形等,如图6-4所示。

4)分散式。

分散式,即将会场座位分解成由若干个会议桌组成的格局,每一个会议桌形成一个谈话交流中心,与会者根据一定的规则安排就座,其中领导人和会议主席就座的桌席称主桌。这种座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用,同时,也给与会者提供了多个谈话、交流的中心,使会议气氛更为轻松、和谐,适合召开规模较大的联欢会、茶话会等。

图6-4　半围式格局

(a)“桥”形;(b)T字形;(c)“马蹄”形;(d)V字形(www.daowen.com)

5)并列式。

并列式,即将会见与会谈的座位安排成双方纵向并列或者横向并列的格局。

(2)会场的其他布置。

1)主席台的布置:一是要对称;二是要简化。主席台的座次安排一般是职务最高的居第一排正中。

2)场内其他人员的座次安排:横排法、竖排法、左右排列法。

3)会场内外的布置:会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉、会议桌、椅、台布、桌裙、茶杯、杯垫、烟灰缸、纸、笔等。

4)会议摆台准备用具。

会议摆台服务程序为先铺好台布,要求台布平整,中缝方向一致;椅子摆放整齐,使其侧看在一条直线上。

会议摆台服务标准为每位摆放一份报纸、纸垫、铅笔,纸垫与桌边的距离为1厘米,铅笔尖朝左上角成45度角或与纸平行,摆在纸上;茶杯(水杯)要放在杯垫上,摆在纸的右上方,摆放要整齐,侧看成一条直线;烟灰缸按每两人摆放一个,摆在一条直线上。

3.会议的座位安排

一般来讲,在安排会议座位的时候,要清楚3点。

第一,是否需要进行排列位次。有的时候,小型会议只有两三个人,那就没必要排位次了。

第二,会议的性质和形式是什么。不同性质、不同形式、不同规模的会议,坐次排列讲究不一样,要格外注意内外有别、中外有别。

第三,注意会议座位安排的规范化、标准化。

严格意义上来讲,会议大体上分为小型会议、大型会议。小型会议一般是指本系统内部的会议,大型会议一般是跨行业、跨部门、跨机关、跨地区的综合性会议。下面分别介绍。

(1)小型会议座位安排。

小型会议参加者较少,规模不大,不设立专用的主席台,适合工作周例会、月例会、技术会议、董事会等。小型会议的座位安排,一般遵循以下原则。

1)面门为上:就是主席台、主持人、发言人面对会议室正门而坐。一般适用于汇报工作、洽谈生意。

2)居中为上:就是中央的位次高于两侧。

3)远门为上:距离门远的座位高于门近的座位。

4)依景或观景为上:指背依会议室之内的主要景致,如字画、讲台等为上座,或面对优美风景、讲台、屏幕等重要景致的座位为上。

5)以左或右为上。中外有别,会见有别。遵循中国传统惯例,一般以居中座位面对的方向为准,以左为上;但与客人相对或并列而坐时,以右为上。有外宾参加的会议,通常遵循国际惯例,以居中座位面对的方向为准,以右为上。

6)自由择座为上。不排定固定的具体座次,而由全体与会者完全自由地选择座位就座。

(2)大型会议座位安排。

大型会议参与者较多,规模较大,要设立专用的主席台,适合企业职工代表大会、新闻发布会、报告会等。大型会议实际上涉及两个问题:第一,主席台上位次的排列;第二,与会者位次的排列。

1)主席台排座。

主席台一般面对会场主入口,主席台成员面前桌上应放置双向桌签,分为主席团排座、主持人座席、发言者席位。

主席团排座一般遵循国内习惯,前排高于后排,中央高于两侧,左侧高于右侧。不管领导人数是单数或双数,采用“左臂右膀”的方法,2号领导始终位于1号领导的左手边;如果遵循国际惯例,则刚好相反。

主持人之位可在前排正中,可在前排两侧,也可按照相应的级别和职务排在头一排的任意位置,但不适宜坐在后一排。

一般小型会议,发言者可以在原座位或站或坐发言。但在重要或正式会议上,发言者发言的时候不宜坐在原处。发言席可设于主席台正前方,或者其右前方。

2)与会者排座。

自由式择座:就是散座。这种排座方式存在一个问题:就是很多人不愿意坐第一排,喜欢跟自己熟悉的人坐在一起,喜欢交头接耳,使得会场上人数或多或少、分布不均,而且会影响会场安静。

按单位或部门就座:就是划区域就座,要某一个部门、团队、集体坐在指定的位置。一般是强调左高右低的,按照部门约定的排列顺序或者是按照拉丁字母的顺序或者汉字笔画的顺序,从进门方向的左侧向右侧排,这是竖排。还有一个办法是横排,从前排向后排排。这两种办法一般是交替使用的。